Bỏ qua cách viết của danh từ riêng (Microsoft Word)

David muốn Word bỏ qua lỗi chính tả của danh từ riêng khi kiểm tra chính tả. Có vẻ như tài liệu của anh ấy chứa nhiều, rất nhiều danh từ riêng (viết hoa chữ cái đầu tiên của danh từ), và anh ấy chán “bỏ qua”

chúng trong khi kiểm tra chính tả.

Có hai cách chính bạn có thể tiếp cận vấn đề này. Đầu tiên là đảm bảo rằng tất cả các danh từ riêng bạn có thể gặp phải đều có trong từ điển tùy chỉnh của bạn. Nếu thích, bạn có thể tìm kiếm các từ điển tùy chỉnh đã có trên Web.

Tuy nhiên, nếu bạn có một chút thời gian rảnh, một cách tốt hơn có thể là tự tạo từ điển tùy chỉnh. Ví dụ, mở năm hoặc mười tài liệu đại diện và lập danh sách tất cả các danh từ riêng trong các tài liệu đó. Đây có thể là một danh sách khổng lồ, nhưng không quá khó để tạo. Tôi sẽ sử dụng các bước chung sau để tạo danh sách, hãy nhớ luôn làm việc trên các bản sao tài liệu, không phải trên tài liệu gốc:

Tại thời điểm này, tất cả các từ bắt đầu bằng chữ in hoa đều ở cùng một vị trí trong tài liệu, cũng như tất cả các từ bắt đầu bằng chữ thường. Xóa các từ bắt đầu bằng chữ thường và xóa bất kỳ từ trùng lặp nào khỏi các từ bắt đầu bằng chữ hoa. Danh sách kết quả sau đó có thể được thêm vào từ điển tùy chỉnh của bạn, như được mô tả trong các số báo khác của WordTips.

Cách tiếp cận chính thứ hai để giải quyết vấn đề là định dạng danh từ riêng của bạn cho “không có kiểm chứng”. Các từ được định dạng theo cách này không được đưa vào kiểm tra chính tả hoặc kiểm tra ngữ pháp. Định dạng các từ theo cách này có thể nhanh chóng trở nên tẻ nhạt, nhưng có những cách hữu ích. Trước hết, bạn có thể tạo một phong cách nhân vật mà không cần kiểm chứng. Phong cách này sau đó có thể được áp dụng cho danh từ riêng của bạn, như mong muốn. Cách tiếp cận này được sử dụng tốt nhất trong khi bạn đang chỉnh sửa tài liệu ban đầu. Thứ hai, bạn có thể tạo một phím tắt macro để chọn từ hiện tại và áp dụng “no proofing”

định dạng. Một lần nữa, cách tiếp cận này rất tốt nếu bạn đang viết tài liệu ban đầu.

Nếu tài liệu của bạn đã được viết sẵn, tốt nhất bạn nên sử dụng phương pháp tìm và thay thế để định dạng các danh từ riêng mà không cần kiểm chứng. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu, cần hiểu rằng Word không thể phân biệt danh từ riêng ở đầu câu với danh từ không phải danh từ riêng; cả hai đều sử dụng một ký tự viết hoa đầu tiên. Điều này có nghĩa là bạn không thể tạo một mẫu trong Tìm và Thay thế sẽ phân biệt giữa danh từ riêng ở đầu câu và bất kỳ từ viết hoa nào khác ở đầu câu.

Với ý nghĩ này, bạn phải tìm ra nếu bạn muốn kiểm tra chính tả từ đầu tiên của mỗi câu hay không. Logic sẽ yêu cầu bạn kiểm tra chính tả các từ đầu tiên trong câu, vì có khả năng có ít câu bắt đầu bằng danh từ riêng hơn những câu không.

Cân nhắc những lưu ý này, bạn có thể làm theo các bước sau để sử dụng Tìm và Thay thế để định dạng tất cả các danh từ riêng (ngoại trừ những danh từ ở đầu câu) là “không có kiểm chứng”.

