Theo thời gian, rất có thể thu thập một số lượng lớn tài liệu. Tại một số thời điểm, bạn có thể muốn thực hiện cùng một thay đổi đối với từng tài liệu trong bộ sưu tập. Ví dụ: bạn có thể cần thay đổi tên công ty trong mỗi tài liệu. Rõ ràng, bạn có thể mở từng tài liệu, thực hiện thay đổi và sau đó lưu tài liệu, nhưng quá trình đó có thể nhanh chóng trở nên mệt mỏi nếu bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn tài liệu cần xử lý.

Để làm gì? Nhất quán với quan điểm đã được đưa ra trong các số báo khác của _WordTips, _ bất cứ khi nào bạn có việc gì đó khó thực hiện và mệt mỏi, bạn thường có thể sử dụng macro để xử lý công việc cho mình. Ví dụ: bạn có thể viết một macro sẽ duyệt qua tất cả các tài liệu trong một thư mục, tải lần lượt từng tài liệu, tìm kiếm và thay đổi văn bản cần thiết và lưu lại tài liệu. Quá trình này không khác quá trình bạn làm theo cách thủ công, ngoại trừ việc nó được thực hiện dưới sự kiểm soát của macro. Điều này làm cho nó dễ dàng và nhanh hơn nhiều.

Sau đây là một ví dụ về macro Word có thể thực hiện thủ thuật:

Public Sub MassReplace()

Dim Directory As String     Dim FType As String     Dim FName As String

Directory = "d:\temp"

FType = "*.docx"



ChDir Directory     FName = Dir(FType)

' for each file you find, run this loop     Do While FName <> ""

' open the file         Documents.Open FileName:=FName

' search and replace the company name         selection.Find.ClearFormatting         selection.Find.Replacement.ClearFormatting         With selection.Find             .Text = "OldCompanyName"

.MatchCase = True             .Replacement.Text = "NewCompanyName"

End With         selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' replace street address         With selection.Find             .Text = "OldStreetAddress"

.Replacement.Text = "NewStreetAddress"

End With         selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' replace the City, State, and Zip code         With selection.Find             .Text = "OldCityStateAndZip"

.Replacement.Text = "NewCityStateAndZip"

End With         selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' save and close the current document         ActiveDocument.Close wdSaveChanges

' look for next matching file         FName = Dir     Loop End Sub

Macro này khá mạnh mẽ và nó cho phép bạn không chỉ thay đổi tên công ty mà còn cả địa chỉ công ty của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là thực hiện các thay đổi để chỉ định thư mục và ổ đĩa sẽ sử dụng trong tìm kiếm của mình, cũng như thông tin công ty cũ và mới là gì.

Nếu xử lý macro vượt quá những gì bạn muốn giải quyết, thì cũng có một số sản phẩm thương mại khác nhau có sẵn sẽ hoạt động với tài liệu Word. Nhiều người đăng ký đã đề xuất các chương trình sau:

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8477) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: