Hal có một tài liệu rất lớn mà anh ấy làm việc thường xuyên. Tài liệu chỉ là văn bản, không có hình ảnh và chứa khoảng 2.700 trang. Kích thước tệp của tài liệu không quá lớn, dưới 2 MB. Tuy nhiên, việc mở và chỉnh sửa tài liệu có thể rất chậm. Ví dụ: chỉnh sửa một câu hoặc áp dụng một phong cách có thể mất vài phút để hoàn thành. Hal tự hỏi làm thế nào anh ấy có thể tăng tốc độ làm việc với tài liệu dài này.

Trên thực tế, bạn có thể làm một số việc tốt, mỗi việc có thể góp phần làm cho tài liệu nhanh hơn. Chúng ta hãy xem xét từng người trong số họ, lần lượt.

Tài liệu của bạn được lưu như thế nào

Đầu tiên, hãy nói về tài liệu của bạn. Nó bao nhiêu tuổi? Nếu bạn đã làm việc với nó một thời gian (và “một thời gian”, ý tôi là nhiều năm), tôi sẽ thử cách sau, kiểm tra sau mỗi nhiệm vụ để xem nó có hữu ích không.

  • Đảm bảo rằng bạn đang lưu tài liệu của mình trên ổ cứng cục bộ, không phải trên ổ đĩa mạng hoặc trên ổ đĩa đám mây như OneDrive hoặc DropBox.

  • Sử dụng Save As để lưu tài liệu dưới một tên mới.

  • Nếu tài liệu là định dạng DOC cũ, hãy lưu nó ở định dạng DOCX hiện tại.

  • Nếu tài liệu ở định dạng DOCX hiện tại, hãy lưu tài liệu ở định dạng DOC cũ hơn, thoát khỏi Word, quay lại Word, tải tệp DOC và lưu dưới tên mới ở định dạng DOCX hiện tại.

  • Lưu tài liệu ở định dạng RTF, thoát khỏi Word, quay lại Word, tải tệp RTF và lưu dưới tên mới ở định dạng DOCX hiện tại.

Lý do mà việc lưu tài liệu trong các phiên bản khác nhau hoạt động là vì nó khiến Word, trong nội bộ, “kiểm tra kỹ” các con trỏ và tham chiếu để đảm bảo chúng chính xác và tối ưu nhất có thể.

Sau đó, điều này có thể cho phép Word làm việc với tài liệu nhanh hơn.

Tài liệu của bạn chứa gì

Bây giờ bạn có thể muốn xem những gì có trong tài liệu của bạn. Bạn đã đề cập rằng nó “chỉ là văn bản” và không chứa hình ảnh, nhưng bạn có thể muốn kiểm tra phần sau. (Bởi vì bạn đã nói rằng bạn không có hình ảnh, tôi sẽ không bao gồm bất kỳ đề xuất nào liên quan đến chúng.)

  • Tài liệu có chứa nhiều hộp văn bản không? (Các hộp văn bản rất giống với đồ họa. Mặc dù bạn có thể không có hình ảnh, nhưng với nhiều hộp văn bản, hiệu suất của Word cũng tương tự như có nhiều hình ảnh.)

  • Bạn đã sử dụng Track Changes trong một thời gian với rất nhiều chỉnh sửa được ghi trên màn hình? (Những điều này thực sự có thể làm chậm mọi thứ. Chỉ cần tắt Theo dõi Thay đổi sẽ không giúp ích gì; bạn sẽ muốn giải quyết các thay đổi càng nhiều càng tốt.)

  • Tài liệu có chứa các liên kết đến các nguồn bên ngoài, đặc biệt là trên Web hoặc trên các ổ đĩa mạng không? Những thứ này có thể làm chậm quá trình chỉnh sửa rất nhiều.

để biết cách bạn có thể tắt cập nhật liên kết ngoài khi mở tài liệu.)

  • Tài liệu có nhiều chú thích cuối trang hay chú thích cuối? Những thứ này gây ra những thách thức về bố cục trang phức tạp hơn đối với Word, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng chú thích cuối trang và chúng khá dài.

  • Tài liệu của bạn có nhiều ngắt dòng và đặc biệt là ngắt đoạn? Những điều này có thể ảnh hưởng khá nhiều đến phân trang và buộc Word phải đánh dấu lại thường xuyên hơn so với cách khác.

  • Tài liệu của bạn có chứa nhiều bảng không? Đã có báo cáo về một số lượng lớn các bảng gây ra sự chậm chạp trong chương trình. (Điều gì tạo nên “một số lượng lớn các bảng” có thể thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào các biến khác.)

Một nguyên tắc chung ở đây là có nhiều thứ mà mọi người xem là “chỉ là văn bản”, nhưng thực ra không phải vậy. Bạn có thể kiểm tra xem “chỉ là văn bản” là gì bằng cách mở tài liệu mới, chọn mọi thứ từ tài liệu cũ và sử dụng Dán Đặc biệt trong tài liệu mới để chỉ dán dưới dạng văn bản. Điều này có thể loại bỏ nhiều “tính năng bổ sung” mà Word có thể đang làm việc với tài liệu cũ. Bạn nên nhận ra rằng nó cũng sẽ xóa mọi định dạng trong văn bản đã dán, do đó, điều đó có thể đưa ra một nhiệm vụ lớn trong việc lấy lại đúng định dạng.

Tài liệu có khả năng bị hỏng

Có thể tài liệu của bạn bị hỏng hoặc nó đang có những dấu hiệu hư hỏng đầu tiên. Bạn có thể thu hẹp xem đây có phải là trường hợp hay không bằng cách xác định xem vấn đề là với một tài liệu hay với nhiều tài liệu. (Nếu đó là với nhiều tài liệu, rất có thể vấn đề không phải là tài liệu bị hỏng.)

