Dianne tự hỏi liệu có cách nào để tạo một mẫu loại trừ bất kỳ kiểu mới nào được giới thiệu hay không. Khách hàng dán tài liệu có định dạng và kiểu vào tài liệu của họ và điều đó có thể gây ra sự cố.

Cô ấy muốn tạo một mẫu chung sẽ tạo ra một tài liệu sẽ khóa các kiểu không phải mẫu.

Vấn đề này đã từng gây khó khăn cho người dùng Word trong nhiều năm (nếu không muốn nói là nhiều thập kỷ). Bạn có thể dành khá nhiều thời gian để có được mẫu và biểu định kiểu của mình theo cách bạn muốn, sau đó gửi cho người khác chỉ để nó được trả lại với danh sách kiểu (và định dạng tài liệu) ở dạng điện tử tương đương với những thứ rách nát.

Có một số cách tiếp cận bạn có thể thực hiện để cố gắng khắc phục tình hình. Đầu tiên, bạn có thể thử cách tiếp cận “vui lòng không làm điều đó” trong đó bạn chỉ cần yêu cầu những người khác không dán bất kỳ thứ gì vào tài liệu của bạn. Hoặc, nếu họ phải dán thứ gì đó, hãy yêu cầu họ sử dụng một trong các biến thể Dán Đặc biệt cho phép dán mà không cần định dạng.

Nếu bạn muốn có một cách tiếp cận hiệu quả hơn, hãy làm theo các bước sau:

  1. Thiết lập mẫu của bạn (bao gồm các kiểu) như bạn mong muốn.

  2. Với mẫu được tải trong Word, hãy hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  3. Nhấp vào biểu tượng nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Kiểu. Word hiển thị ngăn Kiểu ở bên phải màn hình của bạn.

  4. Ở cuối ngăn Kiểu, nhấp vào biểu tượng Quản lý Kiểu. (Nếu bạn không thể tìm ra biểu tượng nào, hãy lần lượt di con trỏ chuột qua từng biểu tượng cho đến khi bạn nhìn thấy Mẹo Công cụ “Quản lý Kiểu”.) Word sẽ hiển thị hộp thoại Quản lý Kiểu.

  5. Đảm bảo rằng tab Hạn chế được chọn. (Xem Hình 1.)

  6. Từ các kiểu được liệt kê trong hộp thoại, hãy tạo một bộ lựa chọn gồm các kiểu mà bạn muốn người dùng sử dụng. (Tạo tập hợp lựa chọn bằng cách nhấp vào tên kiểu và sau đó giữ phím Ctrl khi bạn nhấp vào các tên kiểu khác.)

  7. 7 Nhấp vào hộp kiểm Định dạng giới hạn thành Kiểu được phép.

  8. Bấm OK.

  9. Lưu mẫu của bạn.

Về mặt lý thuyết, bất kỳ tài liệu nào dựa trên mẫu sẽ hạn chế kiểu người dùng có thể sử dụng trong định dạng của họ. Điều không rõ ràng là liệu điều này có mở rộng đến việc hạn chế những kiểu có thể được dán vào tài liệu hay không. Nếu bạn thích một phiên bản được thực thi macro của phương pháp này, bạn có thể sử dụng các macro được trình bày chi tiết tại blog sau:

http://blogs.msdn.com/b/ericwhite/archive/2010/01/27/programmatically-limiting-styles-in-word.aspx

Tất nhiên, bạn có thể tạo một tập hợp các macro ngăn mọi người dán văn bản đã định dạng vào tài liệu. (Đặt các macro vào mẫu mà tài liệu dựa trên đó và chúng được chuyển đến tài liệu một cách tự động. Cảnh báo bình thường: Nếu người dùng không bật macro, thì cách tiếp cận này hầu như không có giá trị.)

