Emily lo lắng về việc cô ấy liên tục mất định dạng tài liệu.

Mỗi khi cô ấy đánh dấu một phần của văn bản và sau đó thay đổi phông chữ hoặc căn chỉnh lề, Word sẽ thay đổi toàn bộ tài liệu thành phông chữ hoặc lề mới đó.

Trước khi giải thích cách sửa lỗi này, cần phải xem xét một chút về cách xử lý định dạng trong Word. Nói chung, có hai kiểu định dạng trong Word: ngầm định và rõ ràng. Định dạng ngầm định, định dạng được thực hiện theo “mặc định”, được triển khai thông qua việc sử dụng các kiểu. Định dạng rõ ràng được thực hiện thông qua việc sử dụng các lệnh định dạng, chẳng hạn như các lệnh được tìm thấy trên các dải băng và trong các hộp thoại khác nhau.

Tất cả các định dạng mặc định trong Word đều bắt đầu bằng các kiểu. Bạn không thể thoát khỏi chúng; chúng luôn ở đó, ngay cả khi bạn cố gắng phớt lờ chúng. Nếu bạn thay đổi những gì nằm trong định nghĩa của một kiểu, thì bạn đã thay đổi định dạng được áp dụng trên tất cả các đoạn văn hoặc ký tự sử dụng kiểu đó. Nếu bạn tạo kiểu mới, bạn đang tạo “mặc định” mới

định dạng có thể được áp dụng cho các phần tử khác nhau của tài liệu của bạn. Nếu bạn cố gắng bỏ qua các kiểu, thì hầu hết, nếu không phải tất cả, các đoạn văn của bạn sử dụng kiểu Bình thường.

Bất kỳ định dạng rõ ràng nào bạn làm luôn được thực hiện dưới dạng lớp phủ cho định dạng dựa trên kiểu cơ bản. Ví dụ: nếu bạn chọn một vài từ trong một đoạn văn và sau đó nhấp vào công cụ Bold (trên tab Trang đầu của dải băng), văn bản đã chọn được định dạng là in đậm, nhưng bạn chưa loại bỏ kiểu kiểm soát cách văn bản ban đầu. đã định dạng.

Bạn không thể loại bỏ nó; bạn chỉ có thể ghi đè nó.

Word cũng giúp định dạng rõ ràng không chỉ ghi đè định dạng ngầm định mà còn ghi đè lên become định dạng ngầm định. Điều này xảy ra vì Word có thể “hấp thụ” các thay đổi định dạng rõ ràng vào kiểu cơ bản. Khi điều này xảy ra, bất kỳ phần tử tài liệu nào khác đã sử dụng kiểu đó sẽ tự động thay đổi để phản ánh định dạng mới được áp dụng.

Hành vi này (hấp thụ định dạng rõ ràng vào kiểu cơ bản) thực sự làm rối ren cho những người vừa học cách Word xử lý định dạng. Tất cả các định dạng cục bộ đột ngột có thể được phổ biến trên toàn cầu và điều đó dẫn đến những gì có vẻ là hành vi lạ trên một phần của Word.

Làm thế nào để bạn giải quyết vấn đề? Tắt cài đặt trong Word khiến định dạng rõ ràng bị hấp thụ vào các kiểu cơ bản. Bạn làm điều đó bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị tab Trang chủ của ruy-băng, sau đó nhấp vào biểu tượng nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Kiểu. Word hiển thị ngăn tác vụ Kiểu.

  2. Trong ngăn Kiểu, di con trỏ chuột qua kiểu bạn muốn thay đổi. Một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện ở bên phải tên kiểu.

  3. Nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn Sửa đổi. Word sẽ hiển thị hộp thoại Sửa đổi Kiểu. (Xem Hình 1.)

  4. Bỏ chọn hộp kiểm Tự động cập nhật.

  5. Nếu kiểu được lưu trữ trong một mẫu (nó không chỉ được xác định cho tài liệu hiện tại), thì tôi thấy nên chọn nút radio Mới của Tài liệu Dựa trên Mẫu này.

  6. Nhấp vào OK.

Đó là nó; đó là cách bạn ngăn Word áp dụng các thay đổi rõ ràng cho kiểu cơ bản. Tất nhiên, nếu bạn đã vô tình thay đổi kiểu trước đó (vì hộp kiểm Tự động cập nhật đã được chọn), thì bạn sẽ cần quay lại và thay đổi định nghĩa kiểu để văn bản xuất hiện như bạn muốn. Bạn cũng sẽ cần phải thực hiện các bước tương tự trên bất kỳ kiểu nào khác trong mẫu hoặc tài liệu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (7544) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: