Steve lưu ý rằng tính năng tự động đánh số của Word không phù hợp với các tài liệu sẽ được nhập vào các chương trình dàn trang như Adobe InDesign. Anh ấy tự hỏi liệu có cách nào nhanh chóng để thay thế đánh số tự động bằng đánh số thủ công, giống như cách bạn có thể chuyển văn bản trường thành văn bản thuần túy.

Câu trả lời là có, có một cách nhanh chóng. Đơn giản chỉ cần làm theo các bước sau:

  1. Mở tài liệu có đánh số bạn muốn chuyển đổi. (Bạn có thể mở bản sao của tài liệu để không làm lộn xộn tài liệu gốc.)

  2. Nhấn Alt + F11. Word hiển thị Trình soạn thảo VBA.

  3. Nhấn Ctrl + G. Điều này sẽ mở ra cửa sổ ngay lập tức. (Nếu bạn nhận được bất kỳ loại hộp thoại nào khác, chẳng hạn như hộp thoại Tìm và Thay thế, thì bạn không làm việc trong VBA Editor; bạn vẫn đang ở trong Word. Đóng hộp thoại, đảm bảo VBA Editor đang hoạt động, và sau đó lặp lại bước này.)

  4. Nhập thông tin sau vào cửa sổ ngay lập tức:

  5. Nhấn Enter.

Đó là nó; tất cả các danh sách được đánh số tự động trong tài liệu của bạn được thay đổi thành đánh số thủ công. Thay vào đó, nếu bạn chỉ muốn ảnh hưởng đến một phần giới hạn của tài liệu, hãy đảm bảo rằng phần đó được chọn trước khi bạn bắt đầu các bước và sau đó sử dụng lệnh này trong bước 4:

Selection.Range.ListFormat.ConvertNumbersToText

Đối với những người quen thuộc với macro, sự khác biệt ở đây là bạn đang làm việc với đối tượng Selection (văn bản bạn đã chọn) thay vì đối tượng ActiveDocument (toàn bộ tài liệu).

Tuy nhiên, có một số vấn đề liên quan đến cách tiếp cận này. Đầu tiên, có vẻ như danh sách được đánh số của bạn không còn được sắp xếp đúng cách. Điều này là do bất kỳ điểm dừng tab tùy chỉnh nào được đặt cho danh sách sẽ bị xóa và Word trở lại sử dụng các điểm dừng tab mặc định. Đây không phải là một vấn đề lớn, vì bạn đang thực hiện chuyển đổi này để chuẩn bị nhập tài liệu vào một chương trình dàn trang. (Tab dừng trong chương trình đó sẽ được ưu tiên hơn bất kỳ tab nào bạn đã đặt trong Word.)

Vấn đề thứ hai là nếu bạn áp dụng các kiểu đánh số tự động bằng cách sử dụng danh sách, thì việc đánh số sẽ không thực sự biến mất. Bạn có thể áp dụng lại nó bằng cách chọn các đoạn văn trong danh sách và nhấn Ctrl + Q.

Nếu bạn không muốn gây rối với VBA Editor, thì có một cách tiếp cận khác mà bạn có thể thử — lưu tài liệu của bạn ở định dạng RTF. Nhiều chương trình bố cục trang (chẳng hạn như InDesign) sử dụng một bộ lọc khác để nhập tệp RTF, với kết quả là danh sách được đánh số được chuyển đổi tự động thành số thông thường.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (10248) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: