Mary Anne làm việc với tư cách là một biên tập viên học thuật, có nghĩa là cô ấy phải tuân theo các phong cách cụ thể, nghiêm ngặt để định dạng. Trong các tài liệu học thuật mà cô ấy làm việc, khi một phần của trích dẫn bị bỏ trống, phải chèn một dấu chấm lửng. Hầu hết các kiểu học thuật quy định một dấu chấm lửng gồm ba dấu chấm, mỗi dấu cách nhau bởi một dấu cách, với dấu cách trước và dấu cách sau dấu chấm thứ ba. Nếu toàn bộ câu bị bỏ ra khỏi ngoặc kép, sẽ có bốn dấu chấm, mỗi dấu cách nhau một khoảng trắng, nhưng không có dấu cách trước dấu chấm thứ tư. Mary Anne thích giữ tất cả các dấu chấm lửng trên một dòng, nhưng vì khoảng cách, Word sẽ trải chúng trên hai dòng. Ký tự dấu chấm lửng mặc định của Word không ngắt trên hai dòng, nhưng cô ấy không thể sử dụng nó vì nó không có khoảng cách giữa các dấu chấm.

Có một số giải pháp bạn có thể sử dụng cho vấn đề này và giải pháp bạn chọn phụ thuộc vào những gì bạn cảm thấy thoải mái nhất. Tất cả các giải pháp đều có một điểm chung: tạo một chuỗi ký tự đại diện cho những gì bạn muốn sử dụng cho dấu chấm lửng. Điều này bao gồm một số khoảng thời gian nhất định, được phân tách bằng dấu cách không ngắt.

Trong trường hợp dấu chấm lửng ba chấm, chuỗi sẽ bao gồm khoảng trắng không ngắt, dấu chấm, dấu cách không ngắt, dấu chấm, dấu cách không ngắt, dấu chấm và dấu cách. _Quan trọng! _ Rằng khoảng trống duy nhất không bị phá vỡ là khoảng trống cuối cùng; điều này cho phép Word ngắt một dòng sau dấu chấm lửng, nhưng không phải trước đó.

Trong trường hợp dấu chấm lửng bốn chấm, chuỗi sẽ bao gồm dấu chấm, dấu cách không ngắt, dấu chấm, dấu cách không ngắt, dấu chấm, dấu cách không ngắt, dấu chấm, dấu cách. Một lần nữa, không gian duy nhất không bị phá vỡ là không gian cuối cùng. Ngoài ra, chuỗi bắt đầu bằng dấu chấm, không phải dấu cách không ngắt.

Sự khác biệt trong các giải pháp nằm ở cách bạn sử dụng các chuỗi hình elip của mình. Bạn có thể chọn sử dụng Tự động sửa, sử dụng Khối xây dựng hoặc tạo macro. Phương pháp bạn chọn phụ thuộc vào cách bạn viết và chỉnh sửa.

Rất nhiều người chọn phương pháp AutoCorrect vì đó là phương pháp đã được Microsoft sử dụng cho các dấu chấm lửng có một ký tự mà Mary Anne không chấp nhận được. Sau đây là các bước để làm theo:

  1. Trong tài liệu, hãy tạo chuỗi văn bản ba dấu chấm lửng được mô tả trước đó. Đối với các khoảng trắng không ngắt, chỉ cần nhấn Ctrl + Shift + Space Bar.

  2. Chọn bảy ký tự tạo nên chuỗi văn bản và nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép chúng vào Clipboard.

  3. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  4. Nhấp vào Kiểm lỗi ở bên trái màn hình.

  5. Bấm Tùy chọn Tự động Sửa. Word hiển thị tab AutoCorrect của hộp thoại AutoCorrect. (Xem Hình 1.)

  6. Trong danh sách các mục nhập Tự động sửa, định vị và chọn mục nhập có ba dấu chấm ở cột bên trái. Mục nhập Tự động sửa sẽ chuyển sang hộp Thay thế và Bằng.

  7. Chọn nội dung của hộp Với (biểu tượng hình elip có một ký tự) và nhấn Ctrl + V. Thao tác này sẽ dán chuỗi văn bản hình elip của bạn vào hộp Với.

  8. Nhấp vào Thay thế. Word hỏi bạn liệu bạn có chắc chắn muốn thay thế mục nhập bằng thông tin mới, mà bạn nên trả lời trong câu khẳng định.

