Nhúng Phông chữ vào Tài liệu (Microsoft Word)

Phông chữ bạn sử dụng trong tài liệu xác định chính xác cách tài liệu đó xuất hiện khi được xem hoặc in. Nếu bạn đang chia sẻ tài liệu của mình với người khác, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng chúng có cùng phông chữ bạn đã sử dụng trong tài liệu. Nếu không, thì họ có thể không đọc được thông tin bạn gửi.

Tại sao thế này? Nếu bạn sử dụng một phông chữ cụ thể trong một tài liệu, sau đó gửi tài liệu đó cho người khác không có phông chữ đó trên hệ thống của họ, Word sẽ cố gắng tìm ra phông chữ mà nó có thể sử dụng thay thế cho phông chữ bạn đã sử dụng. Trong một số trường hợp, kết quả là một mớ hỗn độn không thể đọc được với các ký hiệu được thay thế cho các ký tự và ngược lại. Ngay cả khi phông chữ được thay thế dẫn đến một tài liệu có thể đọc được, thì định dạng chính xác của bạn có thể không còn áp dụng vì Word sử dụng độ rộng ký tự và kích thước của phông chữ được thay thế, không phải là phông chữ gốc. Do đó, văn bản sẽ chảy khác nhau trên hệ thống đích và các dòng hoặc trang sẽ không bị ngắt ở cùng một vị trí như dự định ban đầu.

Word cung cấp một giải pháp tiềm năng cho mớ hỗn độn này: bạn có thể nhúng phông chữ vào tài liệu. Word cho phép bạn nhúng phông chữ vào tài liệu của mình, với một số lưu ý. Trước hết, phông chữ phải là phông chữ TrueType và thứ hai, chúng phải có sẵn để nhúng. Tìm hiểu xem phông chữ có phải là TrueType hay không là đủ dễ dàng — bạn có thể xem thư mục Phông chữ của Windows để tìm ra điều đó hoặc bạn có thể đơn giản tìm kiếm câu chuyện TT bên cạnh tên phông chữ trong danh sách thả xuống Phông chữ của Word.

Tìm hiểu xem một phông chữ có thể nhúng được hay không là một vấn đề khác. Khi một phông chữ được tạo bởi nhà thiết kế, nó có thể được đặt thành một trong bốn cấp độ tương thích nhúng:

Có thể nhúng hoàn toàn. * Chúng sẽ được nhúng vào tài liệu và tự cài đặt trên hệ thống đích nếu chúng chưa tồn tại ở đó.

Có thể chỉnh sửa nhúng. * Tài liệu có thể chỉnh sửa trong phông chữ nhúng, nhưng sẽ không cài đặt vĩnh viễn trên hệ thống đích.

Chỉ In và Xem trước. * Tài liệu sẽ in với phông chữ chính xác trên hệ thống đích, nhưng không thể chỉnh sửa và phông chữ sẽ không cài đặt.

Không thể nhúng. * Phông chữ vẫn nằm trên hệ thống gốc và không thể được nhúng vào tài liệu.

Word tôn trọng mong muốn của nhà thiết kế phông chữ, theo các cài đặt có thể hiển thị ở đây. Nếu một nhà thiết kế đánh dấu một phông chữ là “không thể nhúng”, thì bạn không thể nhúng nó vào tài liệu. Chính xác hơn, bạn có thể hướng dẫn Word nhúng phông chữ TrueType, nhưng Word bỏ qua hướng dẫn của bạn khi nói đến phông chữ được đánh dấu là không thể nhúng.

Vì vậy, làm thế nào để bạn biết nếu một phông chữ có thể nhúng được? Nếu bạn đang sử dụng Windows 7 hoặc Windows 8, bạn có thể bấm chuột phải vào tệp phông chữ, chọn Thuộc tính, sau đó hiển thị tab Chi tiết của hộp thoại. Bạn có thể tìm thấy trên tab đó một trường Khả năng nhúng cho biết cách (và nếu) phông chữ có thể được nhúng.

Nếu bạn đang sử dụng Windows XP, không có cách nào để hiển thị thông tin mà không có một công cụ đặc biệt sẽ đọc phông chữ, hãy kiểm tra hướng dẫn của nhà thiết kế về vấn đề này và sau đó thông báo cho bạn về chúng. Một công cụ như vậy có sẵn miễn phí từ Microsoft; bạn có thể tải về từ địa chỉ sau:

Công cụ cập nhật Windows để nó hiển thị nhiều thông tin hơn khi bạn nhấp chuột phải vào tệp phông chữ và chọn Thuộc tính. Một trong các tab được hiển thị trong hộp thoại kết quả chứa thông tin về cách có thể nhúng phông chữ vào tài liệu Word.

Nếu một phông chữ không thể nhúng được, thì bạn phải đối mặt với một quyết định: có sử dụng phông chữ đó hay không. Nếu bạn sử dụng nó, thì tài liệu sẽ chỉ hiển thị đúng trên các hệ thống mà phông chữ thực sự được cài đặt. Nếu bạn không sử dụng nó, thì bạn sẽ cần tìm một phông chữ khác đáp ứng nhu cầu thiết kế và chia sẻ của bạn.

Khi bạn biết rằng một phông chữ có thể được nhúng vào tài liệu, bạn cần hướng dẫn Word thực hiện việc nhúng thực tế. Bạn thực hiện theo các bước sau:

Bạn nên biết rằng khi bạn nhúng một phông chữ, kích thước tài liệu của bạn có thể tăng lên đáng kể. Nếu bạn không chọn hộp kiểm ở bước 4, thì Word sẽ nhúng toàn bộ phông chữ. Trong cả hai trường hợp (phông chữ đầy đủ hoặc chỉ ký tự), kích thước tài liệu của bạn sẽ tăng lên theo kích thước phông chữ được nhúng, cộng với một số chi phí theo yêu cầu của Word.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (6073) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010 và 2013.

Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: