Pamela chỉnh sửa luận án tiến sĩ cho sinh viên tốt nghiệp và phát hiện ra rằng lề trên các bản in Word của cô ấy không chính xác. Mặc dù thiết lập trang phản ánh lề thích hợp, nhưng khi in ra thì lề lớn hơn. Chúng cũng xuất hiện không đều và lớn hơn trong chế độ xem in. Cô ấy đã liên hệ trực tiếp với Microsoft, nhưng họ sẽ không hỗ trợ cô ấy vì phần mềm đã được Dell tải sẵn tại thời điểm mua. Cô đã liên hệ với Dell và mặc dù họ đã cố gắng hỗ trợ cô, nhưng họ đã không thành công trong việc giải quyết vấn đề này.

Có nhiều nguyên nhân có thể gây ra sự cố, như được mô tả.

Thật không may, theo dõi vấn đề có nghĩa là bạn sẽ phải tham gia vào một số “thử và sai” để tìm ra điều gì đang xảy ra.

Trước tiên, bạn cần tìm hiểu xem sự cố có xảy ra trên tất cả các tài liệu hay không. Nếu không, thì bạn biết rằng nó phải là một cài đặt dành riêng cho tài liệu. Ví dụ: kiểm tra tab Lề của hộp thoại Thiết lập Trang để xem liệu có bộ lề máng xối hay không. Nếu có, hãy đặt nó thành 0 và xem sự cố có biến mất không.

Kiểm tra các cài đặt ký quỹ khác. Ví dụ: lề có áp dụng cho toàn bộ tài liệu hay có các phần khác nhau trong tài liệu có các lề khác nhau được chỉ định không? Thử chọn toàn bộ tài liệu bằng Ctrl + A, xem hộp thoại Thiết lập Trang và áp dụng các lề mong muốn cho Toàn bộ Tài liệu.

Tiếp theo, hãy kiểm tra xem bạn có theo dõi các thay đổi trong tài liệu hay không. Nếu các Thay đổi theo dõi được bật, Word có thể được đặt thành “Đánh dấu hiển thị lần cuối”,

điều này có thể gây ra một số lề lộn xộn trong bản in. Nếu bạn nghi ngờ trường hợp này, hãy chọn sang một chế độ in khác (trong hộp thoại In) hoặc giải quyết tất cả các thay đổi còn tồn tại trước khi in.

Một điều khác cần kiểm tra là cài đặt trong vùng In của tùy chọn Nâng cao trong hộp thoại Tùy chọn Word. Ví dụ: nếu Cho phép thay đổi kích thước A4 / Letter được bật, đầu ra có thể xuất hiện khác với những gì bạn thấy trên màn hình. Tương tự, nếu bạn đã cấu hình Word để in văn bản ẩn (nhưng không hiển thị) hoặc in mã trường, điều này có thể ảnh hưởng đến cách in thông tin.

Bạn cũng có thể muốn kiểm tra xem liệu có sự thay thế phông chữ lạ nào đang diễn ra trong bản in của bạn hay không. Nếu Word hoặc máy in của bạn đang thay thế phông chữ cho bạn, thì bạn có thể nhận được một số kết quả trông kỳ lạ, thường theo những cách tinh tế.

Bạn nên lưu ý rằng các cài đặt trên không thực sự ảnh hưởng đến lề, nhưng có thể ảnh hưởng đến những gì được in và làm cho các lề đang thay đổi trong bản in. Nếu bạn chắc chắn rằng chính các lề đang thay đổi chứ không phải chính văn bản đang thay đổi, thì điều này cho thấy rằng sự cố có thể liên quan đến trình điều khiển máy in.

Bạn sẽ muốn tìm ra chính xác loại và kiểu máy in bạn đang sử dụng, cùng với phiên bản Windows của bạn, sau đó truy cập trang Web dành cho nhà sản xuất máy in. Tải xuống và cài đặt trình điều khiển máy in mới nhất và sự cố có thể biến mất.

Bạn cần đảm bảo rằng bạn nhận được trình điều khiển máy in cho kiểu máy in chính xác của mình — bất kỳ thứ gì cho máy in “có liên quan” đều có thể cho kết quả sai. Ngoài ra, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn có — trong Windows — trình điều khiển máy in thích hợp được chọn cho đầu ra của bạn.

Cuối cùng, bạn có thể muốn kiểm tra xem có điều gì đó ngớ ngẩn trong cách máy in của bạn thực sự in hay không. Một cách để kiểm tra điều này là in cùng một tài liệu trên một máy in khác, nếu hệ thống của bạn có nhiều máy in. Một cách thú vị hơn để làm điều đó là tạo một tài liệu trống và thêm hai dòng vào đó. Hai dòng này phải tạo thành một “dấu cộng” ở chính giữa trang. In trang và sau đó gấp đôi tờ giấy theo chiều ngang và chiều dọc. Nếu các nếp gấp không tương ứng với vị trí của dấu cộng, thì đó là một dấu hiệu tốt cho thấy cơ chế xử lý giấy của máy in của bạn không chính xác đến mức kinh khủng và có thể ảnh hưởng đến đầu ra của bạn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (10913) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: