Tùy thuộc vào các đặc điểm của văn bản trong tài liệu của bạn, bạn có thể nhận thấy rằng việc giải thích một đoạn văn có thể không tạo ra kết quả tốt nhất. Điều này là do khi bạn chọn căn lề một đoạn văn, Word sẽ mở rộng văn bản trên mỗi dòng bằng cách thêm khoảng cách giữa các từ và các chữ cái.

Bạn có thể cần phải điều chỉnh để có được văn bản đẹp hơn.

Có nhiều tùy chọn bạn có thể thử và bạn nên làm quen với tất cả chúng để có thể thử chúng trên văn bản của mình. Hướng dẫn đầu tiên là kiểm tra văn bản của bạn; có thể có một số điều bạn có thể làm để cho phép dòng chảy rõ ràng hơn qua một đoạn văn:

  • Hãy chắc chắn rằng bạn không có dấu cách cứng hoặc dấu gạch nối cứng không cần thiết (tìm kiếm và thay thế ^ s bằng dấu cách thông thường, ^ ~ bằng dấu gạch nối thông thường). Những điều này buộc Word phải coi các từ liền kề như một mục duy nhất, do đó buộc các điều chỉnh cuối dòng khó xử.

  • Tương tự, việc bật dấu gạch nối hoặc thực hiện dấu gạch nối thủ công trên các dòng vi phạm sẽ giảm nguy cơ ngắt dòng khó xử.

  • Chọn kích thước phông chữ phù hợp với độ dài dòng hoặc ngược lại. Phông chữ lớn cần các dòng dài hơn để duy trì khoảng cách trơn tru; phông chữ nhỏ hơn có thể có dòng ngắn hơn.

Với văn bản của bạn trong hình dạng, bạn có thể bắt đầu định dạng thực tế. Một cách tiếp cận là mở hộp thoại Phông chữ (nhấn Ctrl + D) và hiển thị tab Khoảng cách ký tự (Word 2007) hoặc nhấp vào tab Nâng cao để tìm nhóm Khoảng cách ký tự (Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn). Đặt Scale thành 95%. Nếu điều đó không cung cấp khoảng cách tốt hơn, hãy chọn 90% từ danh sách thả xuống. Những điều chỉnh này thường rất nhỏ (đặc biệt là với các kích thước phông chữ thường được sử dụng cho nội dung văn bản) nên người đọc sẽ không nhận thấy, nhưng ảnh hưởng đến dòng văn bản có thể rất ấn tượng – đặc biệt là trong các đoạn văn dài.

Tuy nhiên, có lẽ giải pháp tốt nhất là thay đổi hoàn toàn thuật toán mà Word sử dụng để căn chỉnh văn bản. Nhiều người thích thuật toán được sử dụng trong WordPerfect, vì vậy Microsoft đã thêm khả năng mô phỏng phương pháp biện minh đó — dẫn đến ít gặp phải sự cố hơn nhiều. Tùy chọn này có sẵn trong Word 2007 và Word 2010; nó đã bị xóa bắt đầu với Word 2013. Hãy làm theo các bước sau để điều chỉnh cài đặt nếu bạn đang sử dụng Word 2007:

  1. Bấm vào nút Office, sau đó bấm Tùy chọn Word. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word.

  2. Ở bên trái của hộp thoại, nhấp vào Nâng cao.

  3. Di chuyển đến cuối các tùy chọn trong hộp thoại.

  4. Nhấp vào dấu cộng ở bên trái của Tùy chọn bố cục. Word hiển thị một danh sách dài các tùy chọn tương thích mà nó có thể sử dụng. (Xem Hình 1.)

  5. Chọn tùy chọn Do Full Justification như WordPerfect 6.x for Windows.

  6. Nếu bạn muốn đặt cài đặt này làm mặc định cho hệ thống của mình, hãy nhấp vào nút Mặc định.

  7. Bấm OK để đóng hộp thoại Tùy chọn Word.

Đây là các bước nếu bạn đang sử dụng Word 2010:

  1. Bấm vào tab Tệp và sau đó chọn Tùy chọn để mở hộp thoại Tùy chọn Word.

  2. Ở bên trái của hộp thoại, nhấp vào Nâng cao.

  3. Di chuyển đến cuối các tùy chọn trong hộp thoại.

  4. Nhấp vào hình tam giác nhỏ ở bên trái của Tùy chọn Bố cục. Word hiển thị một danh sách dài các tùy chọn tương thích mà nó có thể sử dụng.

  5. Chọn tùy chọn Do Full Justification như WordPerfect 6.x for Windows.

  6. Bạn có thể đặt cài đặt này làm mặc định cho hệ thống của mình bằng cách sử dụng danh sách thả xuống Tùy chọn Tương thích Đối với, hãy bấm Tất cả Tài liệu Mới.

  7. Bấm OK để đóng hộp thoại Tùy chọn Word.

Điều này sẽ thay đổi cách xử lý biện minh, nhưng chỉ đối với tài liệu hiện tại. Nếu bạn đã nhấp vào nút Mặc định, thì thay đổi sẽ được thực hiện trong mẫu Thường, miễn là bạn chọn lưu các thay đổi đối với mẫu khi thoát khỏi Word. Với thay đổi được thực hiện trong mẫu, thì tất cả các tài liệu trong tương lai dựa trên mẫu Thường sẽ sử dụng thuật toán biện minh khác nhau. Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi tương tự trong các mẫu khác hoặc tài liệu khác, bạn sẽ cần tải chúng và thực hiện điều chỉnh. Nếu bạn có nhiều tài liệu mà bạn có thể cần thay đổi (hoặc nếu bạn thường xuyên làm việc với các tài liệu từ người khác mà bạn cần thay đổi), thì bạn có thể tạo macro sẽ sửa đổi cài đặt biện minh:

Sub ChangeJustification()

With ActiveDocument         .Compatibility(wdWPJustification) = True     End With End Sub

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8139) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: