Kathy hỏi có cách nào để chèn một trường trong Word hiển thị ngày tài liệu được chỉnh sửa lần cuối không. Câu trả lời là có – và không.

Word duy trì một loạt các thống kê liên quan đến tài liệu của bạn. Bạn có thể thấy hầu hết những điều này bằng cách hiển thị hộp thoại Thuộc tính cho tài liệu. Nhiều thuộc tính này có thể được chèn vào tài liệu của bạn thông qua việc sử dụng các trường. Trường chính liên quan đến “ngày chỉnh sửa lần cuối”

là thuộc tính hiển thị trên tab Thống kê có nhãn “Đã sửa đổi”. Ngày này được chèn vào tài liệu thông qua việc sử dụng trường SAVEDATE. (Xem Hình 1.)

image

Hình 1. Tab Thống kê của hộp thoại Thuộc tính.

Tuy nhiên, có một lưu ý rất lớn ở đây: Lưu không bằng chỉnh sửa, ở nhiều cấp độ khác nhau. Trước hết, nếu tôi chỉnh sửa tài liệu ngay bây giờ, hãy rời khỏi nó trong một giờ, rồi không làm gì khác ngoại trừ lưu nó, SAVEDATE sẽ đại diện cho thời gian tôi đã lưu tài liệu, không phải một giờ trước đó khi tôi chỉnh sửa nó lần cuối. . Ngoài ra, nếu tôi mở một tài liệu, không thực hiện thay đổi và chỉ cần lưu tài liệu đó ngay lập tức, SAVEDATE sẽ được cập nhật.

Do sự khác biệt rõ ràng giữa chỉnh sửa và lưu, người ta có thể đặt câu hỏi tại sao Word không theo dõi thời điểm thực hiện chỉnh sửa lần cuối, tách biệt với thời điểm tài liệu được lưu lần cuối. Câu trả lời rất đơn giản – không có cách nào thực sự để biết khi nào các chỉnh sửa được thực hiện lần cuối bởi vì không có sự hiểu biết rõ ràng về những gì tạo nên một chỉnh sửa. Ví dụ: hầu hết mọi người sẽ đồng ý rằng việc thay đổi một hoặc hai ký tự trong tài liệu là một chỉnh sửa. Làm thế nào về khi các trường được cập nhật trong một tài liệu?

Đó có tính là một chỉnh sửa không? Một số sẽ nói có, và những người khác thì không. Làm thế nào về khi các liên kết được làm mới hoặc khi một macro được chạy? Còn khi việc đánh dấu lại được thực hiện ở chế độ nền hoặc khi trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp gạch chân các từ nghi vấn thì sao?

Bạn có được ý tưởng. Điểm mấu chốt là Word sẽ dễ dàng hơn trong việc theo dõi thời điểm tài liệu được lưu lần cuối, thay vì cố gắng đoán thứ hai những gì vượt qua để có một chỉnh sửa hợp lệ. Với điều kiện bạn lưu tài liệu của mình ngay sau khi thực hiện chỉnh sửa (và chỉ sau đó), trường SAVEDATE sẽ phản ánh lần cuối cùng bạn thực hiện chỉnh sửa.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (10805) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010 và 2013.