Sheldon viết thông số kỹ thuật xây dựng kiến ​​trúc. Anh ta có một tập hợp vài trăm tệp chính mà anh ta sửa đổi cho mỗi dự án xây dựng. Anh ta chèn các trường trong mỗi tệp liên kết đến một tệp riêng biệt và trích xuất thông tin chung, chẳng hạn như tên dự án, số dự án, ngày phát hành, v.v. Mỗi thư mục dự án có một trong các tệp nguồn này.

Khi Sheldon in một tài liệu, tất cả các trường và liên kết được sử dụng để cập nhật tự động như chúng cần. Tuy nhiên, gần đây, điều này đã ngừng hoạt động; bây giờ anh ta phải cập nhật thủ công các trường trước khi in. Các tùy chọn Word không thay đổi và vẫn bao gồm “Cập nhật trường trước khi in”, “Cập nhật dữ liệu được liên kết trước khi in” và “Cập nhật liên kết tự động khi mở”. Sheldon tự hỏi làm thế nào anh ta có thể làm cho cập nhật tự động hoạt động trở lại.

Như Sheldon giả định, cập nhật tự động sẽ hoạt động, đặc biệt nếu bạn đã cấu hình Word như Sheldon. Tuy nhiên, đây có thể là một vấn đề đặc biệt khó chịu để theo dõi. Rất có thể đó là do một số tài liệu bị hỏng một phần hoặc toàn bộ. Mặc dù điều đó đủ dễ dàng để theo dõi nếu bạn đang làm việc với một tệp tài liệu duy nhất, nó phức tạp hơn nhiều nếu bạn đang làm việc với hàng trăm tệp.

Trước tiên, hãy cố gắng xác định xem tất cả các trường không tự động cập nhật.

Nói cách khác, nếu bạn có 30 trường trong tài liệu của mình lấy thông tin từ các tệp khác (có lẽ là với trường INCLUDEFILE), thì hãy kiểm tra xem tất cả 30 trường đó chưa được cập nhật. Nếu không, thì có khả năng là vấn đề xảy ra với tài liệu chứa các trường. Nếu chỉ một số trong số chúng không được cập nhật, thì vấn đề có thể xảy ra là tệp đang được tham chiếu bởi các trường không được cập nhật.

Bạn cũng sẽ muốn kiểm tra xem vấn đề có phải là với tất cả các tài liệu của bạn hay không. Tạo một tài liệu mới, trống và tạo trong đó một số trường INCLUDEFILE tham chiếu đến các tệp khác. Kiểm tra xem nó có cập nhật tự động không. Nếu đúng như vậy, thì bạn có một chỉ báo rõ ràng rằng sự cố không phải với Word mà là với tệp tài liệu khác của bạn.

Khi bạn đã thu hẹp được vấn đề là với tài liệu chứa các trường hay tài liệu được các trường tham chiếu, bạn có thể bắt đầu kiểm tra các tài liệu có vấn đề. Đối với những tài liệu đó, hãy thực hiện quy trình chuẩn để xử lý tài liệu bị hỏng. (Sao chép mọi thứ ngoại trừ dấu đoạn cuối cùng vào một tài liệu mới, trống. Sử dụng tài liệu mới thay vì tài liệu cũ có thể bị hỏng.)

Hy vọng rằng những quy trình này sẽ giúp bạn thu hẹp vấn đề và có lẽ là loại bỏ nó.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13237) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.