Glenn đang tìm cách “đánh dấu” vào một tài liệu để chỉ ra rằng nó đã được lưu trữ. Hơn nữa, có rất nhiều tài liệu như vậy để đánh dấu, vì vậy một cách để tải chúng, thêm dấu và lưu chúng lại là điều mong muốn.

Có nhiều cách khác nhau để có thể đạt được một nhiệm vụ như vậy. Sự khác biệt được xác định bởi chính xác cách đặt “dấu” trong tài liệu. Rõ ràng, từ “Lưu trữ” (hoặc một số thuật ngữ như vậy) có thể được thêm vào tài liệu, nhưng điều đó sẽ ảnh hưởng đến hình thức thực tế của bản thân tài liệu, điều này thường không được mong muốn.

Có một giải pháp không liên quan đến bất kỳ dấu hiệu hiển thị nào đối với tài liệu — sử dụng thuộc tính tài liệu. Bạn có thể đặt thuộc tính tài liệu tùy chỉnh cho biết liệu tài liệu đã được lưu trữ hay chưa. Sau đó, bạn có thể tìm kiếm thuộc tính để xác định tệp nào đáp ứng tiêu chí của bạn.

Macro sau sẽ tải tất cả các tài liệu trong một thư mục (và có thể là bất kỳ thư mục con nào) và tạo hoặc đặt thuộc tính tài liệu tùy chỉnh cho biết rằng tài liệu đã được lưu trữ. Trong trường hợp này, thuộc tính tùy chỉnh được đặt tên là Lưu trữ và nó được đặt thành True (Có)

tình trạng.

Public Sub SetArchive()

Dim bExists As Boolean

With Application.FileSearch         .LookIn = "C:\"             ' where to search         .SearchSubFolders = True    ' search the subfolders         .FileName = "*.doc"         ' file pattern to match

' if more than one match, execute the following code         If .Execute() > 0 Then             For i = 1 To .FoundFiles.Count                 ' Open the file                 Documents.Open FileName:=.FoundFiles(i)



' Begin document changes

' See if the doc variable exists                 bExists = False                 For Each varItem In ActiveDocument.CustomDocumentProperties                     If varItem.Name = "Archive" Then                         bExists = True                         Exit For                     End If                 Next varItem

' End document changes

' Force document to be saved                 ActiveDocument.Saved = False                 ' Save and close the current document                 ActiveDocument.Close wdSaveChanges             Next i         Else             ' Could not find any DOC files             MsgBox "No files found."

End If     End With End Sub

Để sử dụng macro, chỉ cần thay đổi đặc tả thư mục trong dòng thứ năm của macro (bắt đầu bằng .LookIn). Sau khi chạy, thuộc tính Lưu trữ được tạo và đặt trong mỗi tài liệu. Bạn có thể xem kết quả bằng cách tải một trong các tệp và hiển thị các thuộc tính cho tệp. Cách bạn hiển thị thông tin phụ thuộc vào phiên bản Word bạn đang sử dụng:

  • Nếu bạn đang sử dụng Word 2007, hãy nhấp vào nút Office, sau đó chọn Chuẩn bị | Tính chất. Word hiển thị Bảng Thông tin Tài liệu ở đầu tài liệu. Sử dụng danh sách thả xuống Thuộc tính tài liệu (góc trên cùng bên trái của Bảng thông tin tài liệu) để chọn Thuộc tính nâng cao. Word hiển thị hộp thoại Thuộc tính.

  • Nếu bạn đang sử dụng Word 2010, hãy bấm vào tab Tệp của dải băng rồi bấm Thông tin | Thuộc tính | Thuộc tính nâng cao. Word hiển thị hộp thoại Thuộc tính.

Bất kể bạn đang sử dụng phiên bản Word nào, hãy nhấp vào tab Tùy chỉnh.

Lưu ý rằng thuộc tính Lưu trữ sẽ hiển thị trong hộp thoại.

Có một điều thú vị về macro này. Lưu ý rằng bạn phải “buộc” tài liệu được lưu bằng cách đặt thuộc tính Đã lưu cho tài liệu thành Sai. Nếu bạn không làm điều này, thì thuộc tính tùy chỉnh của bạn sẽ không được lưu. Tại sao? Rõ ràng Word không nhận ra sự thay đổi đối với thuộc tính tùy chỉnh — bao gồm cả việc thêm một thuộc tính — như một lý do để lưu tài liệu. Do đó, trừ khi bạn buộc thuộc tính Đã lưu thành Sai, Word sẽ không nhận ra rằng bất kỳ thay đổi nào đã xảy ra trong tài liệu.

Nếu bạn không muốn sử dụng cách tiếp cận thuộc tính tùy chỉnh để đánh dấu tệp lưu trữ của mình, bạn có thể thực hiện một số thay đổi đối với macro này để đạt được kết quả mong muốn. Tất cả những gì bạn cần làm là thay thế mã giữa nhận xét “Bắt đầu thay đổi tài liệu” và “Kết thúc thay đổi tài liệu” bằng những gì bạn muốn thực hiện với tài liệu. Ví dụ: nếu bạn muốn một hình mờ được đặt trong tài liệu, thì chỉ cần thay thế mã ghi chú bằng mã tạo và đặt hình mờ.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.