John lưu ý rằng ở cuối cửa sổ Word, trên thanh trạng thái, nó thường hiển thị “Trang X của X.” Tuy nhiên, anh ta có một tài liệu, nơi thông tin không chính xác được hiển thị; chẳng hạn anh ta thấy “Trang 13/1”.

John tự hỏi làm thế nào điều này có thể được sửa chữa.

Điều đầu tiên cần lưu ý là những gì John đang thấy nằm trên thanh trạng thái, không phải trong chính tài liệu. Điều này có nghĩa là đây không phải là biểu hiện của lỗi lịch sử “X of Y” đã gây khó khăn cho Word trong nhiều năm. Vì vậy, những thay đổi đối với nội dung tài liệu sẽ không giúp ích gì cho những gì John đang thấy.

Tôi đã thấy hành vi tương tự với một số tài liệu ngay sau khi tôi mở chúng — trong đó các ký hiệu trang trên thanh trạng thái không phản ánh thực tế.

Trong trường hợp của tôi, các số trên thanh trạng thái sẽ tự sắp xếp sau một thời gian, sau khi Word có cơ hội thực hiện việc phân loại lại nền bình thường. Đối với tôi, điều này thường xảy ra với các tài liệu rất lớn.

(Tôi đang nói về thứ tự của vài nghìn trang ở đây.) Nếu nó xảy ra với một tài liệu ngắn hơn, nó có thể liên quan đến độ phức tạp của tài liệu mà Word đang cố gắng đánh giá lại.

Nói về phân trang, cũng có thể là tính năng phân trang lại nền bị tắt, điều này có thể khiến một số đánh số ngu ngốc xuất hiện trên thanh trạng thái. Nếu bạn đang làm việc với tài liệu của mình trong dạng xem Bố trí In, thì tính năng phân loại lại nền luôn được bật. Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện công việc của mình ở dạng xem Bản nháp, thì có thể bật và tắt tính năng phân loại lại nền. Nếu nó bị tắt, thì việc phân trang của bạn, như được hiển thị trên thanh trạng thái, có thể không có ý nghĩa gì. Đây là cách bạn có thể kiểm tra cài đặt:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Ở bên trái của hộp thoại, nhấp vào Nâng cao. (Xem Hình 1.)

  3. Trong khu vực Chung của hộp thoại (cuộn xuống một chút để tìm khu vực), hãy tìm hộp kiểm Bật phân phối lại nền. Nếu hộp kiểm rõ ràng, thì tính năng cộng gộp nền bị tắt.

  4. Khi bạn kiểm tra xong, hãy đóng hộp thoại Tùy chọn Word.

Nếu tính năng phân loại lại nền được bật và bạn đang làm việc với tài liệu của mình ở dạng xem Bố trí In và sự cố chỉ xảy ra với một tài liệu duy nhất, thì có thể tài liệu bị hỏng và đang cho Word phù hợp. Bạn có thể kiểm tra điều này bằng cách mở tài liệu trên các hệ thống khác và xem liệu hành vi tương tự có được biểu hiện hay không. Nếu đúng như vậy, thì bạn sẽ muốn thử phương pháp tiêu chuẩn để xử lý các tài liệu bị hỏng:

  1. Mở tài liệu bị hỏng.

  2. Tạo một tài liệu hoàn toàn mới.

  3. Chuyển sang tài liệu bị hỏng.

  4. Nhấn Ctrl + Home để chuyển đến đầu tài liệu.

  5. Nhấn Shift + Ctrl + End. Thao tác này sẽ chọn mọi thứ giữa điểm chèn hiện tại và phần cuối của tài liệu.

  6. Giữ phím Shift khi bạn nhấn phím Mũi tên trái. Điều này đảm bảo rằng ký tự cuối cùng trong tài liệu (dấu đoạn kết thúc) không được chọn.

  7. Nhấn Ctrl + C. Điều này sao chép vào Clipboard, mọi thứ đã được chọn.

  8. Chuyển sang tài liệu mới (tài liệu đã tạo ở bước 2).

  9. Nhấn Ctrl + V. Nội dung của Bảng tạm được dán vào tài liệu trống.

  10. Lưu tài liệu mới.

  11. Đóng tài liệu mà bạn nghi ngờ bị hỏng.

Nếu điều đó không hiệu quả với bạn, bạn luôn có thể sao chép thông tin từ tài liệu bị hỏng vào trình chỉnh sửa văn bản (chẳng hạn như Notepad), đóng tài liệu bị hỏng, sau đó sao chép thông tin từ trình soạn thảo văn bản vào tài liệu Word mới. Điều này sẽ loại bỏ mọi thứ ngoại trừ văn bản trần, vì vậy bạn sẽ phải làm rất nhiều việc để làm cho mọi thứ được định dạng đúng cách, nhưng nó nên xử lý mọi vấn đề hỏng hóc còn tồn tại.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13677) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.