Cũng cần lưu ý rằng các kịch bản “tiết kiệm” khác nhau được mô tả trong phần đầu tiên của mẹo này có thể khắc phục mọi khả năng bị hỏng trong tài liệu. Nếu bạn cho rằng có thể vẫn còn vấn đề, vui lòng đọc tiếp để giúp sửa lỗi.

Phương pháp tiêu chuẩn để khắc phục tình trạng hỏng tài liệu là sao chép nội dung của tệp (trừ đi ký tự cuối cùng trong tệp) sang tài liệu khác. Điều này có thể hoạt động tốt với các tài liệu ngắn hơn, nhưng không thực tế với các tài liệu rất dài. Thay vào đó, hãy sao chép “chunks”

tài liệu của bạn sang tài liệu mới bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Mở tài liệu bị hỏng.

  2. Tạo một tài liệu hoàn toàn mới.

  3. Chuyển sang tài liệu bị hỏng.

  4. Nhấn Ctrl + Home để chuyển đến đầu tài liệu.

  5. Chọn một “đoạn” của tài liệu — có thể là 100 trang hoặc lâu hơn.

  6. Nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép phần đã chọn của tài liệu vào Clipboard.

  7. Chuyển sang tài liệu mới (tài liệu đã tạo ở bước 2).

  8. Nhấn Ctrl + V. Nội dung của Bảng tạm được dán vào tài liệu trống.

  9. Lặp lại các bước từ 5 đến 8 với các “phần” liên tiếp của tài liệu.

Chỉ khi bạn chuẩn bị sao chép phần cuối cùng của tài liệu, bạn mới nên tiếp tục với bước 10.

  1. Định vị điểm chèn ngay trước phần cuối cùng của tài liệu bị hỏng.

  2. Nhấn Shift + Ctrl + End. Thao tác này sẽ chọn mọi thứ giữa điểm chèn hiện tại và phần cuối của tài liệu.

  3. Giữ phím Shift khi bạn nhấn phím Mũi tên trái. Điều này đảm bảo rằng ký tự cuối cùng trong tài liệu (dấu đoạn kết thúc) không được chọn.

  4. Nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép phần cuối cùng của tài liệu vào Clipboard.

  5. Chuyển sang tài liệu mới (tài liệu đã tạo ở bước 2).

  6. Nhấn Ctrl + V. Nội dung của Bảng tạm được dán vào tài liệu trống.

  7. Lưu tài liệu mới.

  8. Đóng tài liệu mà bạn nghi ngờ bị hỏng.

Làm việc với tài liệu mới trong một thời gian để xem các vấn đề có được khắc phục hay không. (Nếu các vấn đề liên quan đến hỏng tài liệu, bạn chắc chắn sẽ thấy sự cải thiện về khả năng đáp ứng và ít rung hơn trong hành vi của Word.)

Sửa đổi cấu hình của Word

Bạn cũng có thể thử các tác vụ này, liên quan đến cách cấu hình Word. (Sau mỗi đề xuất này, tôi đã cố gắng bao gồm một liên kết đến WordTip cung cấp thông tin bổ sung liên quan đến đề xuất.)

  • Tắt kiểm tra chính tả nền và kiểm tra ngữ pháp. Điều này làm giảm các tác vụ nền mà Word cần thực hiện. (Xem liên kết: / wordribbon-Hiding_Errors [https://wordribbon.tips.net/T006085].)

Mặc dù không cụ thể là thay đổi cấu hình, bạn cũng có thể muốn kiểm tra xem bạn có bất kỳ phần bổ trợ hoặc chương trình nền nào đang chạy hay không.

Điều này có thể bao gồm bất kỳ trình kiểm tra vi rút nào. Tắt chúng đi và kiểm tra xem việc chỉnh sửa tài liệu có diễn ra nhanh hơn không.

Nguyên tắc chung là bạn muốn tắt bất kỳ tùy chọn cấu hình nào yêu cầu xử lý bổ sung hoặc bất kỳ xử lý nền nào. Mặc dù các mục tùy chọn này có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn khi xử lý các tài liệu ngắn hơn, nhưng chúng có thể làm chậm quá trình làm việc với các tài liệu rất dài.

Những điều cuối cùng cần kiểm tra

Nếu những thứ này không hoạt động, bạn có thể muốn kiểm tra một số thứ liên quan đến hệ thống của bạn. Đầu tiên, có rất nhiều thứ bạn có thể chỉnh sửa trong Windows, để đảm bảo rằng nó đang hoạt động ở hiệu suất cao nhất.

Thành thật mà nói, bạn không cần phải chọc phá Windows nếu bạn chỉ gặp vấn đề với một tài liệu, nhưng không hại gì nếu đảm bảo rằng mọi thứ đang ở trong tình trạng tốt. Đây là một bài viết của Microsoft về sự chậm chạp trong Word và nó dành rất nhiều thời gian để tập trung vào các vấn đề Windows:

http://support.microsoft.com/kb/918793

Bạn cũng có thể muốn xem xét phần cứng của mình. Máy tính của bạn bao nhiêu tuổi?

Nó có RAM lớn không? Ổ cứng của bạn gần đầy? Ổ cứng của bạn có phải là một trong những ổ SSD mới hơn không?

Nếu phần cứng của bạn được phát hiện là mong muốn và bạn không đủ khả năng để nâng cấp nó, bạn có thể muốn xem xét việc chia nhỏ tài liệu của mình thành nhiều tài liệu nhỏ hơn — có thể là 4 hoặc 5 tài liệu có độ dài tương đương. Sau đó, bạn có thể làm việc với từng tài liệu riêng lẻ và “tập hợp chúng lại với nhau” vào thời điểm sau, nếu bạn cần.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (5138) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.