Jerald có một phối thư Word sử dụng cơ sở dữ liệu Access làm nguồn của nó.

Khi anh ta chạy phối thư, nó dẫn đến một tài liệu chứa khoảng 1.000 trang, mỗi trang chứa bản ghi của một dạng riêng lẻ trong cơ sở dữ liệu Access. Jerald tự hỏi liệu có cách nào để dễ dàng gửi một trang của mỗi cá nhân, qua e-mail, đến cá nhân của trang đó.

Với mục đích của mẹo này, tôi sẽ giả định rằng bạn đã thiết lập phối thư. (Điều này có ý nghĩa; bạn rõ ràng biết rằng việc hợp nhất sẽ tạo ra một tài liệu dài khoảng 1.000 trang.) Trong trường hợp đó, bạn có thể chỉ định rằng bạn muốn gửi qua e-mail bằng cách làm theo các bước chung sau:

  1. Mở tài liệu phối thư trong Word.

  2. Mở Trình hướng dẫn Kết hợp Thư. (Trên tab Thư của ruy-băng, bấm Bắt đầu Hợp nhất Thư rồi chọn Trình hướng dẫn Phối Thư từng bước.) Trình hướng dẫn Phối Thư xuất hiện trong ngăn ở bên phải tài liệu của bạn.

  3. Nếu cần, hãy nhấp vào liên kết Trước đó nhưng nhiều lần cần thiết để quay lại bước 1. (Xem Hình 1.)

  4. Trong phần Chọn Loại Tài liệu, hãy đảm bảo rằng bạn chọn tùy chọn Tin nhắn E-Mail.

  5. Hoàn thành các bước từ 2 đến 5 của trình hướng dẫn. (Trên thực tế, vì đây là tài liệu phối thư hiện có, bạn có thể chỉ cần nhấn liên kết Tiếp theo nhiều lần để tiếp tục các bước này.) Bước 6 sẽ hiển thị trong trình hướng dẫn. (Xem Hình 2.)

  6. Bấm vào liên kết Thư điện tử, dưới tiêu đề Hợp nhất. Word hiển thị hộp thoại Kết hợp vào E-Mail. (Xem Hình 3.)

  7. Sử dụng danh sách thả xuống Đến, chọn trường trong cơ sở dữ liệu Access của bạn có chứa địa chỉ e-mail của người đó.

  8. Điền vào Chủ đề cho thư e-mail. (Chủ đề giống nhau được sử dụng cho mỗi thư e-mail.)

  9. Sử dụng danh sách thả xuống Định dạng Thư, chọn định dạng bạn muốn sử dụng cho thư.

  10. Bấm OK. Tất cả tin nhắn của bạn đã được gửi đi.

Bạn nên hiểu một số điều về việc gửi nhiều e-mail.

Đầu tiên, có thể mất một lúc để thực hiện, đặc biệt nếu bạn có nhiều e-mail cần gửi. (Một nghìn email trong quá trình hợp nhất sẽ mất khá nhiều thời gian. Bạn có thể đi ăn trưa hoặc ăn tối dài dòng trong khi máy tính của bạn bận rộn với công việc.)

Thứ hai, có rất nhiều khả năng e-mail của bạn sẽ bị đánh dấu là thư rác bởi các máy chủ thư khác nhau. (Tôi biết điều này từ kinh nghiệm, gửi bản tin e-mail trong hai thập kỷ qua.) Tại sao? Bởi vì các máy chủ nhìn thấy các e-mail đến về cơ bản giống nhau với cùng một dòng chủ đề và nó luôn giả định điều tồi tệ nhất.

Bạn có thể giải quyết vấn đề này (có thể) bằng cách đơn giản gửi e-mail của mình theo từng đợt nhỏ hơn. Nói cách khác, hãy thử gửi chỉ 25 e-mail cùng một lúc hoặc có lẽ là 100. Bạn thực hiện việc này bằng cách xem lại các bước chi tiết ở trên và trong hộp thoại Hợp nhất vào E-Mail, chỉ định bản ghi nào bạn muốn gửi e- gửi thư đến. Trong lần vượt qua đầu tiên, bạn có thể gửi đến (ví dụ) các bản ghi từ 1 đến 25, sau đó các bản ghi từ 26 đến 50 trong lần vượt qua thứ hai, v.v.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1993) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.