Nếu bạn thường xuyên nhận tài liệu từ những người khác nhau, bạn có thể tự hỏi liệu có cách nào để định dạng các tài liệu để chúng trông giống nhau không. Có thể khó chịu khi làm việc với các tài liệu mà mọi người đều có ý tưởng khác nhau về những gì trông “đẹp” trên một trang in.

Phương pháp đã thử và đúng để chuẩn hóa định dạng thông tin trong tài liệu là chỉ cần sử dụng các kiểu. Nếu bạn xác định một tập hợp các kiểu bao gồm tất cả các nhu cầu định dạng của mình, thì bạn có thể lưu trữ các kiểu này trong một mẫu có thể dễ dàng áp dụng cho vô số tài liệu. Sau đó, bạn đính kèm mẫu vào tài liệu theo các bước sau:

  1. Hiển thị liên kết: / wordribbon-Displaying_the_Developer_Tab [tab Nhà phát triển] của dải băng và sau đó nhấp vào công cụ Mẫu tài liệu. Word hiển thị hộp thoại Mẫu và Phần bổ trợ. (Xem Hình 1.)

  2. Bấm vào nút Đính kèm. Word hiển thị hộp thoại Đính kèm Mẫu, trông rất giống hộp thoại Mở tiêu chuẩn.

  3. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để định vị và chọn mẫu bạn muốn đính kèm vào tài liệu của mình.

  4. Nhấp vào Mở. Hộp thoại Đính kèm Mẫu biến mất và tên của mẫu bạn đã chọn xuất hiện trong hộp Mẫu Tài liệu.

  5. Chọn hộp kiểm Tự động Cập nhật Kiểu Tài liệu để đảm bảo rằng các kiểu trong mẫu được áp dụng cho tài liệu của bạn.

  6. Nhấp vào OK.

Nếu bạn không thấy tab Nhà phát triển cần thiết cho bước 1, thì bạn cần hiển thị tab. (Cách bạn làm điều đó phụ thuộc vào phiên bản Word bạn đang sử dụng và đã được đề cập trong các vấn đề khác của ExcelTips.)

Sáu bước đơn giản này áp dụng định dạng trong mẫu cho tài liệu đang mở. Điều đó có nghĩa là gì? Có nghĩa là giao diện của bất kỳ thứ gì được định dạng với các kiểu trong tài liệu hiện tại sẽ được cập nhật để phản ánh các kiểu có cùng tên trong mẫu. Ví dụ: nếu có định dạng Văn bản nội dung trong cả tài liệu và mẫu, các định nghĩa kiểu trong mẫu sẽ ghi đè các định nghĩa đó trong tài liệu, do đó chuẩn hóa giao diện của tài liệu.

Tất nhiên, có một vài lưu ý lớn đối với điều này. Nếu tài liệu không sử dụng kiểu hoặc nếu định dạng ký tự trong tài liệu đã bị ghi đè rõ ràng (nói cách khác, người dùng đã chọn văn bản và sử dụng hộp thoại Phông chữ hoặc ruy-băng để định dạng văn bản), thì việc đính kèm mẫu vào tài liệu sẽ không có ảnh hưởng đáng kể đến văn bản. Bạn vẫn cần xem qua tài liệu và áp dụng thủ công các kiểu từ mẫu mới đính kèm.

Một thứ khác không được cập nhật khi bạn đính kèm một mẫu mới là thông tin có trong hộp thoại Thiết lập Trang. Do đó, những thứ như khổ giấy, lề, vị trí đầu trang và chân trang, và hướng sẽ không bị ảnh hưởng. Chúng cần được cập nhật thủ công trên cơ sở từng tài liệu hoặc được thực hiện toàn bộ thông qua việc sử dụng macro. Khung cho một macro như sau:

Sub MassFormatFiles     Dim JName As String

Dialogs(wdDialogFileOpen).Show     Application.ScreenUpdating = False     JName = Dir("*.doc")

While (JName > "")

Application.Documents.Open FileName:=JName

'Do formatting here

ActiveDocument.Close SaveChanges:=wdSaveChanges         JName = Dir()

Wend     Application.ScreenUpdating = True End Sub

Hãy nhớ rằng đó chỉ là một khuôn khổ. Để sử dụng macro, bạn cần thay thế nhận xét “Thực hiện định dạng ở đây” bằng các lệnh thực tế thực hiện định dạng bạn muốn thực hiện cho mỗi tệp. Bạn có thể sao chép các lệnh này từ một macro nơi bạn đã ghi lại các bước định dạng, nếu muốn.

Khi bạn chạy macro, bạn sẽ thấy một hộp thoại Mở thông thường. Tất cả những gì bạn cần làm là hiển thị thư mục có tệp bạn muốn xử lý, sau đó nhấp vào Mở. Lần lượt từng tệp được mở, được định dạng (bằng các lệnh định dạng được cung cấp của bạn) và sau đó được lưu lại.

Bạn nên hiểu rằng bất kỳ khi nào bạn cố gắng thực hiện bất kỳ “định dạng hàng loạt” nào trên các tài liệu, bạn sẽ có nguy cơ làm tài liệu lộn xộn theo một cách nào đó không lường trước được. Tại sao? Bởi vì có thể có một số khác biệt tương đối nhỏ nhưng quan trọng giữa các tài liệu bị lộn xộn một cách vụng về do bị ghi đè khi áp dụng các định dạng phổ biến. Không có định dạng tự động nào bù đắp cho việc xem qua từng trang của tài liệu theo cách thủ công để đảm bảo rằng mọi thứ đều xuất hiện như bình thường.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (7354) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010 và 2013.