Jens có một tài liệu sử dụng phông chữ Tahoma, đây là phông chữ mặc định của công ty anh ấy. Khi anh ta cố gắng sao chép văn bản từ tài liệu này sang một tài liệu khác cũng sử dụng Tahoma trong toàn bộ tài liệu, phông chữ của văn bản được dán sẽ thay đổi thành Times New Roman. Jens tự hỏi tại sao điều này xảy ra và làm thế nào anh ta có thể sửa chữa nó.

Điều này gần như chắc chắn liên quan đến cách Word làm việc với các kiểu. Bạn có thể kiểm tra điều này bằng cách mở cả hai tài liệu trên màn hình cùng một lúc. Để giải thích cách thức hoạt động của điều này, tôi sẽ đề cập đến tài liệu mà bạn muốn sao chép làm tài liệu nguồn và tài liệu mà bạn muốn dán làm tài liệu đích.

Trước tiên, chúng ta hãy xem tài liệu nguồn. Bạn muốn làm theo các bước sau:

  1. Chọn đoạn văn bạn định sao chép. (Chỉ cần nhấp đúp chuột vào đoạn văn; bạn sẽ chọn nó.)

  2. Hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  3. Nhấp vào biểu tượng nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Kiểu. Word hiển thị ngăn tác vụ Kiểu.

  4. Một trong những kiểu trong ngăn tác vụ phải có hộp màu xanh lam xung quanh nó.

Đây là kiểu được áp dụng cho đoạn văn đã chọn ở bước 1. Rất có thể đó là kiểu Thông thường hoặc một trong các kiểu Word dựng sẵn khác.

  1. Di con trỏ chuột qua kiểu bạn đã thấy ở bước 4 (kiểu có hộp màu xanh lam). Sau một lúc, Word sẽ hiển thị một hộp hiển thị tóm tắt định dạng cho kiểu. (Xem Hình 1.)

Bạn sẽ muốn ghi lại hai điều: tên của kiểu (chẳng hạn như Bình thường) và tên của phông chữ được sử dụng bởi kiểu đó (chẳng hạn như Tahoma).

Bây giờ bạn cần xem qua tài liệu đích, nhưng bạn cần làm theo các bước hơi khác một chút:

  1. Hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  2. Nhấp vào biểu tượng nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Kiểu. Word hiển thị ngăn tác vụ Kiểu.

  3. Trong danh sách các kiểu trong ngăn tác vụ, hãy tìm kiểu có cùng tên với kiểu bạn đã ghi nhanh từ tài liệu nguồn, chẳng hạn như Bình thường. Đừng nhấp vào nó mà hãy di con trỏ chuột qua tên kiểu. Bạn sẽ thấy cùng một loại hộp tóm tắt mà bạn đã hiển thị với tài liệu nguồn.

Trong trường hợp của Jens, tôi sẵn sàng đặt cược đô la vào những chiếc bánh rán mà hộp tóm tắt trong tài liệu đích hiển thị rằng phông chữ là Times New Roman. Tại sao điều này lại quan trọng? Chà, khi bạn sao chép một đoạn từ tài liệu nguồn và dán vào tài liệu đích, nếu tài liệu đích có kiểu có cùng tên với kiểu được sử dụng bởi đoạn đang được dán, thì đoạn đó sẽ thông qua các cài đặt được kiểu sử dụng trong tài liệu đích. Do đó, nếu bạn đang sao chép một đoạn văn được định dạng với kiểu Chuẩn, khi bạn dán đoạn văn đó vào tài liệu đích, đoạn văn đó sẽ sử dụng bất cứ thứ gì được định nghĩa cho kiểu Chuẩn trong tài liệu đích.

Câu hỏi tự nhiên lúc này là tại sao tài liệu đích lại hiển thị văn bản trong Tahoma. Lưu ý rằng khi bạn làm theo các bước được nêu trước đó, phông chữ được hiển thị trong hộp tóm tắt định nghĩa kiểu không nhất thiết phải khớp với phông chữ được sử dụng cho đoạn văn đã chọn. Giả sử rằng trong tài liệu đích, tất cả các đoạn văn đều sử dụng kiểu Bình thường. Ngay cả khi định nghĩa kiểu sử dụng Times New Roman, có thể ai đó đã chọn tất cả văn bản trong tài liệu và thay đổi rõ ràng phông chữ thành Tahoma bằng cách sử dụng các công cụ trên tab Trang chủ của dải băng. Tuy nhiên, điều này không thay đổi phông chữ được xác định trong kiểu cơ bản (Bình thường) và đó là phông chữ cơ bản đang được sử dụng khi đoạn văn đang được dán.

Giải pháp ngắn hạn có thể là sửa đổi cách bạn dán văn bản của mình vào tài liệu đích. Thay vì chỉ cần nhấn Ctrl + V, hãy sử dụng Paste Special để chỉ dán văn bản. Điều này buộc văn bản được dán phải áp dụng định dạng được sử dụng tại điểm đặt điểm chèn.

Giải pháp lâu dài hơn là sửa đổi định nghĩa kiểu trong tài liệu đích. Ví dụ: nếu kiểu bạn đang làm việc là kiểu Bình thường (như đã thảo luận), thì bạn sẽ muốn thay đổi định dạng được liên kết với kiểu đó để nó sử dụng phông chữ Tahoma thay vì Times New Roman. Sau đó, dán của bạn sẽ hoạt động như mong đợi.

Tất nhiên, có thể trong trường hợp của Jens, văn bản trong tài liệu đích sử dụng một kiểu khác, chẳng hạn như Body và kiểu Body được xác định để sử dụng kiểu Tahoma. Nếu bạn sao chép một đoạn văn từ tài liệu nguồn sử dụng kiểu Chuẩn và dán vào tài liệu đích, thì đoạn văn đó sẽ không tự động sử dụng kiểu Nội dung như phần còn lại của tài liệu. Thay vào đó, nó giữ kiểu Bình thường nhưng sử dụng cài đặt kiểu cho kiểu Bình thường như chúng tồn tại trong tài liệu đích. Trong trường hợp này, sẽ là một nhiệm vụ đơn giản để áp dụng kiểu Body cho đoạn văn bạn vừa dán, do đó thay đổi giao diện của văn bản.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (4634) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.