Chỉ mục (Microsoft Word)

Các bài viết sau đây có sẵn cho chủ đề ‘Chỉ mục’. Nhấp vào tiêu đề của bài viết (được in đậm) để xem bài viết liên quan.

Word cung cấp một bộ công cụ đầy đủ mà bạn có thể sử dụng để tạo chỉ mục cho tài liệu của mình. Tuy nhiên, một điều bạn không thể làm là thêm siêu liên kết vào số trang trong một chỉ mục. Mẹo này xem xét các giải pháp khả thi cho thiếu sót này.

Không có gì lạ khi cần chuyển đổi một ký hiệu trong tài liệu thành một ký hiệu hoàn toàn khác. Ví dụ: bạn có thể cần phải chuyển đổi các từ hoặc cụm từ được bao quanh bởi dấu ngoặc kép thành các từ được đưa vào chỉ mục cho tài liệu. Điều này có vẻ khó khăn nhưng có thể dễ dàng thực hiện được bằng cách sử dụng macro.

Word cho phép bạn xác định tiền tố cho số trang. Chúng thường được sử dụng cho số chương hoặc phần trong một tài liệu lớn. Để các tiền tố này xuất hiện ở tất cả những nơi bạn muốn, đôi khi có thể rất khó. Mẹo này cung cấp một cách từng bước để đảm bảo chúng được bao gồm.

Thêm chỉ mục vào tài liệu là một nhiệm vụ dễ dàng. Có một số cách bạn có thể thực hiện, như được mô tả trong mẹo này.

Khi xử lý các dự án lớn, việc chia nhỏ dự án thành nhiều tài liệu không phải là hiếm. Khi đến lúc tạo chỉ mục cho nhiều tài liệu đó, bạn có thể lúng túng không biết tiến hành như thế nào.

May mắn thay, Word cung cấp hai cách để bạn có thể có được chỉ mục hợp nhất mà bạn mong muốn.

Để tạo chỉ mục, trước tiên bạn cần tạo các mục sẽ được sử dụng để biên dịch chỉ mục. Đây là cách bạn làm điều đó.

Việc tập hợp một chỉ mục cho tài liệu của bạn có thể là một thách thức, nhưng Word cung cấp một số công cụ tuyệt vời để làm cho công việc dễ dàng hơn. Nếu bạn muốn tạo các mục nhập chỉ mục trải dài một loạt các trang, bạn cần thực hiện việc đó bằng cách sử dụng dấu trang, như được mô tả trong mẹo này.

Bạn có thể đã thấy một chỉ mục trong đó mục nhập có nội dung như ‘Obsidian: Xem igneous rock.’ Loại tham chiếu chéo này rất dễ tạo bằng cách sử dụng các công cụ lập chỉ mục mà Word cung cấp.

Khi bạn tạo một chỉ mục, bạn cần phải chèn tất cả các loại trường chỉ mục trong tài liệu của mình. Nếu sau này bạn muốn xóa mục nhập chỉ mục, bạn cần xóa trường cho mục nhập đó, như được mô tả ở đây.

Khi bạn chèn một chỉ mục vào tài liệu, Word sẽ tự động thực hiện việc định dạng chỉ mục đó. Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra nếu các mức chỉ mục trông giống như bạn muốn? Đây là cách để có được chính xác diện mạo bạn muốn.

Thêm một chỉ mục vào tài liệu có thể là một bước hoàn thiện tốt đẹp, đặc biệt nếu tài liệu là một tài liệu dài. Tuy nhiên, điều gì xảy ra nếu số trang trong chỉ mục không phải là số trang chính xác?

Khi lập chỉ mục một tài liệu, thỉnh thoảng bạn có thể nhận được một số kết quả hài hước. Nếu bạn nhận được các mục nhập chỉ mục duy nhất khi bạn đang mong đợi nhiều mục nhập, lý do có thể là do cách bạn đánh số các trang của mình.

Khi bạn sử dụng Word để tạo chỉ mục của mình, thông thường bạn sẽ chỉ bao gồm một số trang trong chỉ mục. Nếu bạn muốn tạo một chỉ mục bao gồm số phần, Word có thể xử lý nó bằng hai phương pháp được mô tả trong mẹo này.

Khi lập chỉ mục một tài liệu, bạn có thể thấy rằng một số mục nhập chỉ mục của bạn không được định dạng giống như các mục nhập chỉ mục khác của bạn. Điều này có thể được gây ra bởi một số điều kiện khác nhau như được mô tả trong mẹo này.

Sau khi bạn chuẩn bị xong tài liệu để lập chỉ mục bằng cách chèn các trường chỉ mục vào khắp tài liệu, bạn có thể chỉ muốn lập chỉ mục một phần của toàn bộ. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng trường INDEX với một công tắc tùy chọn giới hạn chỉ mục trong phạm vi văn bản.

Word cung cấp nhiều tùy chọn để tạo chỉ mục. Một tùy chọn cho phép bạn chỉ định rằng chỉ mục chỉ chứa các mục nhập bắt đầu bằng một loạt các chữ cái mà bạn xác định.

Thêm một chỉ mục duy nhất vào một tài liệu khá dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thêm nhiều chỉ mục thì sao? Và điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn một trong các chỉ mục đó chỉ áp dụng cho một phần cụ thể của tài liệu? Có một số cách bạn có thể tiếp cận vấn đề này.

Word cho phép bạn định cấu hình những gì bạn thấy để các mã trường hiển thị thay vì kết quả của các mã trường đó. Tuy nhiên, mặc dù bạn có thể xem tất cả các mã trường của mình, bạn sẽ không thể in ra các mã trường XE trừ khi bạn thực hiện một bước bổ sung không cần thiết cho các mã trường khác.

Có một số cách để bạn có thể tạo chỉ mục trong Word, nhưng bước đầu tiên luôn là tìm ra những gì nên đi trong chỉ mục. Nếu bạn có một bộ sưu tập các từ được xác định bởi một đặc điểm cụ thể (chẳng hạn như in đậm), thì không cần nhiều để đưa tất cả các từ đó vào chỉ mục của bạn.

Các chú thích phải ở cuối tài liệu của bạn, phải không? Không cần thiết. Bạn có thể muốn một cái gì đó khác ở cuối, chẳng hạn như một chỉ mục.

Đây là cách để đảm bảo rằng các chú thích cuối cùng của bạn sẽ đến nơi bạn muốn.

Tính năng lập chỉ mục do Word cung cấp có thể là một trợ giúp tuyệt vời, nhưng trong một số trường hợp, nó có thể không sắp xếp chỉ mục của bạn như bạn mong muốn. Đây là một cách để bạn ghi đè cách Word đối chiếu chỉ mục của bạn.

Khi tạo chỉ mục, Word thường sử dụng dấu gạch ngang để biểu thị phạm vi trang. Bạn có thể thay đổi ký tự được sử dụng cho các phạm vi này bằng cách sử dụng một công tắc trong trường chỉ mục.

Khi thêm một chỉ mục vào tài liệu của bạn, bạn có thể sử dụng một trong các công tắc trường có sẵn để chỉ định cách chỉ mục nên được phân chia. Mẹo này nêu chi tiết các tùy chọn phân chia phần của bạn.

Nếu bạn có một tài liệu lớn và cần tạo một chỉ mục phức tạp, một tệp AutoMark có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều. Mẹo này giải thích tệp dùng để làm gì và cách sử dụng tệp để thiết lập cả mục nhập chỉ mục và tệp phụ.