Ví dụ: một cách tiếp cận để ngăn chặn các kiểu mới được thêm vào là xác định số lượng kiểu trước và sau khi dán. Nếu con số đã tăng lên, thì macro của bạn có thể hoàn tác quá trình dán và cung cấp cho người dùng các tùy chọn để dán vào Bảng tạm dưới dạng văn bản thuần túy hoặc hủy. Phương pháp này cũng sẽ ngăn các kiểu được đưa vào từ các bảng và hộp văn bản.

Điều quan trọng là nhận ra rằng không có sự kiện dán “chung” nào có thể bị mắc kẹt trong VBA. Thay vào đó, cần phải tùy chỉnh một số lệnh có sẵn của Word. Sau đây thay thế bốn lệnh đó.

Sub EditPaste()

Dim k As Long

Options.PasteFormatBetweenDocuments = wdMatchDestinationFormatting     Options.PasteFormatBetweenStyledDocuments = wdUseDestinationStyles     k = ActiveDocument.Styles.Count     Selection.Range.Paste     If k <> ActiveDocument.Styles.Count Then         ActiveDocument.Undo         MsgBox "Paste unsuccessful. You tried to introduce new styles."

End If End Sub
Sub EditPasteSpecial()

Dim k As Long     Dim lk As Boolean

Options.PasteFormatBetweenDocuments = wdMatchDestinationFormatting     Options.PasteFormatBetweenStyledDocuments = wdUseDestinationStyles     k = ActiveDocument.Styles.Count     With Dialogs(wdDialogEditPasteSpecial)

Exit Sub     End If     If k <> ActiveDocument.Styles.Count Then         ActiveDocument.Undo         If MsgBox("You have tried to introduce new styles." & vbCrLf & _           "Do you want to paste as plain text?", vbYesNo) = vbYes Then _           Selection.Range.PasteSpecial datatype:=wdPasteText     End If End Sub
Sub PasteDestinationFormatting()

Dim k As Long

k = ActiveDocument.Styles.Count     Selection.Range.Paste     If k <> ActiveDocument.Styles.Count Then         ActiveDocument.Undo         MsgBox "Paste unsuccessful. You tried to introduce new styles."

End If End Sub
Sub PasteSourceFormatting()

MsgBox "You are not allowed to paste with source formatting"

End Sub

Một cách tiếp cận không vĩ mô khác là thay đổi bảo vệ cho tài liệu.

Với mẫu được tải vào Word, hãy làm theo các bước sau:

  1. Bấm vào công cụ Hạn chế Chỉnh sửa trong nhóm Bảo vệ. Word hiển thị ngăn Hạn chế Chỉnh sửa ở bên phải tài liệu của bạn.

  2. Trong vùng Giới hạn Định dạng, hãy chọn hộp kiểm Giới hạn Định dạng cho Lựa chọn Kiểu.

  3. Nhấp vào liên kết Cài đặt, ngay dưới hộp kiểm. Word sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Hạn chế. (Xem Hình 2.)

  4. Đảm bảo rằng danh sách các kiểu phản ánh những kiểu mà bạn muốn người dùng có thể sử dụng.

  5. Điều chỉnh các hộp kiểm ở cuối hộp thoại, như mong muốn.

  6. Bấm OK. Word đóng hộp thoại Hạn chế Định dạng.

  7. Nếu các hạn chế bạn đưa ra làm nảy sinh một số xung đột tiềm ẩn với các kiểu được sử dụng trong tài liệu, Word sẽ hỏi bạn muốn làm gì.

(Trả lời như bạn mong muốn.)

  1. Nhấp vào Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ. Word hiển thị hộp thoại Bắt đầu Thực thi Bảo vệ.

  2. Nhập mật khẩu để bảo vệ, nếu muốn. (Bạn sẽ cần nhập nó hai lần.)

  3. Bấm OK.

  4. Đóng ngăn tác vụ Hạn chế Định dạng và Chỉnh sửa.

  5. Lưu mẫu của bạn.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (12698) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.