Sharon đang chỉnh sửa một số tài liệu cũ đã “đánh số tay”

đoạn văn. Nếu cô ấy thêm số tự động vào các đoạn văn đó, Word vẫn để nguyên các số “đánh số tay”. Cô ấy có nhiều tài liệu để xử lý, và một số trong số đó khá dài. Cô tự hỏi liệu có cách nào để tự động thoát khỏi những con số “đánh số tay”.

Có ba cách bạn có thể tiếp cận nhiệm vụ này. Một là bằng cách chỉnh sửa, một là sử dụng Tìm và Thay thế, và thứ ba là sử dụng macro.

Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật chỉnh sửa thông thường nếu các đoạn văn của bạn rất ngắn, nghĩa là mỗi đoạn không dài hơn một dòng. Tất cả những gì bạn cần làm là giữ phím Alt khi bạn sử dụng chuột để chọn các số đứng đầu và bất kỳ thứ gì sau chúng (như dấu chấm, dấu cách hoặc tab). Nhấn phím Delete, và chỉ những ký tự hàng đầu đó sẽ bị xóa.

Đối với phương pháp Tìm và Thay thế, hãy làm theo các bước sau:

  1. Nhấn Ctrl + H để hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  2. Nhấp vào nút Thêm, nếu nó hiển thị.

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện được chọn.

  4. Trong hộp Tìm gì, nhập “(^ 13) [0-9] \ {1,}. [^ 09 ^ 32]” (không có dấu ngoặc kép).

  5. Trong hộp Thay thế Bằng, nhập “\ 1” (một lần nữa, không có dấu ngoặc kép). (Xem Hình 1.)

  6. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

  7. Đóng hộp thoại Tìm và Thay thế.

Có một số điều cần lưu ý về kỹ thuật này. Đầu tiên, nó thay thế bất kỳ cách đánh số đoạn văn nào bắt đầu bằng số Ả Rập (1, 2, 3, v.v.) theo sau là dấu chấm và tab hoặc khoảng trắng. Nếu các đoạn văn “được đánh số bằng tay” của bạn không tuân theo mẫu này, thì bạn sẽ cần phải sửa đổi những gì bạn tìm kiếm trong bước 4. Ví dụ: nếu việc đánh số sử dụng chữ số hoặc chữ cái La Mã thì bạn sẽ cần phải thay đổi những gì bạn tìm kiếm cho.

Thứ hai, kỹ thuật này giả định rằng không có dấu cách hoặc tab ở đầu trước số ở đầu đoạn. Nếu có thể có, thì bạn sẽ cần thực hiện thao tác Tìm và Thay thế riêng biệt trước thao tác này để xóa tất cả các dấu cách hoặc tab ở đầu.

Nếu bạn muốn sử dụng macro để thực hiện chuyển đổi, cách dễ nhất là sử dụng lệnh WordBasic cũ chưa từng được cập nhật lên VBA. Hãy xem xét những điều sau:

Sub RemoveManualNumbers()

ActiveDocument.Range.Select     WordBasic.ToolsBulletsNumbers Replace:=0, Type:=1, Remove:=1 End Sub

Macro chọn toàn bộ tài liệu và sau đó sử dụng phương thức .ToolsBulletsNumbers để loại bỏ việc đánh số thủ công. Bạn có thể tìm hiểu thêm một chút về cách tiếp cận này tại trang http://word.mvps.org [Word MVP site] sau:

https://wordmvp.com/FAQs/Numbering/RemoveManualNumbers.htm

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (9895) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010 và 2013.