Bây giờ bạn đã có sự thay thế cho dấu chấm lửng ba chấm tiêu chuẩn. Khi bạn nhập ba dấu chấm liên tiếp, các dấu chấm đó được thay thế bằng chuỗi văn bản cho dấu chấm lửng, như bạn muốn.

Tuy nhiên, điều này cho thấy một vấn đề đối với hình elip bốn chấm. Nếu bạn tạo một mục nhập Tự động sửa thay thế bốn dấu chấm bằng chuỗi văn bản dấu chấm lửng mong muốn, nó sẽ không bao giờ được Word sử dụng. Lý do rất đơn giản — khi bạn nhập ba dấu chấm, văn bản đó sẽ tự động được thay thế bằng chuỗi dấu chấm lửng ba chấm, vì vậy bạn thực sự không bao giờ có cơ hội có bốn dấu chấm được xem xét để thay thế.

Giải pháp cho điều này là thay đổi văn bản “Thay thế” thành một văn bản khác duy nhất cho mỗi chuỗi hình elip của bạn. Ví dụ: bạn có thể có ba dấu chấm được thay thế bằng chuỗi ba chấm và dấu chấm-khoảng trắng được thay thế bằng chuỗi bốn chấm. Tất nhiên, hạn chế là bạn cần nhớ văn bản “trigger” là gì để có được kiểu hình elip mà bạn muốn.

Hạn chế này cũng xuất hiện nếu bạn sử dụng phương pháp Khối xây dựng để thêm các dấu chấm lửng. Tuy nhiên, một số người thích Khối xây dựng hơn là Tự động sửa. Bí quyết là chỉ cần đưa ra một số văn bản sẽ đóng vai trò ghi nhớ cho Khối xây dựng của bạn. Ví dụ: giả sử bạn muốn sử dụng các ký tự “ell3” làm ký hiệu cho mục nhập Khối xây dựng được thay thế bằng chuỗi dấu chấm lửng ba chấm. Bạn sẽ làm theo các bước sau để thiết lập nó:

  1. Trong tài liệu, hãy tạo chuỗi văn bản ba dấu chấm lửng được mô tả trước đó. Đối với các khoảng trắng không ngắt, chỉ cần nhấn Ctrl + Shift + Space Bar.

  2. Chọn bảy ký tự tạo nên chuỗi văn bản.

  3. Nhấn Alt + F3. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tạo Khối Công trình Mới. (Xem Hình 2.)

  4. Thay thế nội dung của trường Tên bằng ghi nhớ bạn muốn sử dụng (ell3).

  5. Sử dụng danh sách thả xuống của Thư viện để chọn Văn bản tự động.

  6. Nhấp vào OK.

  7. Lặp lại các bước từ 1 đến 6 nhưng sử dụng chuỗi văn bản bốn dấu chấm lửng (bước 1) và ell4 dễ nhớ (bước 4).

Để sau này sử dụng mục nhập Khối công trình một cách hợp lý, bạn cần làm theo các bước sau:

  1. Định vị điểm chèn mà bạn muốn các dấu chấm lửng xuất hiện.

  2. Hiển thị tab Chèn của ruy-băng.

  3. Bấm Phần Nhanh trong nhóm Văn bản, sau đó chọn Trình tổ chức Khối Xây dựng từ danh sách thả xuống. Word sẽ hiển thị hộp thoại Trình tổ chức Khối xây dựng. (Xem Hình 3.)

  4. Từ danh sách các khối xây dựng có sẵn, hãy chọn các mục nhập ell3 hoặc ell4 mà bạn đã tạo trước đó.

  5. Bấm Chèn để thêm các dấu chấm lửng vào tài liệu của bạn và loại bỏ hộp thoại.

Phương pháp cuối cùng để lấy văn bản hình elip mà bạn muốn là tạo một macro thực hiện việc nhập văn bản cho bạn. Bạn có thể ghi lại quá trình tạo văn bản hình elip và sau đó gán cho macro một phím tắt. (Cách bạn ghi macro và gán phím tắt đã được đề cập trong WordTips.)

Sau đó, khi bạn muốn chèn các dấu chấm lửng, bạn chỉ cần gọi phím tắt và để macro lo phần còn lại.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (5995) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: