Bất cứ khi nào Kathleen thay đổi ngôn ngữ trong tài liệu, thay đổi đó không áp dụng cho văn bản trong chú thích cuối trang và hộp văn bản. Cô ấy tự hỏi làm thế nào cô ấy có thể thay đổi ngôn ngữ của tài liệu để ngôn ngữ cho toàn bộ tài liệu — bao gồm cả chú thích cuối trang và hộp văn bản — được thay đổi.

Kathleen không chỉ rõ cách cô ấy đang cố gắng thay đổi ngôn ngữ được sử dụng trong tài liệu, nhưng có hai cách chung mà hầu hết mọi người sử dụng. Một cách là làm theo các bước sau:

  1. Nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ tài liệu.

  2. Hiển thị tab Xem lại của ruy-băng.

  3. Nếu bạn đang sử dụng Word 2007, hãy bấm vào công cụ Đặt Ngôn ngữ trong nhóm Soát lỗi. Nếu bạn đang sử dụng Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hãy bấm vào công cụ Ngôn ngữ trong nhóm Ngôn ngữ rồi chọn Đặt Ngôn ngữ Soát lỗi. Dù bằng cách nào, Word sẽ hiển thị hộp thoại Ngôn ngữ. (Xem Hình 1.)

  4. Chọn ngôn ngữ bạn muốn sử dụng trong tài liệu.

  5. Nhấp vào OK.

Phương pháp này hoạt động tốt nếu bạn có một tài liệu đơn giản, nhưng nó không phải là phương pháp tốt nhất. Lý do là vì nó không ảnh hưởng đến nhiều phần của tài liệu, chẳng hạn như đầu trang, chân trang, chú thích cuối trang, nội dung và văn bản linh tinh (như văn bản trong hộp văn bản).

Cách tiếp cận tốt nhất liên quan đến việc thay đổi các định nghĩa kiểu được sử dụng trong tài liệu. Đây là một cách tiếp cận tốt hơn vì Word luôn (cho dù bạn có yêu cầu cụ thể hay không) áp dụng kiểu cho các phần và phần văn bản khác nhau được sử dụng trong tài liệu. Nếu bạn thay đổi định nghĩa của kiểu, thì bất kỳ văn bản nào sử dụng kiểu đó sẽ tự động bị ảnh hưởng.

Dưới đây là các bước chung để làm theo trong việc chỉ định ngôn ngữ cho một kiểu cụ thể:

  1. Hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  2. Nhấp vào biểu tượng nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Kiểu. Word hiển thị ngăn tác vụ Kiểu.

  3. Trong danh sách các kiểu được hiển thị, di con trỏ chuột qua tên của kiểu mà bạn muốn thay đổi. Một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện ở phía bên phải của tên kiểu.

  4. Nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn Sửa đổi. Word sẽ hiển thị hộp thoại Sửa đổi Kiểu. (Xem Hình 2.)

  5. Nhấp vào Định dạng và chọn Ngôn ngữ từ danh sách kéo xuống. Word sẽ hiển thị hộp thoại Ngôn ngữ.

  6. Chọn ngôn ngữ bạn muốn sử dụng cho bất kỳ văn bản nào được định dạng với kiểu đó.

  7. Nhấp vào OK.

  8. Bấm vào OK để đóng hộp thoại Sửa đổi kiểu.

  9. Để thay đổi các kiểu khác, hãy lặp lại các bước từ 3 đến 8.

  10. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Đóng.

Bạn nên thay đổi phong cách nào? Câu trả lời đơn giản là bất kỳ cái nào có thể được sử dụng trong tài liệu của bạn. Trong nhiều tài liệu, bạn có thể thoát khỏi việc chỉ thay đổi kiểu Bình thường ở bước 3. Điều này hoạt động bởi vì hầu hết (nếu không phải tất cả) các kiểu được xác định khác đều dựa trên kiểu Bình thường, do đó tất cả các thay đổi bạn thực hiện đối với các phong cách khác dựa trên nó. Nếu đây không phải là trường hợp trong tài liệu của bạn, thì bạn chỉ cần đảm bảo rằng, ở bước 3, bạn chọn thay đổi kiểu Văn bản chú thích cuối trang (để thay đổi ngôn ngữ cho văn bản của chú thích cuối trang của bạn) và bất kỳ kiểu nào có thể được sử dụng trong các hộp văn bản.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (10048) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.