Một số chương trình ghi nhớ, trên cơ sở từng tài liệu, máy in nào bạn đã sử dụng lần cuối khi làm việc với tài liệu đó. Ví dụ, InDesign và QuarkXPress nhớ máy in nào đã được sử dụng để in bất kỳ tài liệu nhất định nào; nếu bạn chuyển từ tài liệu này sang tài liệu khác, máy in được chỉ định để in tài liệu đó cũng sẽ thay đổi.

Thật không may, Word không có khả năng như vậy. Thay vào đó, Word theo dõi máy in trên cơ sở từng phiên. Nói cách khác, khi bạn khởi động Word, nó sẽ bắt đầu bằng cách giả sử bạn muốn in bằng máy in Windows mặc định của mình. Nếu sau đó bạn thay đổi sang một máy in khác, máy in đó vẫn được chọn cho đến khi bạn thực hiện các thay đổi cụ thể. Khi bạn thoát phiên Word của mình và khởi động lại sau đó, máy in đã chọn sẽ trở lại máy in mặc định.

Có một số cách bạn có thể giải quyết vấn đề này. Một là xác định các nút máy in tùy chỉnh khác nhau (một cho mỗi máy in của bạn)

và sau đó chỉ cần sử dụng chúng để in các tài liệu khác nhau, như mong muốn. Nếu bạn muốn Word thực hiện việc ghi nhớ máy in nào đã được sử dụng, thì tùy chọn duy nhất của bạn là tạo một macro thực hiện việc này cho bạn. Tuy nhiên, cách tiếp cận này không phải là một cách tầm thường. Vì lý do này, phần cân bằng của mẹo này sẽ chỉ thảo luận về những nét chung của việc viết một macro như vậy thay vì trình bày mã macro thực tế.

Một cách đơn giản để triển khai hệ thống macro như vậy sẽ là xác định một thuộc tính tài liệu tùy chỉnh đặc biệt, rồi sử dụng nội dung của thuộc tính đó để lưu tên máy in được sử dụng lần cuối cho tài liệu.

Thuộc tính tài liệu có thể được đặt bằng cách sử dụng macro Tự động đóng, được gọi bất cứ khi nào bạn đóng tài liệu.

Khi thuộc tính tài liệu tùy chỉnh được đặt, macro có thể đọc giá trị và đặt lại máy in bất cứ khi nào bạn sẵn sàng in. Nếu thuộc tính tài liệu không được đặt hoặc nếu nó được đặt thành một máy in không khả dụng, thì nó có thể chỉ sử dụng máy in Windows mặc định.

Tất nhiên, mẹo trong tất cả những điều này là xác định thời điểm macro thực hiện chuyển đổi máy in sẽ được thực thi. Nó có thể được đặt trong một trong các macro Tự động (chẳng hạn như AutoOpen), nhưng điều đó sẽ không hoàn toàn giải quyết được vấn đề. Ví dụ: nếu bạn mở hai tài liệu cùng một lúc, máy in sẽ vẫn được đặt thành máy in được chỉ định trong tài liệu cuối cùng bạn mở.

Một giải pháp hữu ích hơn có thể là chỉ cần sử dụng macro để xác định lại lệnh in được sử dụng trong Word. Khi bạn chọn in tài liệu của mình, macro sẽ hiển thị hộp thoại Print tiêu chuẩn, nhưng máy in đã chọn sẽ được thay đổi thành bất kỳ máy in nào được lưu trữ trong thuộc tính tài liệu tùy chỉnh. Hạn chế của phương pháp này cũng giống như điểm mạnh ban đầu — máy in không bị thay đổi cho đến khi thực sự in.

Word dựa vào trình điều khiển máy in đã chọn để điều khiển màn hình WYSIWYG của nó. Nói cách khác, trình điều khiển máy in được chọn sẽ kiểm soát cách hiển thị thông tin trên màn hình. Nếu trình điều khiển máy in thay đổi ngay trước khi in, thì những gì được in có thể không khớp với những gì được hiển thị trên màn hình.

Giải pháp tốt nhất sẽ là liên kết macro cài đặt máy in với một sự kiện được kích hoạt bất cứ khi nào tài liệu đạt được tiêu điểm (khi tài liệu được chọn). Thật không may, không có sự kiện như vậy có sẵn cho các đối tượng tài liệu trong VBA. (Thật là tò mò vì có một đối tượng như vậy trong việc triển khai VBA trong Excel.)

Kết quả của tất cả những điều này là một giải pháp hoàn chỉnh sẽ đòi hỏi phải thay đổi một số lệnh Word tích hợp sẵn khác nhau. Những lệnh nào? Nó thực sự phụ thuộc vào cách bạn sử dụng Word. Ví dụ: nếu bạn thường xem Print Preview trước khi in, thì bạn sẽ muốn thay đổi lệnh Print Preview để nó thay đổi trình điều khiển máy in. Bạn có chọn lệnh Print trực tiếp từ màn hình Print Preview không? Nếu vậy, bạn sẽ cần thực hiện các thay đổi đối với lệnh đó.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8226) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: