Zikica có một tài liệu chứa khá nhiều lựa chọn văn bản được định dạng là màu đỏ. Anh ấy muốn một cách để chọn tất cả các trường hợp của văn bản màu đỏ và sao chép văn bản đó sang một tài liệu mới. Anh ta tự hỏi liệu điều này có được thực hiện tốt nhất với macro hay có một số cách khác để hoàn thành nhiệm vụ.

Trước khi sử dụng macro để hoàn thành nhiệm vụ, hãy xem xét một số cách bạn có thể thực hiện mà không cần sử dụng macro. Đầu tiên là sử dụng khả năng Tìm và Thay thế của Word theo các bước sau:

  1. Mở một tài liệu mới. (Đây là tài liệu mà bạn sẽ sao chép văn bản màu đỏ của mình.)

  2. Chuyển về tài liệu gốc của bạn.

  3. Nhấn Ctrl + H. Word hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  4. Nhấp vào tab Tìm.

  5. Bấm vào nút More, nếu nó có sẵn. Hộp thoại mở rộng.

(Xem Hình 1.)

  1. Nếu nút Không định dạng khả dụng, hãy nhấp vào nút đó. Điều này sẽ loại bỏ mọi định dạng mà bạn có thể đã tìm kiếm trước đây.

  2. Đảm bảo rằng hộp Tìm trống.

  3. Bấm vào nút Định dạng và sau đó bấm Phông chữ. Word hiển thị hộp thoại Tìm Phông chữ. (Xem Hình 2.)

  4. Bấm vào danh sách thả xuống Màu Phông chữ và chọn màu đỏ bạn đã sử dụng trong tài liệu của mình.

  5. Bấm OK để đóng hộp thoại Tìm Phông chữ. Word hiển thị thông tin màu ngay dưới hộp Tìm.

  6. Nhấp vào danh sách thả xuống Tìm Trong và chọn Tài liệu Chính. Word chọn tất cả các phiên bản của văn bản màu đỏ trong tài liệu và nó hiển thị cho bạn trong hộp thoại có bao nhiêu phiên bản mà nó tìm thấy.

  7. Bấm Đóng để loại bỏ hộp thoại Tìm và Thay thế. Tất cả các trường hợp của văn bản màu đỏ vẫn nên được chọn.

  8. Nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép tất cả văn bản vào Clipboard.

  9. Chuyển sang tài liệu mới.

  10. Nhấn Ctrl + V. Word sẽ dán tất cả văn bản màu đỏ vào tài liệu mới.

Bạn cũng có thể sử dụng Tìm và Thay thế theo một cách khác để đi đến một giải pháp tương tự. Trong cách tiếp cận này, bạn bắt đầu bằng cách tạo một bản sao của tài liệu và sau đó thực hiện công việc của bạn với bản sao đó:

  1. Nhấn Ctrl + H. Word hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  2. Bấm vào nút More, nếu nó có sẵn. Hộp thoại mở rộng.

(Xem Hình 3.)

  1. Đảm bảo hộp Tìm trống và điểm chèn nằm trong hộp đó.

  2. Bấm vào nút Định dạng và sau đó bấm Phông chữ. Word hiển thị hộp thoại Tìm Phông chữ.

  3. Nhấp vào danh sách thả xuống Màu phông chữ và chọn Tự động.

  4. Bấm OK để đóng hộp thoại Tìm Phông chữ. Word hiển thị thông tin màu ngay dưới hộp Tìm.

  5. Đảm bảo rằng hộp Thay thế Bằng trống.

  6. Nhấp vào Thay thế Tất cả. Word sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo cho bạn biết nó đã thực hiện bao nhiêu thay thế.

  7. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại thông tin.

  8. Bấm Đóng để loại bỏ hộp thoại Tìm và Thay thế.

Cách tiếp cận này loại bỏ tất cả văn bản không phải màu đỏ trong tài liệu, chỉ để lại màu đỏ. (Điều này giả định rằng bạn chỉ có văn bản thông thường và văn bản màu đỏ trong tài liệu. Nếu bạn có các màu khác mà bạn muốn biến mất, bạn sẽ cần phải lặp lại các bước và chỉ định một màu khác để loại bỏ trong bước 5.) Một nhược điểm của điều này phương pháp tiếp cận là TẤT CẢ văn bản không phải màu đỏ bị xóa, cũng có thể bao gồm các điểm đánh dấu cuối đoạn văn, vì vậy tất cả văn bản màu đỏ của bạn có thể xuất hiện cùng nhau trong một đoạn văn.

Một cách khác để sao chép văn bản màu đỏ sang một tài liệu khác là bỏ qua Tìm và Thay thế và sử dụng một công cụ khác. Làm theo các bước sau:

  1. Mở một tài liệu mới. (Đây là tài liệu mà bạn sẽ sao chép văn bản màu đỏ của mình.)

  2. Chuyển về tài liệu gốc của bạn.

  3. Định vị điểm chèn ở đâu đó trong văn bản màu đỏ của bạn.

  4. Hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  5. Trong nhóm Chỉnh sửa, hãy bấm vào công cụ Chọn, sau đó chọn Chọn Tất cả Văn bản có Định dạng Tương tự. Word chọn tất cả văn bản màu đỏ có định dạng tương tự trong tài liệu của bạn.

  6. Nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép tất cả văn bản vào Clipboard.

  7. Chuyển sang tài liệu mới.

  8. Nhấn Ctrl + V. Word sẽ dán tất cả văn bản màu đỏ vào tài liệu mới.

Nếu bạn phải thực hiện loại chỉnh sửa này khá thường xuyên, bạn có thể muốn tạo một macro sẽ hoàn thành nhiệm vụ cho bạn. Có nhiều cách để thực hiện điều này, nhưng những điều sau đây sẽ đủ để chỉ ra khái niệm. Nó tạo một mảng biến cho tất cả văn bản màu đỏ trong tài liệu, tạo một tài liệu mới và sau đó chèn văn bản của mảng biến vào tài liệu mới.

Sub CopyRedTextToNewDoc()

Dim i As Integer     Dim a() As Variant     Dim sFound As String

Selection.Find.ClearFormatting     Selection.Find.Font.Color = wdColorRed     With Selection.Find         .Text = ""

.Replacement.Text = ""

.Forward = True         .Wrap = wdFindContinue         .Format = True         .MatchCase = False         .MatchWholeWord = False         .MatchWildcards = False         .MatchSoundsLike = False         .MatchAllWordForms = False     End With     Selection.Find.Execute

Do While Selection.Find.Found         ReDim Preserve a(i)

sFound = Selection

If Asc(Right(sFound, 1)) <> 13 Then             sFound = sFound & vbCrLf         End If

a(i) = sFound         i = i + 1         Selection.Find.Execute    Loop

Application.Documents.Add     For i = LBound(a) To UBound(a)

ActiveDocument.Range.InsertAfter a(i)

Next

' If you don't want the text in the new document to be red,     ' remove the following three lines or comment them out     Selection.WholeStory     Selection.Font.Color = wdColorRed     Selection.Collapse End Sub

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (379) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.