Rohan làm việc cho một công ty đang sử dụng phương pháp viết thư mới liên quan đến danh sách khoảng một trăm từ ‘phức tạp’ không bao giờ được sử dụng khi viết. Anh ta đang tìm cách tốt nhất để được cảnh báo nếu bất kỳ từ nào trong danh sách được sử dụng trong một tài liệu.

Có một số cách để thực hiện điều này và lựa chọn tốt nhất sẽ phụ thuộc vào cách thức thực hiện công việc trong văn phòng của bạn, cùng với sở thích cá nhân. Ví dụ, một cách đơn giản để xử lý các từ là thêm chúng vào cái mà Word gọi là từ điển “loại trừ” của bạn. Về cơ bản, đây là một cách sửa đổi các tệp được sử dụng bởi trình kiểm tra chính tả để một từ cụ thể luôn bị đánh dấu là viết sai chính tả. Nếu bạn thêm hàng trăm từ vào danh sách loại trừ, thì chúng sẽ luôn bị đánh dấu là viết sai chính tả. Cách bạn thêm từ vào từ điển loại trừ đã được đề cập trong các vấn đề khác của _WordTips _. Bạn có thể tìm thông tin tại đây:









Thông tin tương tự cũng có tại http: – word.mvps.org [Word MVP site] `, tại đây:








https://wordmvp.com/FAQs/General/ExcludeWordFromDic.htm








Một cách khác bạn có thể tiếp cận danh sách của mình là tạo các mục nhập Tự động sửa cho mỗi từ. Khi một trong các từ được nhập, bạn có thể tự động thay thế nó bằng một phiên bản của từ ở một định dạng đáng chú ý nào đó sẽ thu hút sự chú ý đến thực tế là từ đó đã được sử dụng. Nếu muốn, bạn cũng có thể chỉ cần thay thế từ đó bằng khoảng trắng, điều này có nghĩa là từ vi phạm sẽ tự động bị “xóa” bất cứ khi nào nó được nhập.






Ngoài ra còn có các phương pháp tiếp cận vĩ mô mà bạn có thể sử dụng. Về cơ bản, những điều này sẽ hữu ích khi chạy ở nhiều điểm khác nhau trong quá trình phát triển tài liệu. Macro có thể làm bất cứ điều gì bạn quyết định nó sẽ làm. Ví dụ: nó có thể chỉ cần thu thập các từ vi phạm được tìm thấy trong tài liệu và thông báo cho bạn rằng chúng đã được tìm thấy mà không thực sự thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Macro sau sẽ làm điều đó.








Sub DoNotUseList()

Dim Word As Range     Dim ForbiddenWords(2) As String     Dim ForbiddenWord As Variant     Dim BadList As String

' Populate array with forbidden words     ' Remember to modify the size of the array above     ForbiddenWords(0) = "cat"

ForbiddenWords(1) = "dog"

ForbiddenWords(2) = "mouse"



BadList = "The following forbidden words have been identified:"

For Each Word In ActiveDocument.Words         For Each ForbiddenWord In ForbiddenWords             If LCase(Trim(Word.Text)) = ForbiddenWord Then                 BadList = BadList & vbCrLf & ForbiddenWord             End If         Next     Next

MsgBox BadList, vbOKOnly, "Forbidden Words"

End Sub








Để thay đổi các từ nằm trong danh sách cấm, chỉ cần thay đổi kích thước và nội dung của mảng Forbidden AdWords. Bạn nên đảm bảo rằng không có chữ cái viết hoa và không có cụm từ nào trong nội dung mảng. Khi bạn chạy macro, mỗi từ trong tài liệu được kiểm tra so với từng từ bị cấm và bạn sẽ được thông báo ở cuối nếu có bất kỳ từ nào được tìm thấy.






Các cách dựa trên macro tương tự khác để xử lý loại vấn đề này đã được trình bày trong các số báo khác của __WordTips _: _
















_Lưu ý: _






Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.






WordTipsMacros [Bấm vào đây để mở trang đặc biệt đó trong tab trình duyệt mới] `.






WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.






(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (11329) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: