Jane phàn nàn về việc không thể loại bỏ các phần ngắt giữa các tài liệu trộn thư. Rõ ràng Jane sử dụng Word để tạo các tài liệu trộn thư, và sau đó cần loại bỏ các ngắt phần.

Có hai cách để xử lý vấn đề này. Đầu tiên là thay đổi cách tạo tài liệu trộn thư và thứ hai là sau khi hợp nhất vào tài liệu mới.

Khi bạn tạo một tài liệu trộn thư, Word 2007 và Word 2010 cho phép bạn tạo bất kỳ tài liệu nào sau đây được thiết kế cho đầu ra in:

Form Letters . * Sử dụng định dạng này, giả định rằng mỗi lần lặp lại của quá trình trộn thư sẽ tạo ra một chữ cái riêng biệt. Dấu ngắt phần được đặt giữa mỗi chữ cái đã tạo và mỗi bản ghi dữ liệu được sử dụng để tạo một chữ cái hoàn chỉnh.

Mailing Labels . * Sử dụng định dạng này, giả định rằng mỗi lần lặp lại của quá trình trộn thư sẽ tạo ra một nhãn gửi thư. Các nhãn được đặt trong một bảng, với mỗi bản ghi dữ liệu sẽ tạo ra một trong các nhãn.

Envelopes . * Sử dụng định dạng này, giả định rằng mỗi lần lặp lại của quá trình trộn thư sẽ tạo ra một phong bì riêng biệt. Một dấu ngắt phần được đặt giữa mỗi phong bì và mỗi bản ghi dữ liệu được sử dụng để tạo một phong bì.

Catalog . * Sử dụng định dạng này, giả định rằng mỗi lần lặp lại của quá trình trộn thư sẽ tạo ra một bản ghi đầu ra riêng biệt. Bố cục của tài liệu nguồn phụ thuộc rất nhiều và không có định dạng bổ sung nào được thêm vào bởi quá trình xuất.

Những loại đầu ra tương tự này có sẵn trong Word 2013 và Word 2016, nhưng (tất nhiên) Microsoft đã thay đổi tên mà chúng được biết đến. Trong các phiên bản đó, “Thư biểu mẫu” được đổi thành “Thư”, “Nhãn gửi thư” được đổi thành “Nhãn” và “Danh mục” được đổi thành “Thư mục”. (Tùy chọn “Phong bì” là tùy chọn duy nhất giữ nguyên tên của nó.)

Nếu bạn không muốn thêm định dạng bổ sung vào đầu ra của quá trình trộn thư, chỉ cần chọn loại tài liệu Danh mục hoặc Thư mục, tùy thuộc vào phiên bản Word của bạn. Đây là kiểu hợp nhất đơn giản nhất và bạn vẫn có thể sử dụng nó để tạo hầu như bất kỳ loại tài liệu hoàn chỉnh nào bạn muốn.

Cách khác để loại bỏ các ngắt phần là tạo các Chữ cái trong Biểu mẫu (bằng cách chọn tùy chọn đó), sau đó sử dụng Tìm và Thay thế để loại bỏ các ngắt phần trong tài liệu cuối cùng. Bạn tìm kiếm a ^ b (là mã ngắt phần) và thay thế bằng ^ m (là mã ngắt trang thủ công) hoặc một số ký tự khác. Nếu bạn thay thế ngắt phần bằng “nothing” (bằng cách để trống trường Replace With), thì tài liệu kết quả giống như thể bạn đã chọn tạo tài liệu loại Catalog ngay từ đầu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (9743) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: