Michele cần một cách để đếm số lượng danh sách được đánh dấu đầu dòng hoặc số lượng danh sách được đánh số trong một tài liệu. Cô tự hỏi làm thế nào điều này có thể được thực hiện trong Word.

Điều này khó hơn một chút so với những gì người ta có thể tưởng tượng, điểm mấu chốt là chúng ta không thể tìm ra cách nào để tạo ra một số lượng một cách đáng tin cậy. Lý do cho điều này có thể cần một chút giải thích.

Có nhiều cách bạn có thể thêm kiểu vào tài liệu của mình. Ví dụ: bạn có thể bấm vào công cụ Danh sách được đánh số hoặc Danh sách có dấu đầu dòng trên tab Trang đầu của ruy-băng để chuyển đổi đoạn hiện tại (hoặc các đoạn văn) thành danh sách. Bạn cũng có thể bắt đầu nhập và cho phép Word phát hiện (thông qua Tự động định dạng khi bạn nhập) xem bạn đang tạo danh sách được đánh số hay danh sách có dấu đầu dòng. Bạn thậm chí có thể xác định và áp dụng các kiểu chỉ định những gì bạn muốn được sử dụng làm danh sách.

Bất kể cách bạn tạo danh sách của mình, Word sẽ liên kết một kiểu với các đoạn văn trong danh sách. Nếu bạn tạo và áp dụng phong cách của riêng mình, thì phong cách cụ thể đó (tất nhiên) sẽ được sử dụng. Nếu bạn sử dụng các nút trên thanh công cụ hoặc dựa vào Tự động Định dạng để tạo danh sách, thì Word sẽ tự động áp dụng kiểu Đoạn danh sách. (Có, nó sử dụng cùng một kiểu bất kể đó là danh sách được đánh số hay dấu đầu dòng.)

Vì các kiểu được liên kết với danh sách, bạn có thể nhanh chóng xác định có bao nhiêu trường hợp của kiểu đang được sử dụng. Tất cả những gì bạn cần làm là hiển thị ngăn tác vụ Kiểu (hiển thị tab Trang đầu của dải băng và nhấp vào biểu tượng nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Kiểu). Tìm kiểu được sử dụng cho danh sách của bạn, di con trỏ chuột qua tên kiểu đó, sau đó bấm vào mũi tên xuống xuất hiện ở bên phải của tên. Bạn sẽ thấy một cái gì đó tương tự như một trong những thứ sau xuất hiện:

  • Chọn tất cả: (Không có dữ liệu)

  • Chọn tất cả X Phiên bản

Nếu những gì bạn thấy khớp với định dạng đầu tiên, thì hãy chọn tùy chọn đó. Khi bạn di chuột qua tên kiểu và nhấp lại vào mũi tên xuống, những gì bạn thấy sẽ khớp với định dạng thứ hai.

Bạn có thể nghĩ rằng điều này cho bạn thấy số lượng danh sách trong tài liệu của bạn. Nó không; nó chỉ hiển thị cho bạn số lượng đoạn văn được định dạng với kiểu cụ thể này. Do đó, nếu bạn có một danh sách bao gồm 6 mục, thì số kiểu trả về sẽ là 6.

Do đó, cách tiếp cận này — kiểu đếm — không cung cấp một cách đáng tin cậy để xác định số lượng danh sách.

Một cách khác mà bạn có thể cân nhắc là sử dụng macro để xác định có bao nhiêu danh sách trong tài liệu của bạn. Word duy trì bộ sưu tập Danh sách và cung cấp nó cho VBA. Bạn có thể xem qua từng danh sách trong tài liệu và kiểm tra thuộc tính ListType của nó. Thuộc tính này thực sự có thể là một trong bảy giá trị khác nhau, như được chỉ ra bởi các liệt kê sau:

wdListBullet wdListListNumOnly wdListMixedNumbering wdListNoNumbering wdListOutlineNumbering wdListPictureBullet * wdListSimpleNumbering

Bạn có thể tìm ra những gì mỗi loại danh sách này đòi hỏi, nhưng cách chúng diễn ra trong thực tế có thể hơi khó hiểu. Ví dụ, hãy xem xét macro sau:

Sub CheckLists()

Dim oL As List     Dim sMsg As String     Dim J As Integer     Dim K As Integer

J = ActiveDocument.Lists.Count     For Each oL In ActiveDocument.Lists         K = K + 1         oL.Range.Select

sMsg = "This is list " & K & " of " & J         sMsg = sMsg & " lists in the document." & vbCrLf & vbCrLf         sMsg = sMsg & "This list is this type: "

Select Case oL.Range.ListFormat.ListType             Case wdListBullet                 sMsg = sMsg & "wdListBullet"

Case wdListListNumOnly                 sMsg = sMsg & "wdListListNumOnly"

Case wdListMixedNumbering                 sMsg = sMsg & "wdListMixedNumbering"

Case wdListNoNumbering                 sMsg = sMsg & "wdListNoNumbering"

Case wdListOutlineNumbering                 sMsg = sMsg & "wdListOutlineNumbering"

Case wdListPictureBullet                 sMsg = sMsg & "wdListPictureBullet"

Case wdListSimpleNumbering                 sMsg = sMsg & "wdListSimpleNumbering"

End Select         MsgBox sMsg     Next oL End Sub

Nếu bạn có một tài liệu chứa danh sách và chạy nó, nó sẽ lần lượt chọn từng danh sách và hiển thị một hộp thông báo cho biết loại danh sách mà Word cho rằng lựa chọn đại diện cho. Vấn đề là, nếu văn bản của bạn chứa hai danh sách xen kẽ bởi một đoạn hoặc hai văn bản, Word sẽ coi đó là một danh sách duy nhất của kiểu wdListMixedNumbering. Nói cách khác, nó không xác định chính xác đâu là danh sách và đâu là danh sách. Điều này làm cho cách tiếp cận cụ thể này không đáng tin cậy để đếm số lượng danh sách trong tài liệu của bạn, mặc dù nó chính xác hơn so với việc sử dụng cách tiếp cận đếm theo kiểu.

Điểm mấu chốt, như đã đề cập ở phần đầu, là không có cách nào mà chúng ta có thể xác định để đếm chính xác số lượng các danh sách được đánh dấu đầu dòng và đánh số trong một tài liệu.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13528) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.