Trong tiêu đề của tài liệu Tony có một trường ngày tháng. Anh ấy tự hỏi liệu có cách nào để cập nhật trường ngày tháng chỉ khi có sự thay đổi đối với các chi tiết của tài liệu. Anh ấy đang sử dụng trường để phản ánh phiên bản của tài liệu.

Trước khi thảo luận về cách bạn có thể tiếp cận nhu cầu này, có một câu hỏi triết học mà người ta cần xem xét: Khi nào thì một sự thay đổi thực sự được thực hiện? Khi chỉnh sửa hoàn tất hoặc khi tài liệu bạn chỉnh sửa thực sự được lưu? Tất nhiên, câu trả lời triết học là thay đổi không thực sự được “thực hiện” cho đến khi bạn lưu tài liệu của mình. Bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với tài liệu của mình trong nhiều giờ liên tục, nhưng nếu bạn không bao giờ lưu tài liệu, những thay đổi đó chỉ là tạm thời; chúng sẽ biến mất khi bạn mất nguồn máy tính.

Nhận ra điều này, Microsoft chưa bao giờ có trường cho biết ngày thực hiện các thay đổi lần cuối. Thay vào đó, chúng bao gồm một trường SaveDate cho biết ngày tài liệu được lưu lần cuối. Đây là cách bạn có thể thêm trường này vào tài liệu của mình:

  1. Định vị điểm chèn nơi bạn muốn ngày xuất hiện.

  2. Hiển thị tab Chèn của ruy-băng.

  3. Bấm vào Phần nhanh (trong nhóm Văn bản) và sau đó bấm vào Trường. Word sẽ hiển thị hộp thoại Trường.

  4. Chọn Ngày và Giờ từ danh sách thả xuống Danh mục ở bên trái hộp thoại. (Xem Hình 1.)

  5. Chọn SaveDate từ danh sách trường ở phía bên trái của hộp thoại.

  6. Nhấp vào Tùy chọn để chọn định dạng ngày, nếu muốn.

  7. Nhấp vào OK để chèn trường.

Bạn nên lưu ý rằng nếu bạn lưu tài liệu của mình khi đang chỉnh sửa, bạn sẽ không thấy cập nhật trường SaveDate ngay lập tức. Nó thể hiện hành vi giống như bất kỳ trường nào khác trong tài liệu của bạn và chỉ được cập nhật khi chính trường đó được cập nhật. (Hành vi này đã được đề cập trong WordTips.)

Ngoài ra còn có một cách khác để bạn có thể chèn ngày cuối cùng mà tài liệu của bạn được lưu, bằng cách sử dụng thuộc tính tài liệu có tên là DocModified. Mặc dù tên của nó, nó hiển thị thông tin giống như trường SaveDate. Bạn có thể chèn thuộc tính tùy chỉnh này vào tài liệu của mình giống như cách bạn chèn trường SaveDate:

  1. Định vị điểm chèn nơi bạn muốn ngày xuất hiện.

  2. Hiển thị tab Chèn của ruy-băng.

  3. Bấm vào Phần nhanh (trong nhóm Văn bản) và sau đó bấm vào Trường. Word sẽ hiển thị hộp thoại Trường.

  4. Trong danh sách Thể loại, chọn Thông tin tài liệu.

  5. Trong danh sách Tên trường, hãy chọn DocProperty.

  6. Trong danh sách Thuộc tính, hãy chọn thuộc tính DocModified.

  7. Nhấp vào OK. Word sẽ chèn trường vào tài liệu của bạn.

Bất cứ khi nào bạn làm việc với các trường như được mô tả trong mẹo này, có một số điều bạn cần ghi nhớ. Điều đầu tiên tôi đã đề cập — thực tế là các trường không được cập nhật tự động; chúng cần được cập nhật cụ thể. Điều khác là nếu bạn cập nhật các trường (như khi bạn in tài liệu, tự động cập nhật các trường), Word nghĩ rằng chỉ vì các trường đã được cập nhật mà bản thân tài liệu đã được cập nhật. Do đó, khi đóng tài liệu, bạn sẽ được hỏi có muốn lưu các thay đổi của mình không. Tất nhiên, nếu bạn lưu tài liệu thì vào lần tiếp theo bạn mở tài liệu, trường SaveDate sẽ phản ánh ngày mới mà bạn đã lưu tài liệu, không phải ngày bạn thực hiện các thay đổi thực sự đối với tài liệu. (Xin lỗi, ngược lại với Microsoft, tôi không coi cập nhật cho các trường là “thay đổi thực sự”.) Điểm mấu chốt là bạn nên đảm bảo rằng bạn chỉ lưu tài liệu của mình nếu bạn thực sự thực hiện thay đổi, không chỉ khi các trường đã được cập nhật.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13746) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.