Giả sử bạn muốn áp dụng một thuộc tính định dạng cụ thể cho tất cả các tiêu đề trong tài liệu của mình trong một lần áp dụng. Nếu bạn sử dụng bốn cấp tiêu đề trong tài liệu của mình và bạn muốn đặt tất cả chúng thành màu đỏ, bạn có thể sử dụng Tìm và Thay thế để lần lượt tìm kiếm tất cả các cấp tiêu đề và thay đổi chúng thành màu đỏ. Tất nhiên, điều này trở nên tẻ nhạt. Bạn có thể tăng tốc quá trình bằng cách sử dụng macro, nhưng macro sẽ còn khá lâu vì bạn vẫn cần thực hiện bốn thao tác Tìm và Thay thế riêng biệt.

Tuy nhiên, có một cách nhanh hơn: Thực hiện công việc của bạn trong dạng xem Dàn bài. Khi bạn chỉ hiển thị các cấp tiêu đề nhất định trong dạng xem Dàn bài, Tìm và Thay thế chỉ hoạt động trên các cấp tiêu đề cụ thể đó. Làm theo các bước sau:

  1. Chuyển sang chế độ xem Outline bằng cách nhấp vào nút Outline View trên thanh trạng thái.

  2. Sử dụng danh sách thả xuống Hiển thị Cấp trên tab Phác thảo của dải băng để chọn Cấp 4.

  3. Nhấn Ctrl + H để hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  4. Nếu có, hãy nhấp vào nút Thêm. (Xem Hình 1.)

  5. Trong hộp Tìm gì, nhập ^? để biểu thị rằng bạn muốn thay thế bất kỳ ký tự nào.

  6. Trong hộp Replace With, nhập ^ & để biểu thị rằng bạn muốn thay thế bất kỳ thứ gì được tìm thấy bằng bất kỳ thứ gì được tìm thấy.

  7. Với điểm chèn vẫn còn trong hộp Thay thế Bằng, bấm vào nút Định dạng và chọn Phông chữ. Word sẽ hiển thị hộp thoại Thay thế Phông chữ. (Xem Hình 2.)

  8. Sử dụng điều khiển Màu phông chữ, chọn màu đỏ bạn muốn sử dụng.

  9. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Thay thế Phông chữ.

  10. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

Kết quả của quy trình này là tất cả các tiêu đề trong tài liệu được thay đổi thành văn bản màu đỏ. Điều này hoạt động vì Tìm và Thay thế chỉ hoạt động với bất kỳ thứ gì hiển thị khi bạn đang làm việc trong dạng xem Dàn bài. Nếu bạn không sử dụng Tìm và Thay thế mà thay vào đó, chọn toàn bộ tài liệu (Ctrl + A) và thay đổi phông chữ thành màu đỏ, Word sẽ thực hiện các thay đổi trong mọi thứ bạn thấy và mọi thứ bị ẩn. Thay vào đó, việc sử dụng Tìm và Thay thế chỉ dẫn đến việc sửa đổi văn bản hiển thị.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (5969) áp dụng cho Microsoft Word 2007 và 2010. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: