Bạn có thể có rất nhiều thông tin chung cần xuất hiện trong nhiều tài liệu khác nhau. Ví dụ: bạn có thể cần địa chỉ, số điện thoại hoặc thông tin tương tự xuất hiện trong nhiều tài liệu khác nhau.

Vấn đề là địa chỉ, số điện thoại và các thông tin khác có thể thường xuyên thay đổi. Vì vậy, nếu bạn muốn thay đổi thông tin chung này trong một loạt các tệp, bạn phải thực hiện các thay đổi tẻ nhạt hoặc bạn phải sử dụng macro hoặc giải pháp của bên thứ ba.

Một cách để có khả năng tiết kiệm thời gian khi đưa thông tin chung vào tệp là lưu trữ các mục chung trong tệp của riêng chúng và đánh dấu chúng.

Sau đó, trong các tệp tài liệu chính, bạn có thể sử dụng trường INCLUDETEXT để tham chiếu đến mục đã đánh dấu. Trường, khi được cập nhật, sẽ tự động lấy các giá trị hiện tại của các mục được đánh dấu trang và chèn chúng vào tài liệu. Cách tiếp cận này cho phép bạn cập nhật địa chỉ, số điện thoại hoặc những gì bạn có trong một tệp duy nhất và thay đổi được phổ biến qua các tài liệu khác của bạn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (10050) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: