Melissa có một tài liệu bắt đầu bằng một trang tiêu đề. Cô ấy muốn các trang được đánh số bắt đầu bằng 1, nhưng đó thực sự là trang thứ hai của tài liệu. (Trang tiêu đề không được tính vào số trang.) Cô ấy đã đánh số trang để bắt đầu chính xác cho trang đầu tiên của mình, nhưng chân trang của cô ấy bây giờ ghi, “Trang 1 trên 80”, “Trang 2 trên 80”, v.v. Nó chỉ nên hiển thị 79 trang, một lần nữa vì trang tiêu đề. Melissa tự hỏi làm thế nào cô ấy có thể nhận được tổng số trang, như được hiển thị trong chân trang, là chính xác.

Loại số trang mà Melissa đang làm việc thường được gọi là số trang “X trong số Y”. X đại diện cho số trang hiện tại, trong khi Y đại diện cho tổng số. Bạn thường xây dựng loại số trang này theo một trong hai cách. Đầu tiên, bạn có thể tạo số trang của riêng mình theo cách này bằng cách sử dụng mã trường. Giả sử bạn đã biết cách thêm mã trường vào tài liệu của mình, mã hoàn chỉnh sẽ trông giống như sau:

Page { PAGE } of { NUMPAGES }

Sau khi thu gọn, mã trường đầu tiên hiển thị số trang hiện tại và mã trường thứ hai hiển thị tổng số trang trong tài liệu. Điều này đưa chúng ta đến cách thứ hai để chèn số trang “X trong Y” — sử dụng các định dạng số trang được xác định trước trong Word.

Bạn chèn chúng bằng cách sử dụng công cụ Số trang, công cụ này có thể xuất hiện trên các tab dải băng khác nhau. (Đáng chú ý nhất là nó xuất hiện trên tab Chèn của ruy-băng, trong nhóm Đầu trang & Chân trang và nếu bạn đang làm việc trong đầu trang hoặc chân trang, trên tab Thiết kế của dải băng, trong nhóm Đầu trang & Chân trang.) bởi công cụ Số trang bao gồm nhóm Trang X của Y cung cấp các cách khác nhau để chèn số trang được định dạng. Khi bạn thực hiện một trong những lựa chọn này, kết quả là một trường tương tự như sau:

Page { PAGE \ Arabic \ MERGEFORMAT } of { NUMPAGES \ Arabic \ MERGEFORMAT }

Mã trường này trông dài hơn nhiều so với mã được làm thủ công được trình bày trước đó, nhưng về cơ bản nó giống nhau; nó chỉ có một số công tắc được thêm vào cho mỗi mã trường.

Bố cục trang của Melissa rất có thể bao gồm dấu ngắt phần giữa trang tiêu đề và trang thực đầu tiên của tài liệu. Giả định này có vẻ phù hợp vì Melissa chỉ ra rằng về cơ bản cô ấy có thể chặn (ẩn) số trang trên trang tiêu đề và có trang thực đầu tiên bắt đầu bằng trang 1. Vấn đề là các mã trường sử dụng trường NUMPAGES để có được mong muốn “X of Y” loại số trang. Nếu tài liệu của bạn chỉ có hai phần trong đó (một cho trang tiêu đề và một cho phần còn lại của tài liệu), bạn chỉ cần thay đổi trường NUMPAGES thành trường SECTIONPAGES. Trường này trả về tổng số trang trong phần (phần chính của tài liệu) thay vì tổng số trang của tài liệu. Về cơ bản, mã trường của bạn sẽ trông như thế này:

Page { PAGE } of { SECTIONPAGES }

Bạn có thể thực hiện thay đổi bằng cách chỉ cần định vị con trỏ chèn ở chân trang, bên cạnh số trang và nhấn Alt + F9. Điều này hiển thị tất cả các mã trường trong tài liệu thay vì kết quả mã trường.

Chỉ cần thực hiện thay đổi đối với trường thứ hai, thay thế các chữ cái “NUM”

với “SECTION”. Nhấn Alt + F9 một lần nữa và đánh số trang của bạn phải chính xác, hiển thị Trang 1 trên 79.

Tuy nhiên, cách tiếp cận này sẽ không hoạt động nếu bạn có nhiều hơn ngắt phần đơn trong tài liệu của mình. Trong trường hợp đó, bạn sẽ chỉ cần thực hiện thay đổi phức tạp hơn một chút đối với mã trường được sử dụng cho số trang.

Làm theo các bước sau:

  1. Đặt điểm chèn ngay trước số trang Y. Tại thời điểm này, trường có thể được đánh dấu tự động bởi Word.

  2. Xóa trường số trang Y.

  3. Nhấn Ctrl + F9. Word sẽ chèn một bộ dấu ngoặc nhọn mã trường trống.

  4. Nhập dấu bằng và dấu cách.

  5. Nhấn lại Ctrl + F9. Word sẽ chèn một bộ dấu ngoặc nhọn mã trường trống khác.

  6. Nhập NUMPAGES và một khoảng trắng.

  7. Đặt điểm chèn ngay giữa hai dấu ngoặc nhọn cuối cùng bên phải.

  8. Nhập một dấu trừ và một 1. Mã trường của bạn cho số trang Y bây giờ sẽ trông giống như sau:

  9. Nhấn Shift + F9 để thu gọn các trường.

Cách tiếp cận này hoạt động vì bạn đang trừ 1 (độ dài của trang tiêu đề) từ tổng số trang trong tài liệu. Vì vậy, bạn kết thúc với Trang 1 trên 79.

Hai cách tiếp cận được thảo luận cho đến nay hoạt động hiệu quả nếu bạn chuẩn bị sửa đổi tài liệu và biết rằng độ dài của phần nội dung chính của bạn sẽ thay đổi theo thời gian. Nếu giả định này không đúng — nếu tài liệu của bạn là tĩnh và nó sẽ không bao giờ có ít hơn hoặc nhiều hơn 79 trang — thì bạn có thể bỏ qua việc làm rối với mã trường và chỉ cần nhập số trang tĩnh cho số trang Y. (Chỉ cần đảm bảo rằng bạn xóa mã trường cho số trang Y.)

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (5882) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.