Peter đã tạo một dấu trang trong tài liệu của mình. Sử dụng một trường, anh ta tham chiếu chéo số trang của dấu trang đó trong phần chú thích. Vấn đề là khi Peter thêm thông tin vào tài liệu, trường (và do đó, tham chiếu chéo số trang) không cập nhật. Anh ấy tự hỏi tại sao điều này lại xảy ra.

Điều này xảy ra vì Word không tự động cập nhật các trường khi bạn nhập. Trên thực tế, Word có vẻ khá khó khăn trong cách chọn cập nhật các trường. Chúng được cập nhật khi bạn mở tài liệu lần đầu tiên và chúng được cập nhật nếu bạn in tài liệu. Giữa hai sự kiện đó, bạn có thể cập nhật các trường theo cách thủ công, nhưng cách bạn thực hiện nó tùy thuộc vào lớp nào của trường đó trong tài liệu của bạn.

Vì vậy, ví dụ, nếu Peter chọn toàn bộ tài liệu và nhấn phím tắt để cập nhật các trường (F9), điều đó vẫn sẽ không cập nhật các trường trong phần chú thích. Điều này là do chú thích cuối trang được chứa trên một lớp khác với văn bản nội dung chính.

Trên thực tế, Word có rất nhiều lớp khác nhau trong một tài liệu và các trường có thể nằm trong bất kỳ lớp nào trong số chúng. Bạn có thể cập nhật các trường trên nhiều lớp đó bằng cách sử dụng một thủ thuật cũ — nhấn Ctrl + P để hiển thị cài đặt In. Bạn sẽ không thực sự in; bạn chỉ muốn hiển thị bản xem trước của những gì sẽ được in. Sau đó, bạn có thể ngay lập tức nhấn Esc để quay lại tài liệu của mình và bạn có thể lưu ý rằng các trường của bạn đã được cập nhật.

Nếu thủ thuật xem trước bản in này không cập nhật các trường của bạn, có thể bạn đã tắt tính năng đó trong Word. Bạn có thể kiểm tra điều đó bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Ở bên trái của hộp thoại, nhấp vào Hiển thị. (Xem Hình 1.)

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm Cập nhật Trường Trước khi In được chọn.

  4. Nhấp vào Nâng cao ở phía bên trái của hộp thoại.

  5. Cuộn xuống cho đến khi bạn nhìn thấy phần In. (Xem Hình 2.)

  6. Đảm bảo rằng hộp kiểm Cho phép Trường Chứa các Thay đổi Đã Theo dõi để Cập nhật Trước khi In được chọn.

  7. Bấm OK để lưu các thay đổi của bạn.

Nếu bạn muốn đảm bảo rằng tất cả các trường trong tài liệu của mình đều được cập nhật, bạn sẽ cần sử dụng macro chuyển qua tất cả các lớp trong tài liệu của mình và nếu một lớp chứa các trường, hãy cập nhật các trường đó.

Điều này đã được thảo luận trong WordTips khác. Hai điều sau đây rất hữu ích trong vấn đề này:

//T12344 //T13475

Bạn sẽ lưu ý rằng những mẹo này chứa macro có thể được sử dụng để cập nhật tất cả các trường trong tài liệu. Tôi sẽ không nhắc lại những điều đó ở đây, nhưng chúng có thể được sử dụng cho nhu cầu của Peter.

Nếu bạn muốn hiểu sâu về các loại trường khác nhau, nơi các trường đó có thể xuất hiện, khi chúng được cập nhật, v.v., bạn không thể đánh bại cuộc thảo luận trên trang này:

https://www.thedoctools.com/word-macros-tips/word-tips/updating-fields-in-word-how-it-works/

Bạn cũng có thể tìm thấy một macro được tham chiếu trên trang đó sẽ cập nhật tất cả các trường trong tài liệu ở bất kỳ nơi nào chúng có thể đang ẩn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13709) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.