Justin đang tập hợp một tài liệu có nhiều tài liệu tham khảo giống như “ABC 12:34” và anh ấy muốn tạo các mục nhập chỉ mục cho tất cả chúng.

Anh ta có thể sử dụng các ký tự đại diện trong Tìm và Thay thế để tìm các tham chiếu này, nhưng anh ta không thể tìm cách tạo mục nhập chỉ mục cho mỗi trường hợp được tìm thấy.

Một cách để tạo chỉ mục bạn muốn là dựa vào cái mà Microsoft gọi là “tệp phù hợp”. Đây không là gì ngoài danh sách những thứ bạn muốn lập chỉ mục và chỉ dẫn cách bạn muốn chúng được lập chỉ mục. Sau đó, Word sử dụng tệp phù hợp làm hướng dẫn thêm các mục nhập chỉ mục vào tài liệu chính của bạn.

Trước tiên, chúng ta hãy xem xét tệp điều chỉnh. Nó được xây dựng rất đơn giản, không chứa gì ngoài một bảng hai cột. Trong cột bên trái, mỗi hàng phải chỉ ra một thuật ngữ khác nhau mà bạn muốn lập chỉ mục trong tài liệu chính của mình. Trong trường hợp của Justin, anh ấy sẽ cần phải liệt kê từng tổ hợp “ABC 12:34” duy nhất. Trong cột bên phải mỗi hàng sẽ chứa mục nhập chỉ mục mong muốn cho thuật ngữ ở bên trái. Trong nhiều trường hợp, điều này có thể có nghĩa là cột bên phải chỉ lặp lại những gì ở bên trái, nhưng nó sẽ không nhất thiết nếu bạn muốn chỉ định các từ ngữ khác nhau cho mục nhập chỉ mục hoặc bạn muốn bao gồm một tiểu mục. (Nếu bạn muốn có một dấu phụ, bạn sẽ sử dụng mục nhập chỉ mục chính theo sau là dấu hai chấm và sau đó là dấu chấm phụ.)

Sau khi tệp phù hợp hoàn tất, hãy lưu nó đi. Bây giờ bạn có thể mở tài liệu chính của mình và làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị tab Tham chiếu của ruy-băng.

  2. Gần phía bên phải của dải băng, trong nhóm Chỉ mục, hãy bấm vào công cụ Chèn chỉ mục. Word hiển thị hộp thoại Chỉ mục. (Xem Hình 1.)

  3. Nhấp vào nút AutoMark. Word sẽ hiển thị một hộp thoại trông rất giống với một hộp thoại Mở tiêu chuẩn.

  4. Sử dụng các công cụ trong hộp thoại để định vị và chọn tệp phù hợp mà bạn đã tạo.

  5. Nhấp vào Mở.

Đó là nó; Word sử dụng nội dung của tệp phù hợp làm hướng dẫn để thêm mục nhập chỉ mục vào tài liệu chính của bạn. Khi hoàn tất, bạn có thể chèn chỉ mục của mình vào bất cứ đâu bạn muốn.

Một điều tôi thấy hữu ích bất cứ khi nào tôi định để Word thực hiện một số loại thao tác hàng loạt trên tài liệu là thực sự đảm bảo rằng tôi giữ thêm một bản sao của tài liệu đó. Do đó, trước khi áp dụng tệp phù hợp bằng cách sử dụng các bước ở trên, bạn có thể muốn tạo một bản sao của tài liệu không bị thay đổi của mình. Đây chỉ đơn giản là một biện pháp phòng ngừa an toàn trong trường hợp cá nhân tôi, đã nhầm lẫn một cái gì đó trong tệp kết hợp.

Nếu bạn không muốn tiếp tục quá trình tạo tệp phù hợp, bạn có thể sử dụng macro để thêm các mục chỉ mục. Đây là một ví dụ:

Sub CreateManyIndexEntries()

Dim sFindPattern As String     Dim sTemp As String

' Indicate the pattern to find     sFindPattern = "^$^$^$ ^#^#:^#^#"



' Jump to beginning of document     Selection.HomeKey Unit:=wdStory

' Find first instance of pattern     Selection.Find.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = sFindPattern         .Replacement.Text = ""

.Forward = True         .Wrap = wdFindStop         .Format = False         .MatchCase = False         .MatchWholeWord = False         .MatchWildcards = False         .MatchSoundsLike = False         .MatchAllWordForms = False         .IgnoreSpace = False     End With     Selection.Find.Execute

While Selection.Find.Found         ' Create what we want for index entry,         ' ensuring that any colons are escaped out         sTemp = Replace(Selection, ":", "\:")



' Create the actual index entry         ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _           Range:=Selection.Range, _           Entry:=sTemp, _           EntryAutoText:="", _           CrossReference:="", _           CrossReferenceAutoText:="", _           BookmarkName:="", _           Bold:=False, _           Italic:=False

' Set up next Find operation         Selection.Collapse wdCollapseEnd         Selection.Find.Execute     Wend End Sub

Macro chuyển đến đầu tài liệu và tìm bản sao đầu tiên của bất cứ thứ gì có trong biến sFindPattern. Như được hiển thị ở trên, biến chứa một mẫu — ba chữ cái theo sau là dấu cách, sau đó là hai chữ số, dấu hai chấm và hai chữ số. (Đây là mẫu mà Justin đã chỉ định.) Nếu tìm thấy một kết quả phù hợp, thì một mục nhập chỉ mục sẽ được tạo phù hợp với bất kỳ thứ gì được tìm thấy. Mục nhập chỉ mục được chèn vào tài liệu và sau đó lần xuất hiện tiếp theo của mẫu sẽ được tìm kiếm. Điều này được lặp lại cho mỗi trường hợp của mẫu trong tài liệu.

Cách tiếp cận vĩ mô thiên về một phương pháp bạo lực để tạo các mục nhập chỉ mục. Đó là bởi vì nó không linh hoạt như sử dụng tệp đồng thời; nó không xử lý việc tạo các mục nhập chỉ mục khác với những gì bạn đang tìm kiếm, cũng như không xử lý các tệp tin con.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13674) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.