Thomas có một tài liệu lớn có các mục cần được xóa trước khi xuất bản tài liệu cho người khác. Các phần của tài liệu cần được gỡ bỏ đã được chọn và đánh dấu bằng nhận xét nói rằng nó nên được gỡ bỏ trước khi xuất bản. Thomas muốn nhanh chóng tìm và thay thế tất cả văn bản đã được nhận xét theo cách này và xóa nó.

Sử dụng Tìm và Thay thế, tất cả những gì anh ấy có thể làm là tìm các bình luận. Anh ta chưa tìm ra cách để xác định xem chú thích có phải là dấu hiệu cho thấy văn bản đó nên bị xóa hay không, cũng như chưa tìm ra cách xóa văn bản tài liệu thực đã được đánh dấu.

Điều này nghe có vẻ giống như một nhiệm vụ khá liên quan, vì nó bao gồm nhiều bước. Bạn cần tìm một nhận xét, bạn cần xem nội dung của nhận xét để xem nó có khớp với từ ngữ mong muốn của bạn hay không, bạn cần xóa văn bản nhận xét trong nội dung tài liệu và sau đó bạn cần xóa chính nhận xét đó. Đây là một công việc cho một vĩ mô.

May mắn thay, tất cả các nhận xét trong tài liệu đều có thể truy cập được thông qua nhóm Nhận xét bằng VBA. Bạn có thể xem qua từng nhận xét và xem liệu nó có chứa “văn bản kích hoạt” để chỉ ra nhận xét (và văn bản mà nó đề cập đến) nên bị xóa hay không. Trong ví dụ sau, nếu văn bản nhận xét chứa các từ “xóa nội dung này” ở bất kỳ đâu trong nhận xét, thì điều này đóng vai trò là trình kích hoạt.

Sub DeleteCommentsBaseText()

Dim c As Comment For Each c In ActiveDocument.Comments     If LCase(Trim(c.Range.Text)) Like "delete this" Then         c.Scope.Delete         c.DeleteRecursively     End If Next c End Sub

Nếu các từ kích hoạt nằm trong nhận xét, thì thuộc tính Phạm vi sẽ bị xóa; nó là thuộc tính này cho biết văn bản tài liệu đã được chọn khi nhận xét được tạo. Phương thức DeleteRecursently sau đó được sử dụng để xóa nhận xét thực tế. (Phương thức DeleteRecursently đã được thêm vào Word 2013. Trong các phiên bản trước đó, bạn nên sử dụng phương thức Delete để thay thế.)

Hiểu rằng khi bạn chạy macro, nó rất nhanh và không thể hoàn tác các thay đổi. Thay vào đó, nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn một chút đối với việc xóa các nhận xét và văn bản, thì bạn có thể muốn xem xét lại quy trình làm việc của mình. Nếu bạn sử dụng Theo dõi Thay đổi, bất kỳ ai đặt nhận xét cũng có thể đánh dấu văn bản tài liệu để xóa. Sau đó, trước khi hoàn tất tài liệu, bạn có thể tắt Theo dõi Thay đổi và thực hiện từng bước để xác định xem nó có nên được chấp nhận hay không. Nó gần như không nhanh bằng macro ở trên, nhưng nó cho phép bạn kiểm soát tốt hơn.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (2490) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.