Chrys liên tục làm việc trên các tài liệu đa ngôn ngữ khổng lồ. Khi mở một tài liệu, anh ấy thường thấy cảnh báo rằng có “Quá nhiều lỗi chính tả hoặc ngữ pháp để tiếp tục hiển thị chúng.” Đây là một điều đáng lo ngại; anh ta không muốn kiểm tra chính tả thủ công (mà cảnh báo cho biết anh ta có thể làm). Chrys muốn bằng cách nào đó hướng dẫn Word rằng anh ấy muốn nó hiển thị tất cả các lỗi, ngay cả khi có nhiều lỗi trong số đó.

Một phần lý do tại sao có rất nhiều lỗi chính tả trong tài liệu của bạn là vì Word đang cho rằng văn xuôi của bạn là tiếng Anh trong khi thực tế, bạn đang sử dụng nhiều ngôn ngữ. Bạn có thể giảm số lỗi chính tả nếu bạn định dạng văn bản của mình để sử dụng các ngôn ngữ phù hợp với văn bản đó. Nói cách khác, hãy định dạng văn bản tiếng Đức của bạn thành tiếng Đức, văn bản tiếng Pháp của bạn thành tiếng Pháp, v.v. Nếu bạn làm được điều này, thì Word sẽ biết sử dụng từ điển chính tả nào để kiểm tra.

Cách dễ nhất để làm điều này là tạo kiểu ký tự cho từng ngôn ngữ của bạn. Ví dụ: giả sử bạn muốn tạo một kiểu ký tự để sử dụng với văn bản tiếng Đức của mình. Bạn làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  2. Nhấp vào biểu tượng nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Kiểu.

Word hiển thị ngăn tác vụ Kiểu.

  1. Bấm vào nút Kiểu mới ở góc dưới bên trái của ngăn tác vụ. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tạo Kiểu Mới từ Định dạng.

(Xem Hình 1.)

  1. Trong hộp Tên, hãy nhập tên cho kiểu mới của bạn, chẳng hạn như GermanText.

  2. Sử dụng danh sách kéo xuống Kiểu kiểu, chọn tùy chọn Ký tự.

  3. Bấm vào Định dạng, sau đó chọn Ngôn ngữ. Word sẽ hiển thị hộp thoại Ngôn ngữ. (Xem Hình 2.)

  4. Trong danh sách các ngôn ngữ có sẵn, hãy tìm và chọn ngôn ngữ Đức bạn muốn sử dụng. (Có một số biến thể của tiếng Đức. Cái bạn chọn phải là cái mà bạn có sẵn công cụ soát lỗi trong bản sao Word của mình.)

  5. Bấm OK để đóng hộp thoại Ngôn ngữ.

  6. Nhấp vào OK một lần nữa. Kiểu GermanText mới hiện đã được tạo.

  7. Đóng ngăn tác vụ Kiểu.

Bạn có thể lặp lại các bước này cho từng ngôn ngữ bạn sử dụng trong tài liệu. Sau đó, chọn văn bản bạn muốn định dạng và áp dụng kiểu ký tự thích hợp cho ngôn ngữ đó. Khởi động lại Word và mở tài liệu để xem bạn có nhận được thông báo lỗi tương tự hay không.

Nếu bạn vẫn nhận được thông báo “quá nhiều lỗi”, thì cần phải thực hiện các cách tiếp cận khác. Thông báo sẽ không xuất hiện trừ khi có hơn 1.400 lỗi chính tả trong tài liệu. Ngưỡng này được cố định và không thể thay đổi. Mặc dù vậy, Word vẫn thực hiện kiểm tra chính tả nền để biết có bao nhiêu lỗi chính tả — nó chỉ đơn giản là không hiển thị tất cả “khi bạn nhập” nếu vượt quá ngưỡng. Bởi vì nó biết có bao nhiêu, bạn có thể sử dụng macro để hiển thị số lượng, trong trường hợp bạn tò mò.

Sub HighlightSpellingErrors()

Dim sMsg As String

sMsg = "There are " & ActiveDocument.SpellingErrors.Count     sMsg = sMsg & " spelling errors in the document."

MsgBox sMsg End Sub

Thật không may, khi Word tin rằng bạn đã vượt qua ngưỡng 1.400 lỗi, nó không chỉ hiển thị thông báo lỗi mà còn tắt hiển thị lỗi chính tả trong tài liệu. Đây là lý do tại sao, trước đó, tôi đã đề cập đến việc khởi động lại Word sau khi áp dụng các kiểu ký tự dành riêng cho ngôn ngữ trong tài liệu; khởi động lại sẽ cho phép hiển thị các lỗi chính tả.

Nếu bạn muốn tự bật chế độ hiển thị lỗi chính tả, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Ở bên trái của hộp thoại, nhấp vào Soát lỗi. (Xem Hình 3.)

  3. Ở cuối hộp thoại, hãy đảm bảo rằng hộp kiểm Ẩn Lỗi Chính tả trong Chỉ Tài liệu Này được xóa.

  4. Nhấp vào OK.

Một cách tiếp cận khác là tắt kiểm tra chính tả cho các phần nhất định trong tài liệu của bạn. Để làm điều này, bạn sử dụng các bước tương tự được mô tả trước đó trong việc tạo các kiểu dành riêng cho ngôn ngữ. Bạn sẽ tạo kiểu ký tự có ngôn ngữ được đặt thành “Không kiểm tra chính tả hoặc ngữ pháp” (bước 7), và sau đó bạn áp dụng kiểu ký tự đó cho các phần của tài liệu mà bạn không muốn kiểm tra. Ý tưởng, một lần nữa, là để có được số lỗi dưới ngưỡng 1.400. (Hãy nhớ khởi động lại Word hoặc làm theo các bước trước đó để cho phép kiểm tra xem bạn có nghĩ rằng mình đã giảm đủ số lỗi hay không.)

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng macro để đánh dấu tất cả các lỗi chính tả trong tài liệu. Cách tiếp cận này hoạt động bất kể số lỗi chính tả, nhưng nó chỉ cung cấp ảnh chụp nhanh về các lỗi tại thời điểm chạy macro. Điều này có nghĩa là nó không động; nó sẽ không cập nhật khi bạn thêm văn bản mới hoặc khi bạn loại bỏ lỗi chính tả.

Sub HighlightSpellingErrors()

Dim r As Range

' Clear existing highlighting     ActiveDocument.Range.HighlightColorIndex = wdNoHighlight

' Highlight spelling errors     For Each r In ActiveDocument.SpellingErrors         r.HighlightColorIndex = wdYellow     Next r End Sub

Sau khi chạy macro, bất kỳ điểm đánh dấu nào bạn đã áp dụng trước đó trong tài liệu của mình sẽ biến mất và tất cả các lỗi chính tả được đánh dấu bằng màu vàng.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13498) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.