Francis có nhiều tài liệu mà vì mục đích của Mục lục, ông ấy cần phải coi như một tài liệu duy nhất. Anh ấy tự hỏi liệu có cách nào để tạo Mục lục thực sự kéo dài nhiều tài liệu không.

Thực tế có ba cách để giải quyết vấn đề này. Tôi sẽ nhanh chóng mô tả hai cách tiếp cận và sau đó dành thêm một chút thời gian cho cách tiếp cận thứ ba.

Cách tiếp cận đầu tiên là chỉ cần tạo một tài liệu mới và sau đó sao chép nội dung của từng tệp của bạn vào tài liệu mới đó, theo thứ tự thích hợp. Giả sử rằng bạn có một loạt các tài liệu có tên Chap01, Chap02, Chap03, và từ Chap32. Bạn sẽ lần lượt mở từng tệp này, nhấn Ctrl + A để chọn mọi thứ trong tệp, chuyển sang tài liệu mới và nhấn Ctrl + V. Khi bạn làm điều này, tài liệu mới ngày càng lớn hơn (tất nhiên), nhưng khi hoàn thành, bạn có thể dễ dàng thêm TOC vào đầu tài liệu.

Thành thật mà nói, cách tiếp cận đó là rất nhiều công việc và nó không linh hoạt cho lắm. Mỗi khi bạn chỉnh sửa một trong các tài liệu, bạn cần lặp lại quy trình để có được TOC mới. Vì vậy, tôi sẽ không đề xuất cách tiếp cận cụ thể này.

Cách tiếp cận thứ hai là sử dụng một tài liệu chính và các tài liệu con. Đây là một tính năng được tích hợp trong Word cho phép bạn xác định “tài liệu vùng chứa” (tài liệu chính) và xác định các tài liệu khác cần được đưa vào vùng chứa (tài liệu phụ). Để tạo một tài liệu chính, hãy làm theo các bước sau:

  1. Tạo một tài liệu hoàn toàn mới. Đảm bảo rằng nó sử dụng cùng một mẫu với các tài liệu bạn muốn đưa vào TOC.

  2. Hiển thị tài liệu ở dạng xem Dàn bài. (Hiển thị tab View của ribbon và nhấp vào công cụ Outline trong nhóm Views.)

  3. Đảm bảo rằng tab Phác thảo của ruy-băng được hiển thị. (Nó sẽ được hiển thị theo mặc định khi bạn chuyển sang dạng xem Dàn bài.)

  4. Trong nhóm Tài liệu Chính, bấm vào công cụ Hiển thị Tài liệu. Word mở rộng các công cụ trong nhóm Tài liệu Chính.

  5. Bấm vào công cụ Chèn, công cụ này hiển thị trong nhóm Tài liệu Chính.

Word sẽ hiển thị hộp thoại Chèn tài liệu con. (Hộp thoại này trông rất giống với hộp thoại Mở tiêu chuẩn.)

  1. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại, định vị và chọn tài liệu đầu tiên bạn muốn đưa vào TOC của mình.

  2. Nhấp vào Mở. Word sẽ chèn nội dung của tài liệu, được bao quanh bởi các dấu ngắt phần.

  3. Lặp lại các bước từ 5 đến 7 cho từng tài liệu khác mà bạn muốn đưa vào.

  4. Chèn và tạo TOC của bạn như bình thường.

Nếu bạn quyết định sử dụng phương pháp này (tạo một tài liệu chính), hãy hiểu rằng có rất nhiều câu chuyện kinh dị liên quan đến việc sử dụng chúng.

Nhiều người coi tài liệu chính là cách nhanh nhất để xử lý tài liệu Word bị hỏng. Bởi vì đây là một khả năng, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn tự bảo vệ mình bằng cách giữ các bản sao lưu của tất cả các tài liệu gốc của bạn mà không cần các bản sao lưu đó là một phần của tài liệu chính. Bạn có thể tìm thêm thông tin về việc tham nhũng tài liệu chính tại trang này trên http://word.mvps.org [Word MVP site]:

http://wordmvp.com/FAQs/General/WhyMasterDocsCorrupt.htm

Cách tiếp cận thứ ba là sử dụng mã trường để kết hợp các tài liệu thành một tài liệu duy nhất. Cách tiếp cận này có ít nhược điểm nhất mà tôi có thể tìm thấy, vì vậy nó là cách mà tôi muốn đề xuất. Làm theo các bước sau:

  1. Tạo một tài liệu hoàn toàn mới. Đảm bảo rằng nó sử dụng cùng một mẫu với các tài liệu bạn muốn đưa vào TOC. Bạn nên đảm bảo rằng điểm chèn ở đầu tài liệu.

  2. Hiển thị tab Chèn của ruy-băng.

  3. Bấm vào công cụ Phần nhanh trong nhóm Văn bản. Word hiển thị một số lựa chọn bên dưới công cụ.

  4. Nhấp vào Trường. Word sẽ hiển thị hộp thoại Trường.

  5. Chọn Chỉ mục và Bảng từ danh sách Danh mục (góc trên cùng bên trái của hộp thoại). (Xem Hình 1.)

  6. Chọn RD từ danh sách Tên trường. Word điều chỉnh sự xuất hiện của hộp thoại để bao gồm Tên tệp hoặc hộp URL.

  7. Trong hộp Tên tệp hoặc URL, hãy nhập tên của tệp đầu tiên bạn muốn đưa vào TOC.

  8. Bấm OK. Word sẽ chèn trường vào tài liệu.

  9. Nhấn Enter một lần.

  10. Lặp lại các bước từ 2 đến 9 cho từng tài liệu khác mà bạn muốn đưa vào.

  11. Chèn và tạo TOC của bạn như bình thường.

Mặc dù tuyến mã trường RD là cách tiếp cận an toàn nhất, hãy hiểu rằng nếu bạn đang sử dụng Word 2013, bạn có thể gặp lỗi trong việc triển khai mã RD. Bạn sẽ biết mình có gặp phải lỗi không nếu các số trang được tạo cho một tệp đều giống nhau. Dường như bạn có thể khắc phục lỗi bằng cách mở tất cả các tệp được tham chiếu trong Word khi bạn tạo (hoặc tạo lại) TOC. Nếu muốn, bạn cũng có thể thay đổi tất cả các mã trường RD thành mã trường INCLUDETEXT, nhưng nếu bạn chọn làm như vậy, bạn sẽ cần đặt dấu ngắt phần trước và sau mỗi mã trường.

Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về cách sử dụng phương pháp thứ ba này, hãy xem các tài nguyên sau:

http://mousetrax.com/mastdoc.html

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (3318) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010 và 2013.