Christina có số phiên bản trên trang tiêu đề của tài liệu và cô ấy cập nhật nó theo cách thủ công. Cô ấy sử dụng một trường ở chân trang của tài liệu để tham chiếu số phiên bản này. Khi cô ấy cập nhật số phiên bản trên trang tiêu đề, nó không cập nhật trên chân trang, ngay cả khi cô ấy nhấn Ctrl + A rồi nhấn F9. Christina tự hỏi tại sao trường không cập nhật.

Lý do mà điều này không hoạt động là vì Word sử dụng khái niệm “lớp” hoặc “câu chuyện” trong việc ghép một tài liệu lại với nhau. Văn bản tài liệu chính của bạn nằm trên một lớp và các phần tử khác nằm trên các lớp khác nhau, chẳng hạn như lớp đồ họa hoặc lớp đầu trang / chân trang. Khi bạn đang ở trong tài liệu chính, bạn nhấn Ctrl + A, bạn đang chọn tất cả văn bản trong lớp tài liệu chính và hành động tiếp theo (nhấn F9) chỉ ảnh hưởng đến những gì bạn đã chọn. Nếu bạn muốn ảnh hưởng đến các trường trong đầu trang hoặc chân trang, bạn cần đặt điểm chèn bên trong đầu trang hoặc chân trang rồi sử dụng Ctrl + A.

Tuy nhiên, có nhiều cách dễ dàng hơn. Một cách dễ dàng là sử dụng macro để cập nhật tất cả các trường, bất kể chúng nằm ở đâu. Cách bạn thực hiện việc này đã được đề cập trong các vấn đề khác của WordTips, nhưng đây là một macro khá đơn giản sẽ thực hiện việc cập nhật:

Sub UpdateAllFields1()

Dim doc As Document     Dim sRange As Range     Dim sField As Field

Set doc = ActiveDocument     For Each sRange In doc.StoryRanges         For Each sField In sRange.Fields a           sField.Update a       Next sField a   Next sRange End Sub

Macro bước qua tất cả các phạm vi câu chuyện đã xác định (lớp) trong tài liệu và sau đó bước qua từng trường trong mỗi phạm vi đó. Kết quả là tất cả các trường đều được cập nhật.

Một cách đơn giản, hiệu quả khác được trình bày tại đây:

Sub UpdateAllFields2()

ActiveDocument.PrintPreview     ActiveDocument.ClosePrintPreview End Sub

Lưu ý rằng macro này chỉ hiển thị Xem trước khi in cho tài liệu hiện tại và sau đó đóng Xem trước khi in. Điều này dẫn đến việc các trường trong tài liệu được cập nhật — bất kể vị trí — vì Word tự động cập nhật các trường bất cứ khi nào bạn in hoặc sử dụng Xem trước khi in.

Một cách tiếp cận khác là thay đổi cách bạn đang sử dụng các trường của mình. Nếu trường không cập nhật, thì có thể bạn đang sử dụng trường REF ở chân trang để tham chiếu số phiên bản được đánh dấu trên trang tiêu đề.

Thay vào đó, hãy xóa dấu trang và áp dụng một kiểu duy nhất cho số phiên bản. (Kiểu chỉ nên được sử dụng cho số phiên bản.) Sau đó, bạn có thể sử dụng trường STYLEREF ở chân trang và số phiên bản của bạn được sao chép ở đó. Lợi ích của phương pháp này là các trường STYLEREF, vì một số lý do kỳ lạ, được cập nhật động bất cứ khi nào thông tin nguồn (số phiên bản của bạn) thay đổi.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.