Megan đang làm việc với các kiểu trong Word và cô ấy đã thiết lập tất cả các kiểu của riêng mình. Nếu cô ấy áp dụng một kiểu đoạn văn (có tên MyBody) cho một đoạn văn trong tài liệu, sau đó cô ấy in đậm một từ trong đoạn văn đó, Word sẽ tự động thêm một kiểu trùng lặp vào danh sách kiểu của tôi, một kiểu có tên “MyBody + Bold”. Megan tự hỏi làm thế nào cô ấy có thể ngăn Word làm điều này.

Sự thật là bạn không thể giữ Word làm điều đó. Nhưng để hiểu câu trả lời đó, bạn cần hiểu thêm một chút về cách Word xử lý những kiểu bạn thấy trong ngăn tác vụ Kiểu.

Ngăn tác vụ Kiểu (được hiển thị khi bạn nhấp vào biểu tượng nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Kiểu trên tab Trang đầu của dải băng)

thường liệt kê tất cả các kiểu có sẵn để sử dụng trong tài liệu hiện tại. Bạn có thể sửa đổi các kiểu thực tế được hiển thị bằng cách nhấp vào liên kết Tùy chọn ở cuối ngăn tác vụ.

Ngoài các kiểu có sẵn, ngăn tác vụ Kiểu cũng liệt kê bất kỳ biến thể nào từ các kiểu. Do đó, nếu bạn có một đoạn văn được định dạng là MyBody, bạn chọn đoạn văn đó, sau đó bạn áp dụng rõ ràng một số định dạng (chẳng hạn như in đậm hoặc nghiêng), sau đó bạn sẽ thấy một mục mới trong ngăn tác vụ Kiểu. Mục nhập này sẽ là một cái gì đó chẳng hạn như “MyBody + Bold,”

cho biết rằng tài liệu hiện chứa ít nhất một trường hợp sai lệch này so với kiểu MyBody tiêu chuẩn.

Bạn không thể loại bỏ những mục mới này; Word cần theo dõi các thay đổi định dạng mà bạn thực hiện trong tài liệu. Tuy nhiên, bạn có thể ẩn các mục nhập bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Ở bên trái của hộp thoại, nhấp vào Nâng cao. (Xem Hình 1.)

  3. Trong phần Chỉnh sửa của các tùy chọn, hãy đảm bảo rằng hộp kiểm Giữ Theo dõi Định dạng được bỏ chọn.

  4. Bấm OK.

Bạn cũng có thể, nếu muốn, tắt hiển thị các mục nhập theo cách sau:

  1. Đảm bảo ngăn tác vụ Kiểu được hiển thị.

  2. Bấm Tùy chọn ở cuối ngăn tác vụ. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn Ngăn Kiểu. (Xem Hình 2.)

  3. Bỏ chọn tùy chọn Định dạng Phông chữ.

  4. Bấm OK.

Bất kể bạn áp dụng phương pháp nào, các biến thể vẫn ở đó — Word vẫn phải theo dõi chúng — nhưng bạn sẽ không thấy chúng trong ngăn tác vụ Kiểu.

Nếu bạn thực sự muốn loại bỏ các biến thể, cách duy nhất để làm như vậy là tạo các kiểu phản ánh cách bạn định dạng tài liệu của mình. Nói cách khác, thay vì làm cho một số văn bản in đậm hoặc nghiêng rõ ràng, bạn nên tạo các kiểu ký tự áp dụng tính năng in đậm và nghiêng cho bạn.

Sau đó, bạn có thể áp dụng các kiểu mà bạn cần định dạng cụ thể đó và Word sẽ không hiển thị bất kỳ thứ gì trong ngăn tác vụ Kiểu ngoại trừ kiểu bạn đã áp dụng.

Bây giờ bạn đã biết cách tắt hiển thị các biến thể này, hãy để tôi cầu xin rằng bạn đừng tắt nó; mà bạn cho phép Word hiển thị chúng. Tại sao? Vì sau đó bạn có thể thấy nơi định dạng của bạn có thể được “thắt chặt” và cải thiện. Nếu bạn thấy một kiểu có rất nhiều biến thể, thì bạn biết đó là nơi mà bạn có thể muốn tạo một kiểu mới và sau đó áp dụng kiểu đó trong tài liệu.

Một lý do khác để không tắt màn hình là việc nhìn thấy những gì ở đó có thể giúp bạn dọn dẹp tài liệu mà bạn nhận được từ người khác. Bạn có thể dễ dàng nhìn thấy những nơi mà người dùng đã áp dụng hướng dẫn sử dụng, định dạng rõ ràng để có được một kết quả nhất định thay vì sử dụng các kiểu được phát triển trong một mẫu công ty. Với việc bật hiển thị định dạng biến thể, bạn có thể dễ dàng áp dụng lại các kiểu chuẩn của mình theo cách sau:

  1. Trong ngăn tác vụ Kiểu, tìm định dạng biến thể mà bạn muốn thay thế bằng một kiểu đã xác định.

  2. Nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên phải của định dạng biến thể và chọn tùy chọn Chọn tất cả phiên bản X. Word chọn tất cả văn bản trong tài liệu sử dụng định dạng biến thể.

  3. Trong ngăn tác vụ Kiểu bấm vào tên của kiểu bạn muốn sử dụng cho văn bản đó.

Khi bạn thực hiện việc này, mục nhập định dạng biến thể trong ngăn tác vụ Kiểu sẽ biến mất và định dạng của bạn giờ đây nhất quán và chuẩn hóa hơn so với trước đây.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (7834) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.