Đối với một số độc giả không quen với việc đối sánh mẫu trong Word, mẫu Tìm gì (bước 4) có thể hơi đáng sợ. Tập hợp các dấu ngoặc đầu tiên xác định một ký tự cần được so khớp. Bởi vì ký tự đầu tiên bên trong dấu ngoặc là dấu chấm than, nên Word sẽ tìm bất kỳ ký tự nào ngoại trừ những ký tự được liệt kê. Nói cách khác, mọi ký tự ngoại trừ dấu chấm câu (dấu chấm, dấu chấm hỏi, dấu chấm phẩy, dấu hai chấm, dấu ngoặc kép hoặc dấu chấm than) sẽ được Word tìm thấy. (Lưu ý rằng dấu chấm hỏi và dấu chấm than được đặt trước các ký tự \. Điều này là do dấu chấm hỏi và dấu chấm than thường có ý nghĩa đặc biệt trong đối sánh mẫu và dấu gạch chéo yêu cầu Word bỏ qua ý nghĩa đặc biệt đó trong trường hợp này.)

Nếu bạn sử dụng dấu ngoặc kép trong tài liệu của mình, bạn cũng nên đặt dấu ngoặc kép bắt đầu trong biểu thức đầu tiên bằng cách nhấn Alt + 0147 (trên bàn phím số) trong dấu ngoặc — có lẽ ngay sau dấu trích dẫn đã có ở đó. Ngoài ra, nếu từ của bạn có nhiều chữ viết tắt sử dụng dấu chấm, chẳng hạn như Ông, Bà hoặc Tiến sĩ, thì bạn có thể muốn xóa dấu chấm khỏi dấu ngoặc.

Ký tự tiếp theo trong mẫu là khoảng trắng. Với điều này, Word sẽ tìm kiếm một ký tự không phải là dấu câu và theo sau là một khoảng trắng. Tiếp theo, Word sẽ tìm thấy bất kỳ chữ cái viết hoa nào — được chỉ định bởi phạm vi [A-Z] — bắt đầu một từ. (Dấu <chỉ ra rằng chữ in hoa phải bắt đầu ở đầu một từ.) Chữ hoa đầu tiên này có thể được theo sau bởi bất kỳ số nào (@) của các chữ cái khác ([Az]), chữ hoa hoặc chữ thường, ở cuối một từ (>).

Khi tất cả những điều này được kết hợp với nhau, Word sẽ tìm kiếm một từ gồm ít nhất hai chữ cái bắt đầu bằng một chữ cái viết hoa và không đứng trước dấu câu và dấu cách. Điều này có nghĩa là chúng ta đang bỏ qua tất cả các từ bắt đầu câu. Chúng tôi sẽ thay thế chúng bằng định dạng “không soát lỗi” để Word sẽ không kiểm tra lỗi chính tả.

Những độc giả tinh tường quen thuộc với đối sánh mẫu sẽ lưu ý rằng biểu thức tìm kiếm không chỉ chọn từ viết hoa mà còn chọn chữ cái cuối cùng của từ đứng trước trước khi thay thế biểu thức bằng “không kiểm tra”. Tuy nhiên, vì phần còn lại của từ trước đó không được đánh dấu là “không có soát lỗi”, nó sẽ vẫn được kiểm tra chính tả.

Ví dụ, giả sử bạn có một câu sáo mòn sau:

Mẫu tìm kiếm sẽ khớp với các ký tự “d Wyatt” và đánh dấu chúng là “không có kiểm chứng”. Tuy nhiên, Word sẽ phát hiện ra lỗi chính tả nếu bạn thực sự viết đoạn sau

Word sẽ vẫn bắt “namd” bị viết sai chính tả, mặc dù “d” được đánh dấu là “không có soát lỗi”.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (9890) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: