Matthew là Trợ lý giáo viên tại một trường học nhỏ và gần đây Word đã đặt lại tài liệu của mình về cài đặt mặc định. Ví dụ: anh ta mở một tài liệu trống mới, thiết lập nó cho hai cột, nhập trang của anh ta và lưu tệp. Sau đó, khi anh ấy mở lại tài liệu, Word đã đặt lại nó về cài đặt một cột mặc định. Matthew tự hỏi liệu có cách nào để giữ nguyên định dạng cho tài liệu đó không.

Word chắc chắn nên nhớ định dạng cột từ phiên này với tài liệu sang phiên tiếp theo với cùng tài liệu. Do đó, có một số điều có thể xảy ra.

Đầu tiên, bạn nên đảm bảo rằng bạn đang xem tài liệu theo cách cho phép các cột được hiển thị. Ví dụ: nếu bạn đang xem tài liệu ở dạng xem nháp, thì các cột sẽ không hiển thị trên màn hình — mọi thứ sẽ hiển thị dưới dạng một cột duy nhất. Vì vậy, hãy sử dụng tab Dạng xem của ruy-băng và kiểm tra trong nhóm Dạng xem Tài liệu để xem dạng xem nào đang được sử dụng. Nếu đó là dạng xem Bản nháp, hãy chuyển sang dạng xem khác.

Bạn cũng nên kiểm tra để đảm bảo rằng bạn đã thiết lập các cột một cách chính xác.

Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng công cụ Cột trên tab Bố trí của dải băng. Nếu tài liệu của bạn sử dụng các phần, thì các thay đổi cột bạn thực hiện sẽ áp dụng cho phần mà bạn đang làm việc. Nếu sau đó bạn xóa dấu ngắt phần ở cuối phần, thì các cột có thể tự động “biến mất” nếu phần sau có số cột khác. (Điều này là do định dạng phần — bao gồm số cột trong phần — được lưu trữ trong dấu ngắt ở cuối phần.)

Nếu đó là các kiểu định dạng khác đang biến mất (chẳng hạn như định dạng ký tự hoặc đoạn văn) thì có thể là do các thay đổi đang được thực hiện trong các tài liệu khác có đính kèm một mẫu chung. Ví dụ: nếu tài liệu sự cố của bạn chia sẻ cùng một mẫu với tài liệu khác và trong khi chỉnh sửa tài liệu khác, bạn thực hiện các thay đổi đối với mẫu, thì những thay đổi đó có thể được phản ánh trong tài liệu sự cố vào lần tiếp theo bạn mở nó.

Cuối cùng, nếu không có các mục này, có thể tài liệu đang gặp một số vấn đề về tham nhũng. Sao chép văn bản vào trình soạn thảo văn bản thuần túy (chẳng hạn như Notepad), sau đó sao chép lại vào một tài liệu hoàn toàn mới. Bạn sẽ cần áp dụng lại định dạng, nhưng tài liệu sẽ không thể hiện bất kỳ vấn đề hỏng hóc nào như tài liệu trước đó đã làm.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13413) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.