Trình kiểm tra chính tả được sử dụng bởi Word có thể là một công cụ tuyệt vời, nhưng đôi khi có vẻ như những từ bạn biết không nên có trong từ điển và những từ khác trong đó có vẻ ngớ ngẩn hoặc hoàn toàn sai. Trong cả hai trường hợp, sẽ rất tốt nếu bạn chỉnh sửa từ điển chính tả mặc định của Word.

Thật không may, từ điển mặc định được sử dụng bởi Word được lưu trữ ở định dạng nhị phân và không thể chỉnh sửa. Có một cách tiếp cận hai lần mà Microsoft đã chọn để thực hiện khi nói đến từ điển. Đầu tiên, bạn có thể sử dụng từ điển tùy chỉnh. Đây là các tệp văn bản cho phép bạn thêm các từ mà trình kiểm tra chính tả sẽ coi là được viết đúng chính tả. Việc chỉnh sửa các từ điển tùy chỉnh được thảo luận đầy đủ trong các vấn đề WordTips khác nhau.

Cách tiếp cận thứ hai là bạn có thể sử dụng danh sách loại trừ. Danh sách loại trừ là tệp văn bản có cùng định dạng với từ điển tùy chỉnh (tệp văn bản có một từ trên mỗi dòng). Sự khác biệt là những từ này được đánh dấu là viết sai chính tả. Vì vậy, nó là một cách ngược lại để “loại bỏ” các từ khỏi từ điển mặc định.

Loại trừ tệp, một lần nữa, là tệp văn bản tiêu chuẩn. Điều này có nghĩa là bạn có thể chỉnh sửa chúng bằng bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào, chẳng hạn như Notepad hoặc với trình xử lý văn bản như Word (miễn là bạn lưu ở định dạng chỉ văn bản). Khi Word được cài đặt, có ít nhất một tệp loại trừ được tạo. Tệp trống, chỉ chờ bạn thêm từ vào đó. Bí quyết lớn nhất là tìm tệp loại trừ (hoặc các tệp).

Cách dễ nhất để xác định các tệp loại trừ là sử dụng phương pháp “tìm tệp” yêu thích của bạn trong Windows. Tìm tệp bắt đầu bằng từ “ExcludeDictionary” và có phần mở rộng tệp là LEX. Bạn cũng có thể tìm các tệp loại trừ bằng cách điều hướng đến:

C: \ Users \ <tên người dùng> \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ UProof. Trên hệ thống Windows 10 của mình, tôi có thể định vị bốn tệp sau:

ExcludeDictionaryEN0c09.lex ExcludeDictionaryEN0409.lex ExcludeDictionaryEN0809.lex ExcludeDictionaryFR040c.lex

Lưu ý rằng tên đầy đủ của tệp loại trừ bao gồm mã ngôn ngữ hai ký tự (EN là tiếng Anh và FR là tiếng Pháp) và bốn chữ số thập lục phân được gọi là “ngôn ngữ LCID”. Đây là ID ngôn ngữ cho biết phân tích thêm về phương ngữ của ngôn ngữ mà tệp loại trừ áp dụng. Bạn có thể tìm thấy một danh sách dài các mã này tại đây:

http://msdn.microsoft.com/en-us/goglobal/bb964664.aspx

Giả sử bạn có nhiều hơn một trong các tệp loại trừ trên hệ thống của mình (như tôi làm), thì bạn cần tìm ra tệp nào trong số chúng mà bạn nên chỉnh sửa. Trong trường hợp của tôi, tôi muốn thêm các từ vào tệp tiếng Anh Mỹ, vì đó là phương ngữ và ngôn ngữ tôi sử dụng trong bài viết của mình. Phần EN của tên rất dễ dàng. Khi tra cứu mã LCID của ngôn ngữ, tôi thấy rằng mã mà tôi cần là mã sử dụng EN0409.

Bây giờ bạn đã biết mình cần sử dụng tệp nào, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp chuột phải vào tệp và chọn mở bằng Notepad. Sau đó, bạn có thể nhập vào tệp tất cả các từ bạn muốn loại trừ khỏi từ điển (được đánh dấu là không chính xác) bằng Word. Bạn chỉ cần đặt một từ trên mỗi dòng, đảm bảo rằng bạn bao gồm tất cả các dạng hoặc sở hữu của từ. (Ví dụ: nếu bạn muốn loại trừ rạp hát, bạn cũng nên loại trừ rạp hát và rạp hát.)

Sau khi bạn lưu tệp và khởi động lại Word, bạn đã sẵn sàng. (Bạn phải khởi động lại Word vì chương trình chỉ chú ý đến tệp loại trừ và bất kỳ từ mới nào mà nó chứa khi bạn khởi động chương trình lần đầu.)

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8695) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: