Văn phòng của Greg có nhiều máy móc, tất cả đều chạy các phiên bản Word khác nhau. Một số đang chạy Word 2000, một số Word 2003, một số Word 2007 và một số khác Word 2010. Những người trong văn phòng thường xuyên phải trao đổi tài liệu để chỉnh sửa. Bất cứ khi nào Greg nhận một tài liệu được chuẩn bị bằng phiên bản Word cũ hơn và mở nó trong Word 2010, khoảng cách dòng và thậm chí cả khoảng cách phông chữ thường khác nhau, đến nỗi việc phân trang có thể hoàn toàn khác nhau trên hai phiên bản. Greg đang tự hỏi điều gì gây ra điều này và nếu có một cách chữa trị.

Có rất nhiều yếu tố quyết định cách Word kết xuất tài liệu — nhiều yếu tố đến nỗi đôi khi rất khó xác định nguyên nhân cho bất kỳ sự cố nào. Tuy nhiên, có một số điều bạn có thể kiểm tra.

Một nguyên nhân có thể là do trình điều khiển máy in được sử dụng trên các máy khác nhau. Các trình điều khiển máy in khác nhau có thể hiển thị các phông chữ khác nhau theo những cách khác nhau tinh tế, điều này có thể ảnh hưởng đến việc phân trang trong quá trình tài liệu. Kiểm tra để đảm bảo rằng hai máy có cùng phiên bản trình điều khiển máy in và cả hai đều đang sử dụng cùng một trình điều khiển máy in.

Khi trình điều khiển máy in giống nhau, bạn cần đảm bảo rằng cả hai phiên bản Word đều sử dụng trình điều khiển máy in để thực hiện bố cục của chúng. Trong Word 2010, hãy làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị tab Tệp của dải băng.

  2. Nhấp vào nút Tùy chọn. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word.

  3. Nhấp vào Nâng cao ở phía bên trái của hộp thoại.

  4. Cuộn xuống cuối các tùy chọn và sử dụng danh sách thả xuống Lay Out This Document As If Created In để chọn phiên bản Word nào nên được coi là tiêu chuẩn cho bố cục.

  5. Bấm OK.

Bây giờ, trên các máy khác trong văn phòng, hãy hiển thị các tùy chọn tương thích và đảm bảo rằng chúng được đặt giống như cách bạn đặt trong Word 2010. (Cách bạn hiển thị và thay đổi tùy chọn tương thích tùy thuộc vào phiên bản Word bạn đang sử dụng. Trong hầu hết các phiên bản thông qua Word 2003, hiển thị tab Tương thích của hộp thoại Tùy chọn. Trong Word 2007, hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word và nhấp vào Nâng cao ở phía bên trái.

Các tùy chọn tương thích nằm ở cuối các tùy chọn được hiển thị trên ) Hy vọng rằng các phiên bản in trên hai máy bây giờ sẽ gần giống hệt nhau.

Nếu điều đó vẫn không hoạt động, thì bạn có thể thử kiểm tra tài liệu qua bộ lọc RTF. Lưu tài liệu ở định dạng RTF, sau đó tải lại từ tệp RTF. Điều này có thể giúp xóa mọi đặc điểm định dạng có thể đã len lỏi vào tài liệu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (10418) áp dụng cho Microsoft Word 2007 và 2010. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: