Maurice có năm tài liệu Word, mỗi tài liệu khá lớn. Anh ta cần tạo một chỉ mục duy nhất bao gồm tất cả năm tài liệu, vì vậy anh ta tự hỏi liệu có cách nào để làm điều đó mà không cần hợp nhất năm tài liệu hay không. Anh ấy không muốn hợp nhất chúng vì kích thước của chúng.

Có hai cách chính để bạn có thể làm điều này. Cách đầu tiên là tạo một tài liệu chính có chứa các tham chiếu đến các tài liệu con, sau đó tạo chỉ mục bằng cách sử dụng tài liệu chính. (Cả hai cách tiếp cận được đề cập ở đây đều giả định rằng tài liệu của bạn đã có mã trường chỉ mục được chèn bên trong chúng. Nói cách khác, mẹo này chỉ bao gồm việc tạo chỉ mục thực sự, không phải việc tạo các mục chỉ mục.)

Để tạo tài liệu chính, hãy làm theo các bước sau:

  1. Tạo một tài liệu hoàn toàn mới. Đảm bảo rằng nó sử dụng cùng một mẫu với các tài liệu mà bạn muốn có chỉ mục.

  2. Hiển thị tài liệu ở dạng xem Dàn bài. (Hiển thị tab View của ribbon và nhấp vào công cụ Outline trong nhóm Views.)

  3. Đảm bảo rằng tab Phác thảo của ruy-băng được hiển thị. (Nó sẽ được hiển thị theo mặc định khi bạn chuyển sang dạng xem Dàn bài.)

  4. Trong nhóm Tài liệu Chính, bấm vào công cụ Hiển thị Tài liệu. Word mở rộng các công cụ trong nhóm Tài liệu Chính.

  5. Bấm vào công cụ Chèn, công cụ này hiển thị trong nhóm Tài liệu Chính.

Word sẽ hiển thị hộp thoại Chèn tài liệu con. (Hộp thoại này trông rất giống với hộp thoại Mở tiêu chuẩn.)

  1. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại, định vị và chọn tài liệu đầu tiên bạn muốn đưa vào chỉ mục của mình.

  2. Nhấp vào Mở. Word sẽ chèn nội dung của tài liệu, được bao quanh bởi các dấu ngắt phần.

  3. Lặp lại các bước từ 2 đến 9 cho từng tài liệu khác mà bạn muốn đưa vào.

  4. Tạo chỉ mục của bạn như bình thường.

Cách thứ hai để tạo chỉ mục là sử dụng các trường để kết hợp các tài liệu thành một tài liệu duy nhất. Làm theo các bước sau:

  1. Tạo một tài liệu hoàn toàn mới. Đảm bảo rằng nó sử dụng cùng một mẫu với các tài liệu mà bạn muốn có chỉ mục. Bạn nên đảm bảo rằng điểm chèn ở đầu tài liệu.

  2. Hiển thị tab Chèn của ruy-băng.

  3. Bấm vào công cụ Phần nhanh trong nhóm Văn bản. Word hiển thị một số lựa chọn bên dưới công cụ.

  4. Nhấp vào Trường. Word sẽ hiển thị hộp thoại Trường.

  5. Chọn Chỉ mục và Bảng từ danh sách Danh mục (góc trên cùng bên trái của hộp thoại). (Xem Hình 1.)

  6. Chọn RD từ danh sách Tên trường. Word điều chỉnh sự xuất hiện của hộp thoại để bao gồm Tên tệp hoặc hộp URL.

  7. Trong hộp Tên tệp hoặc URL, hãy nhập tên của tệp đầu tiên bạn muốn đưa vào chỉ mục.

  8. Bấm OK. Word sẽ chèn trường vào tài liệu.

  9. Nhấn Enter một lần.

  10. Lặp lại các bước từ 2 đến 9 cho từng tài liệu khác mà bạn muốn đưa vào.

  11. Tạo chỉ mục của bạn như bình thường.

Các trường RD khiến Word tham chiếu đến từng tài liệu được chỉ định và đưa chúng vào chỉ mục của bạn. Nếu muốn, bạn cũng có thể thêm các trường vào cuối tài liệu thứ năm của mình thay vì tạo một tài liệu trống cho chỉ mục. (Nếu bạn làm điều này, bạn sẽ không cần phải bao gồm một trường cho chính tài liệu thứ năm; chỉ có bốn trường đầu tiên.) Tất nhiên, điều này giả định rằng bạn muốn chỉ mục xuất hiện ở cuối tài liệu thứ năm.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13128) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.