Ngày nay, nhiều công ty ra mắt tên sản phẩm bao gồm một số loại dấu câu. Tất cả chúng ta đều quen thuộc với Yahoo! và cách họ thêm dấu chấm than (như một phần chính thức của tên công ty), có lẽ để biểu thị sự phấn khích. Nhiều công ty khác cũng đang làm điều tương tự. Điều này hoàn toàn ổn và tốt từ quan điểm tiếp thị, nhưng nó có thể gây khó chịu khi bạn đang cố gắng kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word.

Khi Word thực hiện kiểm tra chính tả, nó sẽ bỏ qua tất cả các dấu câu. Do đó, ngay cả khi bạn thêm tên sản phẩm (có dấu chấm câu) vào từ điển tùy chỉnh, nó vẫn bỏ qua dấu câu và tìm thấy lỗi chính tả trong quá trình kiểm tra chính tả. Sau đó, khi kiểm tra ngữ pháp, nó sẽ không bỏ qua dấu câu, và nó coi dấu câu (trong trường hợp này là dấu chấm than) là dấu chấm cuối câu. Thay vì xem toàn bộ câu của bạn, Word xử lý nó như hai đoạn và tạo các cảnh báo ngữ pháp thích hợp. Nếu bạn có một tài liệu với tên sản phẩm của bạn được sử dụng nhiều lần, đây có thể là một nỗi đau thực sự!

Người dùng Word táo bạo có thể tin rằng họ có thể khắc phục sự cố bằng cách chọn tên sản phẩm (có dấu chấm câu) và đặt ngôn ngữ thành (không đánh dấu). Vấn đề là trong khi Word sẽ không tìm thấy vấn đề chính tả với tên sản phẩm, nó vẫn sẽ tìm thấy vấn đề ngữ pháp vì nó nhìn thấy ký tự không viết hoa theo sau dấu câu.

Tin hay không tùy bạn, vẫn có một giải pháp (ngoài việc thay đổi tên sản phẩm). Phần cốt lõi của giải pháp là thay thế dấu chấm than bằng một biểu tượng. Bằng cách đó, trình kiểm tra ngữ pháp sẽ bỏ qua nó khi kiểm tra dấu câu. Làm như sau:

  1. Nhập tên sản phẩm không có dấu chấm than.

  2. Hiển thị tab Chèn của ruy-băng.

  3. Nhấp vào Biểu tượng | Biểu tượng khác. Word hiển thị hộp thoại Biểu tượng. (Xem Hình 1.)

  4. Trong danh sách thả xuống Phông chữ, hãy chọn Phông chữ ký hiệu.

  5. Trong danh sách các ký hiệu, hãy chọn dấu chấm than. Nó là ký tự thứ hai ở hàng trên cùng.

  6. Nhấp vào nút Chèn.

  7. Nhấp vào Đóng.

Bây giờ bạn có dấu chấm than không thực sự là dấu chấm than và Word sẽ bỏ qua dấu chấm than đó trong cả quá trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp.

Điều đó cũng có nghĩa là, nếu AutoCorrect As You Type được bật và Word thường tự động sửa cách viết hoa chữ cái đầu tiên cho các câu, nó sẽ bỏ qua phiên bản ký hiệu của dấu chấm than và không tự động sửa nếu không cần thiết. Nói cách khác, từ đầu tiên sau tên sản phẩm sẽ không được viết hoa tự động khi bạn nhập.

Vấn đề còn lại duy nhất là đi qua con đường Chèn Biểu tượng hơi quá giống như công việc khó khăn. Điều tốt hơn là gõ tên sản phẩm bằng dấu chấm than bình thường nhưng để nó tự động thay đổi để sử dụng phiên bản ký hiệu. Giả sử tên sản phẩm đã được nhập và thêm biểu tượng dấu chấm than như trên thì hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn tên sản phẩm bao gồm biểu tượng dấu chấm than.

  2. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  3. Nhấp vào Kiểm lỗi ở phía bên trái của hộp thoại.

  4. Bấm Tùy chọn Tự động Sửa. Word hiển thị hộp thoại Tự động sửa với văn bản đã chọn đã được nhập vào hộp Với và tùy chọn Văn bản có định dạng đã được chọn. (Xem Hình 2.)

  5. Trong hộp Thay thế, nhập tên sản phẩm bằng dấu chấm than bình thường.

  6. Nhấp vào nút Thêm.

  7. Nhấp vào Đóng để đóng hộp thoại.

Bây giờ, việc nhập tên và sử dụng dấu chấm than bình thường sẽ dẫn đến dấu chấm than bình thường đó tự động chuyển thành phiên bản ký hiệu — trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp sẽ bỏ qua nó và viết hoa tự động cũng vậy.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (12054) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: