Don có một tài liệu Word rất dài bao gồm rất nhiều cái tên khác thường trong đó. Anh ấy không muốn làm lộn xộn từ điển với từng cái tên, vì vậy anh ấy thường kiểm tra chính tả và đánh dấu từng cái tên là “bỏ qua tất cả” hoặc (đôi khi) “bỏ qua một lần”. Thật không may, lần sau, Don mở tài liệu, hầu hết các tên lại được đánh dấu bằng gạch dưới màu đỏ gợn sóng, khiến anh chú ý đến những lỗi chính tả. Anh ta đặt câu hỏi liệu Word có nên nhớ rằng anh ta đã đánh dấu những tên này để bỏ qua không.

Khi bạn nhấp chuột phải vào một từ sai chính tả, bạn sẽ có ba lựa chọn:

Bỏ qua, Bỏ qua tất cả hoặc Thêm vào Từ điển. Nếu bạn bấm Bỏ qua, thì Word chỉ cần bỏ qua một trường hợp từ sai chính tả này. Nếu bạn bấm Bỏ qua tất cả, nó cũng giống như bấm Bỏ qua, ngoại trừ việc Word bỏ qua tất cả các từ được viết theo cùng một cách trong tài liệu.

Lưu ý rằng Bỏ qua và Bỏ qua Tất cả chỉ ảnh hưởng đến tài liệu hiện tại và chỉ cho phiên làm việc hiện tại với tài liệu. Sau đó, khi bạn mở lại tài liệu (hoặc mở tài liệu có tên tương tự trong đó), thì các từ lại hiển thị là sai chính tả. Về cơ bản, các tùy chọn là một cách để tạm thời — không phải vĩnh viễn — ngăn Word ghi nhận lỗi chính tả.

Điều đó để lại tùy chọn Thêm vào Từ điển. Nó thêm từ vào từ điển để Word không còn đánh dấu từ đó là sai chính tả ở bất kỳ đâu. Trên thực tế, từ này sẽ bị đánh dấu là sai chính tả nếu bạn mở tài liệu trên một hệ thống khác không sử dụng cùng một từ điển mà bạn sử dụng; nó chỉ được coi là viết đúng chính tả nếu được mở trên hệ thống của bạn — hệ thống mà bạn đã thêm từ vào từ điển.

Word sử dụng hai từ điển khi kiểm tra chính tả tài liệu của bạn: từ điển cài sẵn và từ điển tùy chỉnh. Khi bạn bấm vào tùy chọn Thêm vào Từ điển, Word sẽ thêm từ vào từ điển tùy chỉnh, không phải vào từ tích hợp sẵn. Từ điển tùy chỉnh không là gì ngoài một tệp văn bản thuần túy chứa các từ, một từ trên mỗi dòng, nên được coi là viết đúng chính tả. Nếu muốn, bạn có thể tạo và sử dụng nhiều từ điển tùy chỉnh. Ví dụ: điều này cho phép bạn tạo một từ điển tùy chỉnh để sử dụng cho một công việc cụ thể (như từ điển chứa tất cả các tên) và sau đó chuyển sang một từ điển tùy chỉnh khác khi bạn đang làm một công việc khác. Hơn nữa, khi bạn hoàn thành công việc mà từ điển tùy chỉnh đã áp dụng, bạn có thể di chuyển từ điển tùy chỉnh ra khỏi hệ thống của mình và lưu trữ nó cùng với các tài liệu liên quan đến công việc đó.

Dưới đây là các bước chung bạn sẽ làm theo để thực hiện việc này:

  1. Sử dụng khả năng tìm kiếm của Windows (bên ngoài Word) để tìm từ điển tùy chỉnh. Tìm kiếm tệp “custom.dic” (không có dấu ngoặc kép).

  2. Khi bạn định vị tệp, hãy sao chép nó vào một nơi khác trên hệ thống của bạn và ghi nhớ nơi bạn đã sao chép nó.

  3. Làm việc với tài liệu của bạn, thêm bất kỳ từ nào bạn muốn vào từ điển tùy chỉnh.

  4. Khi làm việc xong với tài liệu, hãy chuyển nó vào một thư mục lưu trữ ở đâu đó. (Tất nhiên, điều này giả định rằng bạn tuân thủ các thông lệ tốt về lưu trữ tài liệu của mình khi bạn hoàn thành mỗi công việc.)

  5. Một lần nữa sử dụng Windows để định vị “custom.dic” (không có dấu ngoặc kép) và di chuyển nó vào cùng một thư mục lưu trữ mà bạn đã sử dụng ở bước 4.

  6. Tìm tệp custom.dic gốc (bước 2) và sao chép nó trở lại vị trí thích hợp.

Đó là nó; từ điển tùy chỉnh đã trở lại như cũ, không gọn gàng bởi những cái tên bạn chỉ cần cho một công việc mà bạn đang làm.

Tất nhiên, bạn có thể thực hiện rất nhiều điều này trực tiếp trong Word, nếu bạn muốn.

Hãy làm theo các bước sau trước khi bạn kiểm tra chính tả tài liệu có nhiều tên trong đó:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Nhấp vào Kiểm lỗi ở phía bên trái của hộp thoại.

  3. Nhấp vào nút Từ điển tùy chỉnh. Word hiển thị hộp thoại Từ điển tùy chỉnh. (Xem Hình 1.)

  4. Nhấp vào nút Mới. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tạo Từ điển Tùy chỉnh.

  5. Nhập tên cho từ điển mới của bạn trong trường Tên tệp.

  6. Nhấp vào để lưu. Hộp thoại Từ điển tùy chỉnh lại xuất hiện, với việc bổ sung từ điển tùy chỉnh mới mà bạn vừa tạo.

  7. Nhấp vào tên của từ điển tùy chỉnh bạn vừa tạo.

  8. Nhấp vào nút Thay đổi Mặc định. Từ điển mới hiện là mặc định mà Word sẽ sử dụng. (Nó vẫn chú ý đến bất kỳ từ điển tùy chỉnh nào khác; mặc định chỉ đơn giản là từ điển chứa các từ mới.)

  9. Bấm OK để đóng hộp thoại Từ điển tùy chỉnh.

  10. Bấm OK để đóng hộp thoại Tùy chọn Word.

Bây giờ, bất kỳ tên hoặc từ nào bạn thêm vào từ điển tùy chỉnh đều kết thúc bằng tên bạn đã tạo và chỉ định làm mặc định. Nếu sau này bạn muốn chuyển trở lại từ điển khác, chỉ cần hiển thị lại hộp thoại Từ điển tùy chỉnh, chọn từ điển bạn muốn sử dụng làm mặc định, sau đó nhấp vào nút Thay đổi mặc định.

Nếu bạn không muốn thực hiện một cách tiếp cận liên quan đến việc làm việc với từ điển, bạn luôn có thể tạo một kiểu ký tự có thuộc tính “không kiểm tra chính tả” được chỉ định. Khi bạn tìm thấy tên hoặc từ khác mà bạn không muốn Word đánh dấu là viết sai chính tả, chỉ cần áp dụng kiểu cho tên hoặc từ đó. Vì các kiểu được ghi nhớ trong tài liệu mà chúng được sử dụng, những tên hoặc từ đó sẽ không bao giờ bị đánh dấu là viết sai chính tả.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13428) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.