Greg có một số phong cách mà anh ấy cần triển khai trong tổ chức của mình. Có một số lượng lớn người dùng trong tổ chức và Greg không thể thay thế các bản sao riêng lẻ của mẫu Thường của họ.

Bên cạnh đó, các phong cách cũng cần có sẵn thông qua các mẫu tùy chỉnh hiện có. Tất cả các mẫu (Bình thường và tùy chỉnh) đều nằm trên các hệ thống riêng lẻ của người dùng. Greg đang tìm kiếm các đề xuất về cách anh có thể triển khai các kiểu để tất cả người dùng đều có thể truy cập chúng và được ưu tiên hơn các kiểu cùng tên có thể đã tồn tại trong các mẫu trên hệ thống của họ.

Trên thực tế, mọi người đã hỏi cùng một câu hỏi như Greg (bằng hình thức này hay hình thức khác) trong nhiều năm. Lý do nó được hỏi lâu như vậy là vì thực sự không có câu trả lời nào tốt — ít nhất không phải là một câu trả lời có thể được “áp đặt” cho việc triển khai cục bộ của Word và bắt tất cả “gotchas”

điều đó có thể. Ngay khi bạn nghĩ rằng bạn có thể có tất cả các phong cách, theo một cách nào đó, máy cục bộ của ai đó sẽ làm điều gì đó rắc rối (chẳng hạn như tự động đổi tên một trong các kiểu của bạn vì một số lý do kỳ lạ) và sau đó người dùng bị mắc kẹt khi cố gắng tìm ra cách để xử lý tình huống đó. Nếu họ chọn sai, thì tài liệu có thể được truyền bá thông qua tổ chức với kiểu áp dụng không chính xác.

Cách tiếp cận mà hầu hết các công ty đã sử dụng là đưa ra một bộ tiêu chuẩn và quy tắc tốt (có thể được hệ thống hóa trong hướng dẫn phong cách doanh nghiệp) và sau đó đào tạo người dùng của bạn cách nhận ra các tiêu chuẩn đó và sử dụng chúng. Thật là mỉa mai và hơi buồn khi các công ty sẽ chi hàng nghìn đô la cho máy tính và phần mềm và sau đó từ chối chi thêm một chút để đào tạo các cá nhân cách sử dụng những công cụ đó theo cách tốt nhất cho công ty.

Các công ty cho rằng mọi người đều biết vi tính và sau đó tỏ ra ngạc nhiên khi sự hỗn loạn xảy ra, ở cấp độ tài liệu.

Khi làm việc với các tiêu chuẩn và quy tắc đó, bạn sẽ muốn tạo một loạt các mẫu chính thức hỗ trợ và triển khai các tiêu chuẩn và quy tắc. Điều này chắc chắn sẽ bao gồm việc tạo ra một khuôn mẫu Tổ chức Thông thường. Mẫu này nên được đặt trên một vị trí mạng chia sẻ và được bảo vệ để nó không thể được cập nhật bởi số lượng lớn người dùng sẽ truy cập vào nó. Nếu bạn muốn giữ một bản sao cục bộ cho mỗi người, thì quản trị viên mạng có thể tự động tải mẫu Bình thường xuống máy cục bộ mỗi khi ai đó đăng nhập vào mạng. Bằng cách này, bất kỳ thay đổi nào được thực hiện ở cấp công ty đều có thể được “đẩy” tới người dùng cục bộ.

Khi các tiêu chuẩn và quy tắc được thực hiện, tổ chức có thể kiểm tra định kỳ các tài liệu do người dùng tạo ra để xem liệu các tiêu chuẩn và quy tắc đó có được tuân thủ hay không. Theo thời gian, điều này sẽ cho phép người dùng của bạn trở nên thành thạo hơn trong việc sử dụng tiêu chuẩn tổ chức có lợi cho toàn bộ tổ chức.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (5958) áp dụng cho Microsoft Word 2007 và 2010.