Alan đã tạo một tài liệu ngắn trong Word mà anh ấy muốn gửi cho người khác. Anh ta biết anh ta có thể gửi tài liệu dưới dạng tệp đính kèm vào e-mail, nhưng anh ta muốn tài liệu chỉ đơn giản là phần nội dung của e-mail anh ta muốn gửi. Anh ấy tự hỏi liệu có cách nào để thực hiện điều này trong Word mà không cần thực hiện thao tác sao chép / dán hay không. Anh ta tự hỏi liệu có công cụ nào đó mà anh ta có thể nhấp hoặc lệnh mà anh ta có thể phát hành để khởi động Outlook, tạo một thư e-mail mới và chèn nội dung tài liệu vào phần nội dung thư hay không.

Trên thực tế, Word cung cấp khả năng; nó chỉ ẩn trong các lệnh không có sẵn trên các tab ribbon. Đây là cách nhanh chóng để làm điều đó:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Ở phía bên trái của màn hình, nhấp vào Tùy chỉnh (Word 2007) hoặc liên kết: / wordribbon-Add_Tools_to_the_Quick_Access_Toolbar [Thanh công cụ truy cập nhanh] (phiên bản mới hơn của Word). (Xem Hình 1.)

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Chọn lệnh từ, chọn Tất cả lệnh.

  4. Cuộn qua các lệnh cho đến khi bạn có thể thấy và chọn lệnh Gửi tới Người nhận Thư.

  5. Nhấp vào nút Thêm. Lệnh di chuyển sang cột bên phải.

  6. Bấm OK.

Lệnh cụ thể này cung cấp cùng một chức năng đã từng tồn tại trong các phiên bản Word trước đó để gửi tài liệu của bạn dưới dạng một thư e-mail thực tế.

Có một số lệnh bị chôn vùi khác mà bạn có thể muốn xem xét thêm vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh của mình. Trong danh sách Tất cả lệnh, bạn có thể tìm thấy lệnh sau, ngoài lệnh bạn đã thêm trong các bước trên:

Email. * Lệnh này gửi tài liệu hiện tại dưới dạng tệp đính kèm vào thư e-mail. (Đây cụ thể là điều Alan nói rằng anh ấy không muốn làm.)

E-mail dưới dạng PDF Attachment. * Tùy chọn này tương tự như lệnh Email, ngoại trừ nó không gửi tài liệu Word, nó sẽ gửi PDF của tài liệu hiện tại.

E-mail dưới dạng Phần đính kèm XPS. * Lệnh này gửi một phần đính kèm, nhưng ở một biến thể của định dạng XML — XPS. Người nhận sẽ cần một trình xem XPS để đọc tài liệu, nhưng nếu họ có Windows 7, Windows 8 hoặc Windows 10 thì đó không phải là vấn đề.

Tùy chọn e-mail. * Điều này cho phép bạn thiết lập các tính năng của thông điệp e-mail, chẳng hạn như chữ ký và văn phòng phẩm.

Có hai lệnh khác liên quan đến e-mail cũng có sẵn. Lệnh E-mail Messages thực sự có sẵn từ tab Mailings của ruy-băng; nó bắt đầu kết hợp thư trong đó “thư” đang được tạo là một thư e-mail. (Nói cách khác, nó là để gửi cùng một tin nhắn đến một nhóm người nhận được chọn từ cơ sở dữ liệu của những người nhận.) Lệnh Gửi Tin nhắn Email được sử dụng để hoàn tất việc phối thư và thực sự gửi tin nhắn.

Cuối cùng, không ai viết vào và nói với tôi rằng việc chỉnh sửa của tôi là không nhất quán – đôi khi tôi biết là như vậy, nhưng trong trường hợp này, đó là vấn đề không quan trọng. Các hoán vị của “email” và “e-mail” trong mẹo này là có chủ đích, vì chúng phản ánh dấu câu thực tế được sử dụng trong tên lệnh trong Word. Nếu bạn cảm thấy cần phải viết thư cho ai đó, hãy viết thư cho Microsoft — họ là những người không nhất quán trong trường hợp này. 😉

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (5650) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.