Barry là một giáo viên và thích sử dụng Word để tạo tài liệu phát cho lớp học của mình. Anh ấy cũng sử dụng Word để tạo các ghi chú chi tiết để anh ấy dạy từ đó.

Tài liệu ghi chú chi tiết là một tập hợp lớn của tài liệu phát tay. Barry đang tìm cách tốt nhất để “kết hợp” tài liệu phát tay với tài liệu ghi chú chi tiết để nếu anh ta thực hiện thay đổi đối với tài liệu phát tay thì nó cũng được phản ánh trong ghi chú của anh ta. Anh ấy đã thử chỉ sử dụng một tài liệu cho mọi thứ và định dạng các ghi chú chi tiết của mình dưới dạng văn bản ẩn, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng hiệu quả. (Ví dụ: một danh sách được đánh số sẽ thiếu các số trong tài liệu phát tay nếu anh ta giấu một số trong số đó.) Các ghi chú chi tiết của anh ta nằm xen kẽ giữa văn bản tài liệu phát tay, vì vậy anh ta không thể chỉ có một tài liệu chính / phụ.

Trên thực tế, bạn đã nghĩ về hai cách tiếp cận tốt, nhưng có những cách khác. Cách tiếp cận văn bản ẩn vẫn có thể thực hiện được; sự khác biệt duy nhất là cách bạn chuẩn bị văn bản trong tài liệu của mình. Ví dụ: thay vì đặt ghi chú của bạn trong các đoạn văn của riêng chúng (điều này sẽ khiến chúng có số riêng trong danh sách được đánh số), bạn có thể tạo ghi chú của đoạn trước bằng cách nhấn Shift + Enter ở cuối phần học sinh của văn bản. Sau đó, ghi chú của bạn sẽ không nhận được số riêng của nó và bạn vẫn có thể ẩn nó để có thể kiểm soát việc in.

Một tùy chọn khác là bỏ qua văn bản ẩn và đưa ghi chú của bạn vào bình luận. Word cho phép bạn tắt hiển thị và in các nhận xét giống như cách bạn làm với văn bản ẩn.

Liên quan chặt chẽ đến nhận xét là sử dụng tất cả các công cụ đánh dấu được kích hoạt thông qua Theo dõi Thay đổi. Trong tài liệu của mình, bạn có thể kích hoạt Theo dõi Thay đổi khi bạn đã sẵn sàng ghi chú của riêng mình. Sau đó, chúng hiển thị trong tài liệu dưới dạng văn bản “đã thêm”. Word cho phép bạn in tài liệu của mình có hoặc không có đánh dấu hiển thị, vì vậy bạn có thể in nó có hoặc không có văn bản được thêm vào (ghi chú của bạn).

Ngoài ra, còn có một lợi thế khác đối với phương pháp Theo dõi Thay đổi. Nếu bạn thêm nội dung nào đó vào ghi chú của mình mà sau này bạn quyết định muốn hiển thị trong tài liệu phát cho học sinh, tất cả những gì bạn cần làm là chọn nội dung đó và sau đó “chấp nhận” bản sửa đổi cho những gì bạn đã chọn. Sau đó, nó sẽ trở thành một phần của tài liệu gốc và sẽ được in trên bản phát tay.

Mặc dù bạn lưu ý rằng việc sử dụng tài liệu chính và tài liệu con không hoạt động tốt cho nhu cầu của bạn, nhưng có một cách tiếp cận song song có thể thích ứng — hãy sử dụng trường INCLUDETEXT thay thế. Ghi chú của bạn có thể nằm trong một số tài liệu nhỏ (gọi chúng là tài liệu con, nếu bạn muốn), và sau đó bạn đặt các trường INCLUDETEXT trong tài liệu phát cho sinh viên để chỉ ra nơi những chèn đó sẽ xảy ra. Nếu muốn, bạn thậm chí có thể đặt các ghi chú của mình vào một tài liệu duy nhất, đánh dấu các phần khác nhau và sau đó sử dụng nhiều trường INCLUDETEXT với tham số đánh dấu để tham chiếu các phần trong tệp ghi chú. Trong tài liệu dành cho sinh viên, bạn có thể định dạng các trường dưới dạng văn bản ẩn và sau đó in có hoặc không hiển thị văn bản ẩn để có được bản in mong muốn.

Bạn cũng có thể tìm cách bổ sung Word bằng một chương trình khác. Trong Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, bạn có thể sử dụng OneNote để tập hợp các ghi chú của mình và liên kết chúng với tài liệu phát cho học sinh của bạn. Quá trình này được mô tả tốt nhất trong hướng dẫn này của Microsoft:









Cuối cùng, bạn có thể từ bỏ Word hoàn toàn và sử dụng một chương trình khác có thể phù hợp hơn với những gì bạn muốn làm. Ví dụ: bạn có thể sử dụng PowerPoint để thực sự tạo các tài liệu phát tay và ghi chú. Mặc dù hầu hết chúng ta thường nghĩ về PowerPoint như một cách để tạo các trang trình bày trên cao, nhưng một trang chiếu có thể dễ dàng được định dạng để đại diện cho một tờ giấy. Tài liệu phát cho sinh viên của bạn sẽ được thực hiện trong phần “trang trình bày” của bản trình bày và sau đó bạn có thể thêm ghi chú vào mỗi trang trình bày, như mong muốn. Khi đến lúc in, bạn có thể chọn chỉ in các slide (cho học sinh) hoặc các slide và ghi chú (cho bạn).






WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.






(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (12434) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: