Hilary lưu ý rằng hầu hết các tài liệu mà công ty họ sử dụng đều được tiêu chuẩn hóa trên phông chữ Times Roman. Tuy nhiên, thỉnh thoảng ai đó sẽ chỉnh sửa tài liệu và áp dụng phông chữ khác cho một số văn bản trong đó. Cô ấy muốn dễ dàng tìm thấy những “dị thường về định dạng”. Hilary tự hỏi liệu có cách nào để tìm kiếm tài liệu cho văn bản không sử dụng một phông chữ cụ thể.

Có một số cách mà bạn có thể thực hiện để tìm ra thứ mình cần và có khả năng là khắc phục sự cố. Trước tiên, bạn có thể sử dụng Tìm và Thay thế theo cách sau:

  1. Nhấn Ctrl + F. Word hiển thị tab Tìm của hộp thoại Tìm và Thay thế. (Nếu bạn đang sử dụng Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, bạn cần hiển thị tab Trang đầu của dải băng, nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên phải của công cụ Tìm, sau đó chọn Tìm nâng cao.)

  2. Bấm vào nút More, nếu nó có sẵn.

  3. Đảm bảo hộp Tìm gì trống.

  4. Bấm Định dạng và sau đó chọn Phông chữ. Word hiển thị hộp thoại Tìm Phông chữ. (Xem Hình 1.)

  5. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để chỉ định rằng bạn muốn tìm phông chữ Times Roman mà bạn đang sử dụng. (Chỉ cần chọn phông chữ. Bạn không phải chỉ định bất kỳ cài đặt nào khác trừ khi bạn muốn.)

  6. Nhấp vào OK. Thông số kỹ thuật phông chữ bạn đang tìm kiếm xuất hiện ngay bên dưới hộp Tìm gì.

  7. Bấm Đánh dấu Đọc và chọn Đánh dấu Tất cả. Word đánh dấu trong tài liệu tất cả các trường hợp của từ phù hợp với phông chữ bạn đã chọn.

  8. Nhấn Esc.

Tại thời điểm này, tất cả các bản sao của Times Roman trong tài liệu của bạn đều được đánh dấu. Bạn có thể dễ dàng cuộn qua tài liệu để xem những gì không được đánh dấu — đây là những “điểm bất thường” mà bạn đang tìm kiếm.

Bạn cũng có thể sử dụng Tìm và Thay thế để áp dụng một số định dạng nổi bật cho văn bản không có phông chữ Times Roman. Chỉ cần tìm ra một số định dạng mà bạn không sử dụng trong tài liệu, chẳng hạn như gạch chân kép hoặc văn bản màu đỏ. Chọn toàn bộ tài liệu (Ctrl + A) và áp dụng định dạng đó cho toàn bộ tài liệu. Sau đó, sử dụng Tìm và Thay thế để tìm tất cả các bản sao cho Times Roman (xem các bước ở trên) và thay thế nó bằng Times Roman mà không có định dạng nổi bật mà bạn đã áp dụng trước đó. Những gì bạn nhận được cuối cùng chỉ là văn bản không phải là định dạng Times Roman với định dạng nổi bật.

Nếu muốn, bạn có thể sử dụng macro để sửa đổi phông chữ được sử dụng trong tài liệu. Sau đây là một macro nhỏ ngắn để xem xét phông chữ được sử dụng cho mỗi từ trong tài liệu của bạn:

Sub FixFormatAnomalies()

Dim aWord

For Each aWord In ActiveDocument.Words         If aWord.Font.Name <> "Times Roman" Then             aWord.Font.Name = "Times Roman"

End If     Next aWord End Sub

Nếu phông chữ được sử dụng cho một từ không khớp với những gì bạn muốn, thì quy trình sẽ thay đổi phông chữ. Điều duy nhất bạn cần làm để macro hoạt động trong trường hợp của bạn là thay đổi tên phông chữ mong muốn trên hai dòng.

(Bạn sẽ muốn sử dụng tên phông chữ chính xác như nó xuất hiện trong danh sách các phông chữ có thể sử dụng được trong Word. Đặc biệt chú ý đến cách viết hoa.)

Một cách tiếp cận khác là chỉ cần kiểm tra từng ký tự trong tài liệu và đánh dấu ký tự nếu nó không sử dụng phông chữ mong muốn của bạn. Macro sau đánh dấu các ký tự vi phạm bằng màu vàng:

Sub HighlightOtherFonts()

Dim iCounter As Integer     Dim sFontName As String     Dim sPrompt As String     Dim sTitle As String     Dim sDefault As String     Dim c As Range

' Gets the name of the font as typed by the user     sPrompt = "Type the name of the font that is OK to "

sPrompt = sPrompt & "have in the document."

sTitle = "Acceptable Font Name"

sDefault = ActiveDocument.Styles(wdStyleNormal).Font.Name     sFontName = InputBox(sPrompt, sTitle, sDefault)



' Verifies that the name of the font is valid     For Each sFont In Application.FontNames         If UCase(sFontName) = UCase(sFont) Then             ' Changes the user-typed name of the font to             ' the version recognized by the application             ' Example: 'times new roman' (user-typed) is             ' changed to 'Times New Roman' (application version)

sFontName = sFont             Exit For         Else             ' Terminates the loop if the name of the font is invalid             iCounter = iCounter + 1             If iCounter = FontNames.Count Then                 sPrompt = "The font name as typed does not match "

sPrompt = sPrompt & "any fonts available to the "

sPrompt = sPrompt & "application."

sTitle = "Font Name Not Found"

MsgBox sPrompt, vbOKOnly, sTitle                 Exit Sub             End If         End If     Next sFont

' Checks each character in the document, highlighting     ' if the character's font doesn't match the OK font     For Each c In ActiveDocument.Characters         If c.Font.Name <> sFontName Then             ' Highlight the selected range of text in yellow             c.FormattedText.HighlightColorIndex = wdYellow         End If     Next c End Sub

Một trong những tính năng thú vị của macro này là nó nhắc bạn về phông chữ mà bạn thấy có thể chấp nhận được. Sau đó, nó sẽ kiểm tra để đảm bảo rằng những gì bạn nhập khớp với một trong các phông chữ có sẵn trong hệ thống. Vì macro kiểm tra từng ký tự trong tài liệu riêng lẻ, bạn có thể cần phải kiên nhẫn khi nó đang chạy. Tài liệu càng dài, macro càng mất nhiều thời gian để hoàn thành công việc của nó.

Nếu bạn chỉ muốn tìm lần thay đổi phông chữ tiếp theo, thì macro rất ngắn sau đây khá hữu ích:

Sub FindDifferentFont()

Selection.SelectCurrentFont   Selection.Collapse wdCollapseEnd End sub

Phương thức SelectCurrentFont mở rộng lựa chọn hiện tại cho đến khi có sự thay đổi về phông chữ (kiểu chữ) hoặc kích thước phông chữ. Vì vậy, nếu bạn bắt đầu ở đầu tài liệu và chạy macro (có lẽ bạn có thể gán nó cho một phím tắt), thì điểm chèn sẽ được chuyển đến nơi kết thúc phông chữ hiện tại và một phông chữ mới bắt đầu.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (11070) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: