Suzanne có một trang tính Excel chứa địa chỉ. Mã ZIP được định dạng thông qua định dạng Excel đặc biệt duy trì các số 0 ở đầu. Tuy nhiên, khi cô ấy sử dụng kết hợp thư trong Word, các số 0 ở đầu sẽ bị loại bỏ.

Có một số cách bạn có thể tiếp cận vấn đề này. Chẳng hạn, bạn có thể vào Excel và tạo một cột mới chứa các phiên bản văn bản của Mã ZIP số. Đây là một công thức Excel hữu ích để sử dụng để thực hiện điều này:

=RIGHT("00000" & A1, 5)

Nếu bạn đặt công thức này trong một cột đã được định dạng dưới dạng văn bản (và Mã ZIP nằm trong ô A1), bạn sẽ có văn bản chứa các số 0 ở đầu. Sau đó, bạn có thể sử dụng cột mới này trong hợp nhất của mình trong Word.

Nếu bạn không muốn chỉnh sửa dữ liệu Excel ban đầu, thì bạn nên thực hiện các thay đổi của mình trong tài liệu phối Word. Hãy xem tài liệu; nó chứa các trường hợp nhất cho biết nơi dữ liệu đã hợp nhất sẽ được đặt. Các trường này cũng cho biết cách xử lý dữ liệu đã hợp nhất. Nếu bạn chọn trường hợp nhất cho Mã ZIP, bạn có thể mở rộng nó bằng cách nhấn Shift + F9. Bạn sẽ thấy mã cơ bản tạo nên trường. Sau đó, bạn có thể sửa đổi mã trường để nó trông giống như sau:

{ MERGEFIELD "Zip" \# 00000-0000 }

Tên trong dấu ngoặc kép (“Zip”) cũng có thể khác; nó đại diện cho tên của cột trong trang tính Excel cần được hợp nhất. Phần quan trọng là thêm công tắc định dạng (\ #)

tiếp theo là mẫu được sử dụng để định dạng dữ liệu đã hợp nhất. Khi bạn thực hiện xong thay đổi đối với trường, bạn có thể nhấn lại Shift + F9 để thu gọn trường, sau đó thực hiện hợp nhất.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (9195) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: