Trong môi trường công ty sử dụng Word, không có gì lạ khi công ty đã phát triển một bộ tiêu chuẩn xác định “giao diện”

muốn cho truyền thông công ty. Thật không may, nếu người dùng thực hiện các thay đổi đối với các kiểu trong các mẫu (có nhiều cách để thực hiện việc này mà không cần cố gắng có chủ đích) thì các mẫu gốc có thể dễ dàng bị hỏng.

Ví dụ, giả sử Mary sử dụng mẫu công ty để tạo một bức thư, rồi lưu bức thư vào đĩa. Sau đó, Bill tạo một bức thư bằng cách sử dụng cùng một mẫu, nhưng thực hiện một vài thay đổi đối với kiểu trong quá trình tạo và lưu tài liệu của mình. Lần tới khi Mary mở thư của mình, những thay đổi về văn phong của Bill sẽ ảnh hưởng đến giao diện của bức thư của cô ấy.

Giải quyết vấn đề này liên quan đến một cách tiếp cận ba hướng. Trước tiên, bạn cần lưu các mẫu công ty của mình theo cách được bảo vệ; thứ hai, bạn cần thiết lập Word để truy cập chúng đúng cách; và thứ ba, bạn cần thực hiện một số giáo dục người dùng.

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng các mẫu của bạn được lưu trữ trên máy chủ mạng của công ty trong một thư mục đặc biệt mà bạn đã tạo chỉ với mục đích lưu trữ các mẫu. Đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập vào thư mục, nhưng nó phải là quyền truy cập chỉ đọc. Ngoài ra, không có hại gì khi đảm bảo rằng các mẫu được lưu dưới dạng chỉ đọc. Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào với việc thiết lập và lưu trữ các mẫu theo cách này, quản trị viên mạng của bạn sẽ có thể thực hiện khá nhanh chóng.

Thứ hai, hãy làm theo các bước sau trong Word:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Nhấp vào tùy chọn Nâng cao ở bên trái hộp thoại.

  3. Cuộn qua danh sách các tùy chọn cho đến khi bạn nhìn thấy phần Chung.

  4. Nhấp vào nút Vị trí tệp. Word sẽ hiển thị hộp thoại Vị trí tệp. (Xem Hình 1.)

  5. Đảm bảo rằng đặc tả Mẫu nhóm làm việc trỏ đến thư mục máy chủ mạng đặc biệt mà bạn đã thiết lập ở bước trước.

  6. Đảm bảo tùy chọn Mẫu người dùng được đặt thành một thư mục riêng tư trên ổ cứng của người dùng hoặc trong không gian của họ trên máy chủ mạng.

  7. Bấm OK.

Thứ ba, hướng dẫn người dùng rằng nếu họ muốn thực hiện các thay đổi đối với mẫu (để họ có thể sử dụng những thay đổi đó nhiều lần), họ nên sao chép mẫu từ khu vực được bảo vệ trên máy chủ mạng vào khu vực mẫu người dùng của họ và cung cấp cho mẫu mới Tên. (Việc sao chép này phải diễn ra bên ngoài Word, sử dụng các khả năng của chính Windows.)

Bây giờ có thể thực hiện các thay đổi đối với mẫu mà không ảnh hưởng đến bất kỳ ai khác.

Có một khía cạnh thú vị để thiết lập vị trí Mẫu nhóm làm việc nếu bạn đang sử dụng Word 2013 hoặc phiên bản mới hơn — nó có thể ảnh hưởng đến những gì bạn thấy khi bạn chọn, trong Word, để tạo tài liệu mới. Bài viết tại URL dài khủng khiếp này đi vào chi tiết tinh tế về mặt tiếp tuyến này:

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_word-msoffice_custom-mso_2016/word-2016-templates-featured-vs-shared-vs-custom/d23e9c8f-5420-4bcd-84fd-e502e21ab0a5

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (9444) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: