Tricia có rất nhiều tài liệu mà cô ấy làm việc cho công việc của mình.

Những tài liệu này có nhiều từ được gạch dưới và nhiều từ khác có định dạng “gạch ngang”. Tricia cần một cách, tại bất kỳ thời điểm nào, để biết có bao nhiêu từ trong tài liệu được gạch chân và bao nhiêu từ được gạch chân.

Có một số phương pháp tiếp cận không macro mà bạn có thể sử dụng để có được số lượng bạn cần, cả hai đều nhanh chóng và dễ dàng. Đây là một cái khá bí truyền, nhưng hoạt động tuyệt vời:

  1. Mở tài liệu có các từ được định dạng mà bạn muốn đếm.

  2. Mở tài liệu trống thứ hai.

  3. Chuyển về tài liệu gốc.

  4. Chọn một trong những từ bạn muốn đếm. (Ví dụ: nếu bạn muốn đếm các từ được gạch dưới, hãy chọn một trong các từ được gạch dưới.)

  5. Hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  6. Bấm vào công cụ Chọn (Nhóm chỉnh sửa) rồi bấm vào Chọn văn bản có định dạng tương tự. Word chọn tất cả các từ có cùng định dạng với từ bạn đã chọn ở bước 4.

  7. Nhấn Ctrl + C. Điều này sao chép tất cả các từ vào Clipboard.

  8. Chuyển sang tài liệu trống.

  9. Nhấn Ctrl + V. Thao tác này sẽ dán tất cả các từ vào tài liệu mới.

  10. Nhìn vào thanh trạng thái, nơi bạn sẽ thấy số lượng tất cả các từ trong tài liệu, đó là tất cả các từ bạn vừa dán.

Có một lưu ý đối với cách tiếp cận này: Khi bạn sử dụng Chọn văn bản có định dạng tương tự, Word khá phân biệt đối xử trong những gì nó chọn.

Ví dụ: nếu bạn có một từ in đậm và gạch chân, nhưng bạn chọn một từ không in đậm và gạch chân ở bước 4, thì từ in đậm và gạch chân không được chọn sau bước 6. Lý do là Word xem xét in đậm đủ “từ loại” đến nỗi định dạng không còn tương tự. Tuy nhiên, nếu các từ của bạn sử dụng gạch chân đơn giản hoặc gạch ngang đơn giản, thì các bước này sẽ hoạt động nhanh chóng và dễ dàng. (Ngoài ra, bạn có được lợi ích của việc có các từ trong một tài liệu khác để bạn có thể phân tích thêm.)

Một cách tiếp cận khác là sử dụng tính năng Tìm và Thay thế của Word để tính số lượng. Hãy làm theo các bước sau, chẳng hạn, nếu bạn muốn tìm số lượng từ được đánh qua:

  1. Mở tài liệu có các từ được định dạng mà bạn muốn đếm.

  2. Nhấn Ctrl + H. Word hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  3. Nhấp vào tab Tìm.

  4. Bấm vào nút More, nếu nó có sẵn. (Xem Hình 1.)

  5. Nhấp vào Định dạng | Nét chữ. Word hiển thị hộp thoại Tìm Phông chữ. (Xem Hình 2.)

  6. Bấm vào hộp kiểm Gạch ngang cho đến khi nó có dấu kiểm.

  7. Bấm OK để đóng hộp thoại Tìm Phông chữ.

  8. Bấm vào hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện.

  9. Trong hộp Tìm gì, nhập thông tin sau: <[A-Z, a-z] @>. Nhấn vào Reading Highlight | Đánh dấu tất cả. Word đánh dấu tất cả các từ phù hợp với đặc điểm kỹ thuật và nó hiển thị số lượng các từ phù hợp trong hộp thoại.

Word thực hiện tốt công việc làm nổi bật các từ riêng lẻ nếu bạn sử dụng phương pháp này. Do đó, nếu bạn có dòng chữ “John đã đi theo con đường khoảng một dặm”, các bước này sẽ xem đây là 8 từ riêng biệt và phản ánh điều đó trong số đếm. Lý do là vì khớp mẫu mà bạn đã chỉ định ở bước 9. Nó chỉ ra rằng khớp phải ở đầu và cuối của một từ.

Mẫu tìm kiếm bạn chỉ định trong bước 9 sẽ chỉ khớp với các từ chứa chữ hoa hoặc chữ thường. Nó sẽ không khớp với các từ có chứa (đầu, giữa hoặc cuối) bất kỳ số nào. Do đó, từ “CH2M”

(một phần thực tế của tên công ty) sẽ không được coi là trùng khớp.

Nếu bạn cho rằng mình có thể có các chữ số trong một số từ của mình, thì hãy sử dụng mẫu tìm kiếm <[A-Z, a-z, 0-9] @> ở bước 9.

Nếu bạn quyết định sử dụng phương pháp Tìm và Thay thế, bạn sẽ cần phải lặp lại các bước cho từng loại định dạng bạn muốn tìm. Trên thực tế, nếu bạn muốn nhận tất cả số đếm của mình cùng một lúc, bạn có thể chỉ cần lặp đi lặp lại các bước từ 5 đến 10, chọn một tùy chọn định dạng khác nhau mỗi lần trong bước 6. (Word thực sự có hai cài đặt gạch ngang và 16 hoặc vì vậy các kiểu gạch chân khác nhau.)

Trong khi hai phương pháp tính số được thảo luận trong mẹo này tập trung vào việc đếm các từ được gạch chân hoặc gạch ngang, hai kỹ thuật giống nhau có thể được sử dụng để tìm kiếm bất kỳ loại hoặc kết hợp định dạng nào bạn muốn; chúng rất linh hoạt.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13039) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.