Renata đang đánh máy một luận văn với hơn 450 chú thích. Cô ấy đã chèn chúng theo cách thông thường để tạo chú thích cuối trang và tự hỏi liệu có cách nào để dễ dàng tạo thư mục theo thứ tự thích hợp từ thông tin chú thích không.

Thật không may, không có cách nào để làm điều này trong Word. Có thể một macro có thể được tạo để thực hiện việc biên dịch cho bạn, nhưng nó sẽ khá liên quan và rất cụ thể đối với cách bạn tạo chú thích cuối trang của mình. (Các hướng dẫn văn phong khác nhau yêu cầu các thông số kỹ thuật khác nhau cho cả chú thích cuối trang và thư mục.)

Một lựa chọn khác là tìm kiếm phần mềm của bên thứ ba có thể phù hợp với hóa đơn, nhưng tìm kiếm nhanh không cho thấy điều gì có vẻ hứa hẹn trong lĩnh vực này.

Điều này có nghĩa là bạn phải tiếp cận nhiệm vụ theo cách thủ công. Để thực hiện công việc dễ dàng hơn một chút, hãy thử các bước chung sau:

  1. Tạo một bản sao luận văn của bạn. (Bạn không muốn làm việc trên bản gốc để thực hiện các bước này.)

  2. Mở bản sao và chuyển đổi tất cả các chú thích cuối trang thành chú thích cuối.

  3. Đặt điểm chèn ngay trước chú thích đầu tiên. (Văn bản chú thích thực tế, không phải tài liệu tham khảo trong phần chính của tài liệu.)

  4. Cuộn đến cuối các chú thích cuối cùng để bạn có thể thấy chú thích cuối cùng trên màn hình.

  5. Giữ phím Shift khi bạn nhấp vào cuối chú thích cuối cùng.

Tất cả các chú thích trong tài liệu bây giờ sẽ được chọn.

  1. Nhấn Ctrl + C để sao chép các chú thích vào Clipboard.

  2. Mở một tài liệu trống, mới và dán (Ctrl + V) các chú thích vào tài liệu mới. Bây giờ bạn có một tài liệu chỉ có tất cả các chú thích trong đó và không có gì khác.

  3. Sắp xếp các đoạn văn trong tài liệu theo thứ tự bảng chữ cái.

  4. Làm việc theo cách của bạn thông qua tất cả các chú thích cuối, xóa tất cả văn bản và tài liệu tham khảo bạn không cần trong thư mục.

  5. Cấu trúc và định dạng như mong muốn.

Đó là nó; bây giờ bạn có thư mục của mình, được tạo thủ công. Nó có thể không dễ dàng, nhưng nó dễ dàng hơn việc cắt và dán văn bản từ từng chú thích riêng lẻ của bạn. Nó cũng ít bị sai sót khi thiếu một cái gì đó trong quá trình biên dịch.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (11203) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: